Системы кэдо: сравнение популярных платформ

Новости. Страница 5

Новости

• «Петрович» перешел на онлайн-оформление кадровых документов с помощью HRlink
• Топ-менеджмент SAP СНГ во главе с гендиректором Андреем Филатовым решил не выкупать российский бизнес у немцев
• «Трубная металлургическая компания» провела киберучения
• NDBC помогла «Русагро» повысить эффективность благодаря внедрению WFM-решения
• «Скандинавия» оцифровала кадровый документооборот с помощью HRlink
• В Directum RX теперь есть встроенный ИИ
• 500 сотрудников БСК «Гранд» решают кадровые вопросы через мобильное приложение
• Сервис кадрового ЭДО «СберКорус» включен в реестр российского программного обеспечения
• HRlink запустила модуль для удаленного подписания локальных нормативных актов
• В России создали сервис, который предупредит риски информационной безопасности

Как перейти на кадровый электронный документооборот

Создайте внутренние локальные нормативные акты (Приказ о внедрении КЭДО, Положение о КЭДО). Опишите порядок работы с системой. Нужно зафиксировать, как именно будет происходить переход, а также порядок ведения электронного кадрового документооборота. Вот позиции, которые стоит предусмотреть:

• ответственное лицо;
• система для ведения КЭДО;
• использование электронной подписи (ЭП);
• дата начала работы в системе;
• порядок доступа к системе;
• сроки уведомления сотрудников и форма уведомления;
• сроки для ответа и ознакомления с документами;
• перечень документов, в отношении которых применяется электронная форма;
• категории сотрудников, в отношении которых вводится КЭДО;
• порядок проведения инструктажа;
• порядок взаимодействия с профсоюзом;
• сроки хранения документов;
• сроки передачи в архив.

Придерживайтесь следующего алгоритма:

1. Назначьте приказом лицо, ответственное за ведение КЭДО. Особых требований к форме приказа нет, но рекомендуется обязательно указать ФИО работника, должность, подразделение, прописать обязанности, например, разработку локальных актов о переходе, ознакомление персонала с новыми правилами, уведомление работников и сбор их согласий (заявлений) на переход и т.п.

2. Выберите систему для ведения КЭДО. Кадровый электронный документооборот можно вести двумя способами.

• Посредством платформы «Работа в России» (это бесплатный вариант, будет доступен для использования с 1 сентября 2022 года). Зарегистрироваться можно через портал Госуслуг.
• Разработать собственную систему. В этом случае придётся потратиться на её создание или покупку.

3. Решите вопрос с электронными подписями. Без ЭП невозможна сама система кадрового документооборота. Подписи должны быть и у работодателя, и у работников.

Работодатель может подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной (УКЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП) электронной подписью. Некоторые виды документов в КЭДО работодатель может подписать только УКЭП, а работник — любой усиленной электронной подписью, отдельные документы простой электронной подписью (ПЭП) — таблица 2.

Таблица 2. Электронные подписи в КЭДО

4. Ознакомьте всех сотрудников с положением о КЭДО. Направьте им уведомление о переходе на систему кадрового электронного документооборота. От сотрудников необходимо получить согласие или отказ. Если сотрудники в данный момент не хотят присоединиться к КЭДО, они могут присоединиться к нему позже. А те, кто согласился, уже не смогут вернуться к бумажному документообороту.

Если сотрудник не сказал ни «да», ни «нет», его документы следует оставить в бумажной форме.

Согласие необходимо от работников, у которых уже есть рабочий стаж. Если по состоянию на 31 декабря 2021 года у сотрудника не было трудового стажа, его согласия не требуется, на КЭДО он переводится автоматически.

5. Проинструктируйте сотрудников, согласившихся на КЭДО, по работе с системой и оформите для них цифровые подписи.

Статьи

• История SAP СНГ
• Основные тенденции и прогнозы развития мирового рынка HRM
• Российский рынок HRM-систем
• Ирина Самохвалова: Solar addVisor – система, которая помогает принимать управленческие решения на основе данных
• Галина Богатова, ГРИНАТОМ: Мы рассматриваем цифровизацию HR-процессов как инвестиции в сотрудников
• HCM vs HRM. Вопросы выбора
• Единая система для работы с персоналом: от поиска и найма до управления мотивацией и вовлеченностью. Обзор Manage.one
• Jump.Finance: как быстро перейти на электронный кадровый документооборот
• TAdviser SummIT 2022: Пленарное заседание
• Какие задачи должны решать современные HRM-системы

2021: Внедрение системы HRlink

Компания FIBA Retail внедрила решение HRlink, сервис электронного кадрового документооборота. В результате проекта в региональных магазинах сети удалось сократить время подписания документов более чем на 90%, а также значительно снизить трудозатраты торгового персонала и кадровой службы. Об этом 15 апреля 2021 года сообщила компания HRlink.

FIBA – международная группа компаний, работающая на апрель 2021 года в 12 странах мира. На территории России компания FIBA Retail по франшизе оперирует магазинами fashion-ритейлеров – Marks & Spencer, Gap и Banana Republic.

Проект начался в апреле 2020 года, когда большая часть сотрудников холдинга перешла на удаленный режим работы. Компания перевела в электронный формат сразу несколько ключевых кадровых процессов: наём, увольнение, перевод, оформление отпусков и дисциплинарных взысканий. В первую очередь автоматизировали представительства в регионах – всего 19 магазинов в 12 городах.

Значимым результатом проекта стало ускорение подписания кадровых документов по всей сети. Большая часть персонала компании – работники магазинов, которые не пользуются корпоративной почтой, поэтому обмен документами происходил через локальных директоров или администраторов. Раньше документ формировали в 1С и отправляли электронной почтой в магазин, где его распечатывали, подписывали у сотрудника и пересылали с курьером обратно в головной офис – весь процесс мог занимать до 2,5 недель. После внедрения оформление нового работника происходит день в день. Нужные документы создаются в 1С, загружаются в HRlink, затем сотрудник и его руководитель по СМС получают ссылку, пройдя по которой, в личном кабинете сервиса мгновенно подписывают документы при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).

В компании также отмечают сокращение трудозатрат сотрудников. Теперь работникам торговых залов не требуется приезжать в офис, директора магазинов высвободили время, которое тратили на оформление персонала, а менеджеры отдела кадров подписывают любое количество документов за пару минут. Кроме того, FIBA Retail планирует уменьшить затраты на курьерские отправления в регионы.

Решение масштабируют на все магазины сети и расширят функциональность – через HRlink работники будут оформлять справки о доходе и расчетные листы. Также компания интегрирует сервис с корпоративным порталом для взаимодействия с каждым сотрудником напрямую, что затруднительно из-за географической удаленности торговых точек.

Для крупных холдингов с распределенной структурой особенно важно наладить прямую коммуникацию со всеми сотрудниками. HRlink в связке с корпоративными сервисами станет не только надежной платформой для управления документами, но и позволит сформировать у работников целостное представление о компании, повысить их лояльность и, в итоге, укрепить позиции HR-бренда, — комментирует Дмитрий Махлин, директор по развитию бизнеса HRlink.