Организация удаленной работы: организационные, программные, юридические аспекты

Что делать компаниям с десятками тысяч сотрудников

Крупным предприятиям лучше пойти другим путем. Если у них установлено приложение унифицированных коммуникаций OpenScape UC Application, они могут его сконфигурировать под приоритетную дистанционную работу. Такой формат подразумевает подключение до 40 тыс. пользователей, а в случае расширения потребуется дополнительная закупка лицензий. Владельцы контакт-центров на базе OpenScape Contact Center могут использовать опцию «Предпочтительного устройства» для операторов, которая упрощает доступ к обработке звонка или текстового обращения в любое время и в любом месте, где возможно подключиться к сети предприятия.

В пакете Unify есть целый спектр глобальных интегрированных коммуникационных решений для совместной работы

Менеджер по работе с блогерами

Что он делает? Организует рекламные интеграции с блогерами. Ищет подходящих инфлюенсеров, добывает их контакты, договаривается о размещении рекламы с блогером или его менеджером. Систематизирует информацию о найденных блогерах и предыдущих интеграциях. Мониторит рынок, чтобы находить быстро растущих инфлюенсеров.

Ещё менеджер по работе с блогерами может передавать ТЗ, решать спорные вопросы, вести отчётность об интеграциях и анализировать эффективность рекламы. Но это чаще делают опытные специалисты, а не новички.

Требования в одной из вакансийСкриншот: HeadHunter

Сколько платят? По данным сервиса Zarplan, медианная зарплата менеджеров по работе с блогерами — 51 тысяча рублей. Средняя зарплата — около 82 тысяч рублей. Это данные по зарплатам специалистов трёх уровней: junior, middle и senior.

Как устроена работа? Чёткого графика нет — можно работать когда удобно. Главное — быстро отвечать на сообщения блогеров и менеджеров и вовремя выполнять задачи по поиску инфлюенсеров.

Какие перспективы? «Вырасти» до инфлюенс-маркетолога. Он делает ТЗ на рекламу, выбирает площадки для размещения, решает, какому блогеру доверить интеграцию. Подбирает KPI, анализирует эффективность рекламы и распоряжается бюджетом на неё. Получить навыки для работы инфлюенс-маркетологом можно на курсе «Influencer marketing manager» от Skillbox.

Что нужно для старта? Желательна большая насмотренность: она поможет определить, подойдёт ли блогер целевой аудитории и не возникнет ли с ним проблем. Получить её можно, если активно потреблять контент на YouTube, в TikTok, во «ВКонтакте» и на других площадках.

Где искать работу? На агрегаторах вакансий и сайтах агентств, которые работают с инфлюенс-маркетингом. Ещё можно найти вакансии на биржах блогеров — платформах, на которых размещают информацию об инфлюенсерах.

«Работа в инфлюенс-маркетинге — это тонкая дипломатия и постоянный поиск компромиссов, поскольку нужно уметь учесть интересы и блогера, и клиента. Но ещё это постоянное развитие, драйв, новые эмоции и уникальный опыт.

Будьте готовы, что во время реализации проекта вам придётся примерить на себя абсолютно разные роли:

копирайтера, который пишет текст за блогера, учитывая его авторский слог;
креатора, которому нужно придумать необычный заход для публикации;
продюсера, в задачи которого входит полная организация процесса;
немного — психолога, когда нужно поднять настроение блогеру для получения лучшего результата.

И многие-многие другие.

Если хотите развиваться в этой сфере, обязательно занимайтесь трендвотчингом — следите за новостями социальных сетей и яркими кампаниями брендов. Регулярно подписывайтесь на новых блогеров, чтобы расширять свой „инфлюенсерский кругозор“, уделяйте время чтению новостей и светской хроники, чтобы понимать, с кем из селебрити стоит работать, а кто уже ввязался в скандал и не подойдёт вам.

Не бойтесь трудностей, верьте в себя и осваивайте новые профессии с удовольствием».

Елизавета Тришина,co-head FMCG-департамента агентства PRT, соавтор курса «Influencer marketing manager» в Skillbox

Не звонить без предупреждения

Времена меняются. До повсеместного внедрения телефонов достаточно было вежливо постучать, прежде чем зайти в кабинет коллеги. Потом социальной нормой стало звонить и предупреждать о своём намерении нанести визит. С появлением мессенджеров норма снова изменилась: хорошим тоном сегодня считается предварять звонок сообщением с описанием предмета беседы и просьбой указать удобное для общения по телефону время.

Звонок без предупреждения оправдан только в экстренных случаях. Поэтому, чтобы не добавлять стресса в рабочие будни, стоит сначала написать в мессенджер, а потом позвонить в согласованное время. Если время звонка было согласовано за несколько дней, то в день Х за час нужно напомнить о нём сообщением и уточнить, не изменились ли планы. Об изменении планов, переносе или отмене разговора тоже следует предупреждать заранее.

Если абонент не может ответить на звонок, правила вежливости требуют прислать сообщение с просьбой перезвонить позднее или обещанием сделать это самому. Инициатор разговора будет знать, что его не проигнорировали, а значит, набирать номер повторно не нужно.

Такие меры позволяют структурировать рабочее время и избежать выгорания, ведь шквал незапланированных, даже очень коротких, звонков может смешать все планы на день.

Правило: сначала написать сообщение в мессенджер с просьбой обозначить удобное для звонка время, потом звонить.

Преимущества решения OpenScape Web Collaboration

Скорость

Администраторы потратят менее часа на установку OpenScape Web Collaboration, и всего несколько секунд — на загрузку единственного exe-файла. Устанавливать или настраивать ПО на локальном компьютере не нужно.

Простота

OpenScape Web Collaboration отличается простым и интуитивно понятным пользовательским интерфейсом. Помимо оперативного переключения между разными средствами коммуникации, сотрудники компании смогут одним действием запланировать голосовую и веб-конференцию, а также запустить сеанс совместной работы из клиентов OpenScape Web Collaboration или OpenScape UC Application, либо из клиента для рабочих групп Microsoft, или IBM.

Доступность

OpenScape Web Collaboration предоставляет возможности организации веб-конференций по доступной цене и поддерживает как локальную установку, так и установку на удаленном сервере. Стоимость развертывания решения на клиентских компьютерах небольшая; для установки требуется минимальное количество ИТ-ресурсов и совсем не требуются специальные знания в сфере ИТ. Решение также поддерживает технологию виртуализации VMware, что позволяет установить его вместе с другими приложениями OpenScape на одном сервере, сократив тем самым затраты на оборудование, установку и управление.

Открытая архитектура

OpenScape Web Collaboration поддерживает такие отраслевые стандарты, как SIP и H.264. Решение можно интегрировать практически с любым приложением благодаря открытому интерфейсу XML-RPC. Кроме того, OpenScape Web Collaboration содержит подключаемые модули для быстрой организации конференций, предназначенные для клиентов рабочих групп Microsoft, Google и IBM, что позволяет планировать и запускать сеансы веб-конференций из любого клиента по выбору пользователя. Это упрощает работу и предоставляет дополнительные преимущества, особенно для сотрудников, которые часто используют различные клиенты в своей работе.

Безопасность

Решение использует кодирование AES 256-бит, а мобильные клиенты и веб-браузеры защищаются SSL-кодированием. В OpenScape Web Collaboration есть опция назначения пароля для сессии, что оградит ее от присутствия нежелательных сотрудников и обеспечит высокий уровень приватности. Кроме того, пользователи могут выдавать права на запуск приложений или ввод текста. OpenScape Web Collaboration также поддерживает двухфакторную аутентификацию при помощи SMS.

3 программы, помогающие в организации удаленки

Самыми необходимыми сервисами для работы на дому давно являются CRM-системы. Они просто незаменимы тогда, когда речь идет об упорядочении бизнес-процессов. Кроме того, данные инструменты оперативно распределяют проекты между персоналом, контролируют процесс их выполнения, ставят командные и личные цели, анализируют эффективность выполняемой работы, собирают заявки от клиентов из разных каналов, помогают совершать звонки и работают в качестве корпоративной связи.

Предлагаем вашему вниманию обзор на 3 лучшие, функциональные и удобные в применении CRM-системы, для каждой из которых предусмотрен тестовый период (или же существует бесплатная версия с ограничением функционала). При этом в них полностью отсутствуют какие-либо недостатки.

ЛидерТаск

Удобная и многофункциональная система для фриланса, индивидуальной и совместной работы в команде, позволяющая даже в удаленном режиме упорядочить дела, проекты и встречи.

Функционал:

создание списков, чек-листов, проектов на каждый день с задачами, подзадачами и поручениями;
канбан-доски, цветные метки, сортировка по цветам;
ежедневник, расписание, календарь;
шкала продуктивности, график выполнения дел;
наглядная статистика, анализ;
возможность прикрепления вложений со сторонних ресурсов (изображений, документов, ссылок, архивов и т.д.);
уведомления и напоминания;
интеграция с электронной почтой, виджеты для браузеров.

Плюсы:

гибкие настройки;
индивидуальный и совместный доступ, режим бога;
оффлайн-режим, синхронизация.

Битрикс 24

Единая платформа для организации работы всей компании, позволяющая быстро выходить на связь с любым удаленным сотрудником, общаться с коллегами, согласовывать документы и счета.

Функционал:

Плюсы:

управление проектами в разных режимах (диаграммы Ганта, правила Скрам, канбан-доски и т.д.);
возможность настройки прав доступа;
шаблоны задач и роботы.

Простой бизнес

Комфортная CRM-система для управления компанией, помогающая организовать удаленную работу сотрудников с хронометражем рабочего времени и бесплатной внутренней телефонией.

Функционал:

клиентская база;
управление проектами и задачами, шаблоны документов;
бухгалтерский и складской учет;
календарь дел;
управление сайтом;
сквозная аналитика с комплексом показателей компании;
напоминания, уведомления;
интеграция с почтой, СМС-сообщениями, телефонией;
внутренний чат, видеоконференции.

Плюсы:

разграничение доступа к информации;
многостраничное сканирование, электронная цифровая подпись;
оценка трафика сайта компании, рекламы.

Как обеспечить безопасность данных при удаленной работе?

С точки зрения закона – подпишите с работниками договора об ответственности за сохранение конфиденциальной информации. ТК РФ позволяет сделать это. Посмотрите статью, как принять сотрудника на дистанционную работу.

Для обеспечения технической стороны идеальны специальные ноутбуки с контролем отпечатков пальцев и VPN-сеть. Но задайте себе вопрос – вы действительно храните тайны мирового масштаба?

В большинстве случаев решить проблему помогает грамотная настройка прав доступа. Сотрудники должны получать только ту информацию, которая им необходима для выполнения своих функций. Поэтому внимательно следите за тем, кто и к какой информации имеет доступ.

Как правильно общаться онлайн во время рабочего процесса

Для организации общения лучше всего использовать программу или приложение, в которых сочетаются и чат, и видеозвонки, и групповая связь. Это позволит работнику не отвлекаться то на почту, то на телефон, то на мессенджеры во время рабочего процесса.

Также желательно соблюдать следующие принципы и особенности общения:

указывать тему каждого письма для структуризации работы (название проекта, сайта, имя клиента и т.д.);
сразу же фиксировать все договоренности, достигнутые в переписке или разговоре, в виртуальном планинге;
не отвлекать коллег от работы посторонними беседами, вопросами не по проектам, при необходимости обращаться к ответственному лицу в личной переписке;
собирать все пароли и логины участников беседы в единый файл, хранить в надежном месте, иметь 2-3 копии.

Допускается создание общего чата для всего коллектива, неформального онлайн-чата и индивидуальной переписки. Иногда необходимо также создание групповых чатов, которые бы объединяли коллег, работающих по одному проекту.

2016

Открытие представительства во Вьетнаме

26 сентября 2016 года компания VideoMost сообщила об открытии представительства во Вьетнаме.

Вьетнамскому офису предстоит заниматься продвижением продуктов компании в странах Юго-Восточной Азии, организовать поддержку клиентов и координировать деятельность партнеров в регионе. В фокусе внимания представительства: Вьетнам, Индонезия, Малайзия, Таиланд, Филиппины и Мьянма.

Ожидается, что деятельность представительства будет способствовать росту продаж ВКС-продукта VideoMost, как в корпоративном, так и в государственном секторе Вьетнама и соседних стран. На 24 сентября 2016 года, согласно заявлению пресс-службы компании, VideoMost уже подписала пять партнёрских договоров с ведущими вьетнамскими системными интеграторами, в Ханое размещены собственные серверы для облачного сервиса VideoMost.

Региональный офис во Вьетнаме уже начал работать. Заключены договоры с сотрудниками в Хошимине и Ханое, в команду во Вьетнаме вошли специалисты в сфере продаж и маркетинга. Видеоконференции VideoMost используют Департамент Информации и Коммуникаций Хошимина, Министерство обороны Вьетнама, ряд частных компаний.

Офис компании во Вьетнаме, (2016)

Максимальное качество голоса и видео в нестабильных мобильных сетях ЮВА, рекордная масштабируемость нашего ВКС сервера, совместимость с уже ранее закупленным оборудованием ВКС и связи по протоколам SIP и H.323, набор инструментов для совместной работы способствуют успешному продвижению VideoMost на рынках развивающихся стран ЮВА и внедрению в государственных учреждениях и на предприятиях.
Андрей Свириденко, председатель правления SPIRIT

Медицинская клиника НАКФФ

Многопрофильное медицинское учреждение НАКФФ открылось в 2007 году. Здесь пациентам предлагается широкий спектр онкологических и неврологических услуг. В составе учреждения находится клиника и лаборатория.

Качество оказываемых услуг находится на высочайшем уровне, оно контролируется руководством компании. Все силы докторов клиники направлены на то, чтобы обслуживание пациентов соответствовало международным стандартам. Для достижения лучших результатов, сотрудники НАКФФ регулярно повышают свою квалификацию в лучших учреждениях страны.

Диагностика в НАКФФ

Клиника оснащена передовым оборудованием для лечения и диагностики сложнейших заболеваний. Например, МРТ-аппарат с мощностью 1.5 Тесла позволяет проводить диагностику людям с избыточным весом.

В медицинском учреждении предлагается диагностика:

лабораторные анализы;
рентгенография;
велоэргометрия;
УЗИ;
КТ и МРТ;
эндо-, гастроскопия;
функциональная диагностика;
спирография и пр.

В реабилитационном центрепациентам доступны самые современные методы восстановления, среди которых магнитотерапия, иглоукалывание, электротерапия, массаж, лечебная физкультура и многое другое.

Лечение в НАКФФ

Индивидуальный подход и междисциплинарное сотрудничество – главные принципы, которых придерживаются специалисты клиники.

Каждый пациент, приходящий в НАКФФ, особенный. Его заболевание, общая клиническая картина, физическое и психическое здоровье исключительны. Только в рамках индивидуального подхода врачи достигают хорошего результата.
Многие заболевания требуют наблюдения сразу у нескольких специалистов, поэтому в клинике НАКФФ практикуют междисциплинарное сотрудничество. Совместными усилиями врачи быстрее решают сложные задачи, назначают грамотное и своевременное лечение.

Консультации ведут высококвалифицированные специалисты, имеющие в своем арсенале долгие годы практик в ведущих учреждениях страны. Помощь предоставляется по направлениям:

терапия;
педиатрия;
хирургия;
травматология и ортопедия;
офтальмология;
дерматология;
акушерство и гинекология;
гастроэнтерология;
урология;
кардиология и пр.

Как и дальше проводить совещания и вебинары

Удаленный режим работы не должен повлечь приостановку бизнес-процессов в части принятия решений, а также обучение сотрудников. Тем организациям, которые остро заинтересованы в проведении виртуальных совещаний и вебинаров, стоит бесплатно протестировать решение OpenScape Web Collaboration. С его помощью можно собирать в одно время и в одном месте до тысячи пользователей. Помимо уже обозначенных типов коммуникаций, его можно использовать для демонстрации продуктов, совещаний по проекту и по организации сбыта, а также для коммуникаций и удаленной поддержки заказчиков.

Среди ключевых функций OpenScape Web Collaboration — быстрый доступ к совместному использованию рабочего стола и приложений, общий доступ к файлам, совместный просмотр и использование интерактивной виртуальной доски, передача URL-адресов, обмен мгновенными сообщениями и групповой видео-чат. Это решение также позволяет одним щелчком мыши переключаться между разными средствами коммуникации (чатом, веб-конференцией и видео-чатом). Для организации тестирования достаточно заполнения регистрационной формы на сайте.

Новый подход к офису: альтернативные пространства

Экономическую выгоду от дистанционной работы подсчитывают уже давно: по данным J’son & Partners Consulting, компания со штатом в 10 человек может сэкономить 3% лишь на аренде офиса, если отправит половину сотрудников на «удаленку». Для самого работника выгода тоже очевидна: время и деньги тратить на дорогу не надо (в среднем — 20 тысяч рублей в месяц), график становится более гибким. В 84% компаний, опрошенных IDG Enterprise, повысилась производительность труда при дистанционной работе. В условиях пандемии 70% российского бизнеса готовы оставить новый режим и рассматривать альтернативные пространства.

Источник фото: Logitech

Первый вариант — виртуальный офис (VDI): сотрудник может решать задачи из любого места, в то время как его рабочее место находится на выделенном сервере компании, который также обеспечивает хорошую вычислительную мощность. Это позволяет не зависеть от определенного компьютера и его технических характеристик, не тратиться на дополнительное оборудование для сотрудника. Отличное решение, потому что у 7% россиян удаленка вызывала стресс из-за маломощного компьютера.

Второй вариант — незакрепленные рабочие места в офисах (Desk Sharing): это предварительное бронирование места под сотрудника, почасовая или посуточная оплата. Отличное решение для маленьких стартапов, которые не нуждаются в больших площадях.

Однако обязательно наличие администраторов пространств, потому что управление такими незакрепленными местами требует постоянного внимания, и наличие выделенных зон для переговоров, — считает Алена Гейдт, HR директор АНО «Платформа НТИ» и АНО «Университет 20.35».

Также она указывает на необходимость хорошей шумоизоляции, эргономики и безопасности.

Еще один вариант — распределенные офисы вдали от дома: несколько разных локаций в спальных районах вместо одного пространства где-то в центре. Здесь удается добиться экономии на аренде и одновременно решить вопрос с социализацией сотрудников, оставить штат относительно постоянным.

Алена Гейдт подчеркивает:

Альтернативные пространства могут хорошо работать, только если и работодатель относится к сотруднику симметрично — не ожидает, что тот работает на него фулл-тайм, и готов к портфелю проектов со стороны сотрудника, когда сотрудник ведет не только проекты у конкретного работодателя, но и другие. Это — экосистемная логика, к которой в реальности часто не готовы либо сотрудники, либо работодатели. Но будущее рынка труда — именно в таком подходе.

Не выключать видео во время рабочих онлайн-встреч

Совещания и планерки по видеосвязи тоже получили некий регламент. И первое правило онлайн-встреч — включенная камера и выключенный микрофон.

Включенная видеотрансляция показывает участникам онлайн-собрания, что их коллега готов к коммуникации, не отвлекается на другие дела и полностью погружен в обсуждение конкретного вопроса. Это проявление уважения к коллегам.

Не стоит и говорить, что онлайн-планёрка не должна совмещаться с приёмом пищи или бытовыми делами, хотя надо признать, что в первое время на самоизоляции многие ухитрялись во время онлайн-встреч обедать или, например, гладить бельё.

Если участник онлайн-планёрки прямо сейчас не собирается что-либо говорить, то микрофон следует отключить и включать его только мере необходимости. Иначе в общем эфире появляются дополнительные шумы, которые мешают коммуникации. В идеале удалённые сотрудники должны быть обеспечены специальной гарнитурой: дело в том, что обычные бытовые наушники пропускают шум, а микрофон у них часто довольно слабый.

Правило: на онлайн-собрания следует выходить с включенной камерой, если нет предварительных договорённостей не включать видеосвязь. Когда говорит один спикер, остальные выключают микрофон. Прервать спикера можно, подняв руку.

2022: Включение в топ-3 софтверных вендоров по числу реализованных проектов в России по версии TAdviser

По данным аналитики TAdviser на январь 2022 года VideoMost входит в топ-3 софтверных вендоров по числу реализованных проектов в России. База данных проектов TAdviser включает в себя все ИТ- продукты по всем отраслям. VideoMost занимает 3 место среди почти 7 000 разработчиков, опережая SAP и других известных вендоров программных продуктов для заказчиков в РФ.

Одновременно, по результатам аналитики TAdviser, продукт VideoMost опережает всех конкурентов и лидирует на рынке ВКС по числу платных проектов внедрений в РФ как в 2021, так и за всю историю ведения базы с 2014 года.

VideoMost 9.0 является первой полноценной и безопасной отечественной альтернативой Microsoft Teams для российских клиентов. Релиз VideoMost 9.0 сочетает удобство привычных мессенджеров и ВКС бизнес-уровня. Функционал доступен как из собственного приложения, так и из браузера с поддержкой WebRTC.

Интерфейс ВКС-системы VideoMost

Сервер VideoMost устанавливается в инфраструктуре организации и может работать автономно в закрытой сети организации без выхода в интернет. Вся информация находится под контролем заказчика — собственный ВКС сервер обрабатывает и хранит все данные внутри компании, а не в облаке, а централизованное администрирование обеспечивает защиту от несанкционированного доступа.

Совет 4. Учитесь сосредотачиваться в любом окружении

Для некоторых людей работа из дома, кафе или коворкинга может оказаться сложным делом из-за неспособности сосредоточиться. Впрочем, статистика показывает, что людей, испытывающих подобные сложности, немного. По итогам исследования, проведенного недавно компании Buffer, всего 16% удаленных сотрудников не могут полностью сосредоточиться, работая из дома.

Даже такой нюанс, как освещение, влияет на способность удаленного работника сосредоточиться

Фокусировка внимания — такой же навык, как и любой другой, но здесь важен индивидуальный подход, указывает TalentLMS. По итогам опроса, проведенного компанией, 21% удаленных сотрудников проще сосредоточиться в полной тишине, еще 21% — под спокойную монотонную музыку. А 25% удаленных сотрудников указали, что сфоркусироваться в домашних условиях им помогает негромкий фоновый шум, например звук работающего радио или телевизора. Он создает подобие шумовой завесы — выравнивает окружающий акустический фон и делает менее разборчивыми отвлекающие разговоры домашних.

Если вам трудно сосредоточиться дома, ищите факторы, которые помогут фокусировать внимание, советует TalentLMS удаленным работникам. Акустический фон, организация рабочего места и даже освещение — все это влияет на способность удаленного сотрудника сосредотачиваться на повседневных задачах