Оптимизация бизнес-процессов ? цели, методы ❗

Задание к теме 8 – Процессный офис

План оптимизации бизнес-процессов организации.

Процесс	Экономический эффект	Решение	Ответственный	Дата оптимизации 2021 год
Продажи	Увеличить производительность на 10 %	Автоматизировать рутинные процессы и передача информации следующему участку.	IT директор	40 неделя
Создать шаблоны и варианты сценариев продажи товара для операторов.	Директор по продажам	14 неделя
Создать шаблоны КП и презентаций товара.	Директор по маркетингу	14 неделя
Создать шаблоны работа с возражениями и ответы на электронные письма.	Директор по продажам	18 неделя
Провести обучение топ-менеджеров.	Директор по персоналу	5 неделя
Мероприятия по мотивации команды	Директор по персоналу	10 неделя
Пересмотреть алгоритм согласования договоров. Исключить из цепочки руководителей верхнего уровня.	Генеральный директор	15 неделя
Пересмотреть алгоритм согласования счетов. Прописать шаг предоставления скидки без согласования с руководителями верхнего уровня.	Директор по аналитике	10 неделя
Снизить издержки за счет устранения повторов, ошибок.	IT- Директор	40 неделя
Подобрать сотрудников на удаленную работу с других регионов.Для обслуживания клиентов в других часовых поясах.	Директор по персоналу	30 неделя
Применить в компании лучшие практики	Директор по аналитике	47 неделя

Закупки	Уменьшить стоимость процесса на 10 %	Сократить количество участников в согласовании КП от поставщика	Коммерческий директор	10 неделя
Сократить процесс согласования договора/ контракта на закупку	Финансовый директор	20 неделя
Создать сценарий оплата счета на закупку без согласования.	Финансовый директор	10 неделя
Провести оптимизацию и логику построения бизнес-процесса закупок	Генеральный директор	20 неделя
Автоматизировать процесс планирования запасов	IT Директор	40 неделя
Внести электронный документооборот. Подписание документов на закупку с помощью ЭЦП.	IT Директор	20 неделя

Сформировать перечень проблем Вашей организации в привязке к карте бизнес-процессов.

Проблемы компании	Ответственные
Продажи
Процесс подготовки КП слишком долгий Потеря информации какое КП было оправлено клиенту, что приводит к ошибкам при формировании заказа клиенту Долгое согласование договор на поставку, что приводит к не актуальности заказа Нет контроля оплаты счетов, что приводит к задержке поставке клиенту	Директор по маркетингу Финансовый директор
Закупки
Отсутствие прогнозов продаж приводит к отсутствию планирования закупок. Нет времени на мониторинг рынка и выбор более выгодного поставщика. Часто меняется спрос на закупку, что приводит к неликвидам сырья Долгое согласования условий договора с директорами Отсутствие полномочий самостоятельного принятия решений на закупку не дорогих материалов.	Коммерческий директор Директор по маркетингу Финансовый Директор Генеральный директор

Задание к теме 3 – Карта бизнес-процессов

Таблица 2 – Процессы верхнего уровня компании «Крист».

Процессы	Ответственные
Управленческие
-Стратегическое управление — Управление финансами — Бизнес-планирование — Бюджетирование — Управление рисками — Контролинг — Управление маркетингом — Управление персоналом — Управление продажами	Генеральный директор Финансовый директор Финансовый директор Финансовый директор Директор по аналитике Коммерческий директор Директор по маркетингу Директор по персоналу Коммерческий директор
Процессы развития
— Создание новых продуктов — Управление проектами — Региональное развитие — техническое обеспечение — Аттестация сотрудников	Отдел разработок R&D Директор по развитию Директор по развитию Служба КИП Директор по персоналу
Основные
— Закупка сырья и материалов — Производство продукции — Продажа продукции — Обработка заказов — Сбыт продукции — Логистика -Склад и хранение ТМЦ	Руководитель отдела снабжения Директор по производству Департамент реализации Департамент реализации Департамент реализации Руководитель отдела логистики Начальник склада
Обеспечивающие
— Управление человеческими ресурсами — Обеспечения и связь — Юридическое обеспечение — Безопасность — Бухгалтерский учет	Директор по персоналу Директор ИТ Юрист Служба безопасности Главный бухгалтер

Для успешного бизнеса необходимо создавать новые продукты и увеличивать долю рынка. Быстро реагировать на изменение рынка, спроса и потребности клиента.

На сегодняшний день компании вынуждены сокращать свои внутренние издержки. От совершенства процесса закупок зависит сама возможность существование компании, и именно поэтому процессы закупок заслуживают пристального внимания с точки зрения их оптимизации. Стоимость используемых материалов напрямую влияет на прибыль в компании, так как входит в себестоимость продукции. Снижение себестоимости продукции является основным направлением увеличения прибыли и повышения уровня рентабельности.

Производство — это трудоемкий процесс и требует больших финансовых вложений. Оптимизация процесса производства продукции приводит к уменьшению расходов компании и повышению удовлетворенности клиента. Поэтому необходимо оптимизировать и исключить лишние операции. Выстроить эффективные потоки производства для создания продукта быстро и без потери качества.

Задание к теме 4 – Описание бизнес-процессов

Текстовая форма- краткое описание процесса подбора персонала.

1.Создание заявки:

Руководитель подразделения компании, у которого возникла потребность в новом сотруднике, формирует заявку на подбор персонала. Отправляет заявку менеджеру по подбору персонала. Срок исполнения 1 рабочий день.

2.Регистрация заявки:

Менеджер по персоналу регистрирует заявку и вносит в ИС.

Передает заявку Директору по персоналу для согласования.

Срок исполнения 1 рабочий день.

3.Рассмотрение заявки:

Директор по персоналу производит оценку реальной потребности в новом

сотруднике.

Выбирает из базы данных компании внутренних кандидатов. Составляет

профиль должности со статусом – соответствует/ не соответствует и

отправляет менеджеру по персоналу. В случае, если заявка на отклонена

необходимо проинформировать руководителя, разместившего заявку.

Срок исполнения 1 рабочий день.

4. Создание текста вакансии:

Менеджер по персоналу оформляет анонс вакансии. Срок исполнения 2 рабочих часа.

5. Определение способа поиска:

Менеджер по персоналу определяет способ поиска кандидата. Утверждает план поиска вакансии. Срок исполнения 2 рабочих часа.

6.Размещение вакансии:

Менеджер по персоналу размещает вакансию на сайте компании или иных агентств по подбору персонала. Срок исполнения 1 рабочий час.

7. Рассмотрение вакансии:

Менеджер по персоналу рассматривает вакансии и производит отбор согласно предъявленным требованиям. И приглашает на собеседование.

Срок исполнения 30 минут / 1 резюме.

8. Собеседование:

Функциональный руководитель проводит собеседование. При положительном решении-определяет испытательный срок и пишет служебную записку в отдел кадров. При отрицательном решении-отправляет служебную записку менеджеру по персоналу для приглашения новых кандидатур.

Срок исполнения 1 рабочий день.

9. Оформление сотрудника:

Отдел кадров готовит приказ о приеме на работу и оформляет сотрудника согласно штатному расписанию. Срок исполнения 1 рабочий день.

2) Табличная форма:

№	функции	исполнители	входы	выходы	Действие/ срок исполнения
11	Создание заявки	Руководитель подразделения компании	Заявка на подбор персонала	Заявка на подбор персонала	Формирует заявку на подбор сотрудника 1 рабочий день
22	Регистрация заявки	Менеджер по персоналу	Заявка на подбор персонала	Заявка статус- принята в работу	Регистрирует заявку в ИС 1 рабочий день.
33	Рассмотрение заявки и определение реальной потребности	Директор по персоналу	Заявка статус-принята в работу	Профиль должности	Оценка реальной потребности. При отказе отправить информацию руководителю подразделения. 1 рабочий день
44	Выбор внутренней кандидатуры	Директор по персоналу	Профиль должности	Анкета внутреннего кандидата или профиль должности на поиск нового	Выбор внутренней кандидатуры из базы данных компании. 1 рабочий день.
55	Создания текста вакансии	Менеджер по персоналу	Анкета внутреннего кандидата или профиль должности на поиск нового	Анонс вакансии	Оформить требования к кандидату. В случае если внутренний кандидат соо-т пригласить на собеседование. 1 рабочий час.
76	Определение способов поиска кандидата	Менеджер по персоналу	Анонс вакансии	План поиска вакансии	Внешний источники. 1 рабочий день
67	Размещение вакансии	Менеджер по подбору персонала	План поиска вакансии	Резюме вакансии	На сайте компании, в агентства по подбору персонала 1 рабочий день.
78	Рассмотрение полученных резюме	Менеджер по подбору персонала	Резюме вакансии	Приглашение на собеседование	На рассмотрение 1 резюме – 30 минут
89	Определение испытательного срока	Функциональный руководитель	Резюме кандидата	Служебная записка о приеме работу или запрос на поиск нового	Собеседование. Определение наставника.1 р. д
10	Приказ о приеме на работу.	Отдел кадров	Документы кандидата	Трудовой договор	Оформление согласно штатному расписанию. 1 рабочий день.

Графическое описание бизнес-процесса «набор-персонала»

База данных ИС

Задание к теме 2 – Определение бизнес-процесса

БП– Планирование заказов на производство.

Обеспечение складского запаса ГП.

Определение потребности продукции на основе факта продаж предыдущего периода и имеющегося складского запаса ГП.

Распределение выполнения заявок по приоритету (клиент/ срочность заказа/ индивидуальное исполнение).

Исходя из наличия сырья и материалов разместить план производства в ИС. При отсутствии сырья, отправить запрос в снабжение.

Проконтролировать выполнение заказов.

Мероприятия по совершенствованию процесса:

1. Улучшить точность прогнозов

2. Определить сроки предоставления прогноза продаж

3. Совершенствовать систему управленческого учета

4. Исключить брак готовой продукции

Внедрение подходов к совершенствованию

Процесс планирования

Анализ процесса (показатели)

1.а) Получение потребности от отдела продаж о планируемых акциях у клиента.

Планирование

Точность прогнозов показателей

б) Внедрить новый инструментарий по прогнозированию.

SWOT-анализ

Полнота и степень определения угроз

в) Провести обучение персонала отделов планирования.

Планирование

Точность показателей

2.а) Утвердить регламент взаимодействия и предоставления информации о внедрении новых продуктов в отдел планирования и закупок.

Подготовка корпоративной стратегии

Своевременность подготовки стратегии

б) автоматизировать систему документооборота

Подготовка стратегий функциональных вертикалей

Своевременность подготовки стратегий Функциональных вертикалей

в) перевести процесс согласования производства «срочных» заказов в онлайн режим.

планирование

Исполнение заказов

3. Автоматизировать систему формирования управленческой отчетности. Внедрение ERP.

Полнота исполнения стратегических целей

4. а) Автоматизировать точки контроля на производстве.

Управление производством

Соотношение количества производимой продукции заданного качества, за определённый интервал времени.

б) Усовершенствование процедур на рабочих местах

Инжиниринг методов

Скорость выполнения заказа

в) Ввести систему мотивации сотрудников

Стоимость издержек производства продукции

Объем качественно выпущенной продукции

Что такое бизнес-процесс и зачем его моделировать

Бизнес-процессы — это стандартизированные и взаимосвязанные действия, которые выполняются на предприятии с целью получить значимый для компании результат. Их можно разделить на четыре типа:

Основные — процессы, которые непосредственно позволяют компании зарабатывать: производство продукта, организация продаж.
Вспомогательные — управление персоналом, логистические операции, ведение бухгалтерии.
Управленческие — тактическое, стратегическое, оперативное управление.
Процессы совершенствования — ориентированные на улучшение деятельности и результатов компании.

Любой процесс можно оптимизировать. Чтобы определить потенциал и пути оптимизации деятельности, необходимо провести анализ и оценку каждого процесса. А для этого он должен быть понятным и прозрачным — именно в этом основная задача моделирования.

Каким должно быть моделирование процессов

Важно, чтобы все анализируемые процессы были описаны по единому стандарту, с использованием эталонных и референтных моделей, чек-листов и статистических методов менеджмента качества. В описании фиксируется методологически верный, целевой ход процесса, который разбивается на отдельные шаги

Определяются его ключевые параметры и цели, входы и выходы

В описании фиксируется методологически верный, целевой ход процесса, который разбивается на отдельные шаги. Определяются его ключевые параметры и цели, входы и выходы.

Распространенные ошибки при описании процессов:

Отсутствие единого корпоративного стандарта описания, утвержденных правил и регламентов, применение разных программных средств.
Описание отдельных процессов некоторых подразделений, которое не создает цельной картины процессов и их взаимосвязей.
Описание “для галочки”, без последующего применения сотрудниками и руководством.
Отсутствие инструментов автоматизации создания регламентирующих документов.
Ведение работы по описанию процессов без координирования в масштабах организации.

Формализация бизнес-процессов дает руководству четкое понимание того, как работает компания на всех этапах деятельности, и возможность целенаправленно улучшать процессы и результаты. О том, как именно реализуется эта цель современными методами, расскажем далее.

Задание к теме 7 – Оптимизация бизнес-процессов

Предложение по оптимизации процессов посещения Останкинской телебашни.

Жди

Плати

Жди лифт

Наслаждайся

Уходи

Что сделать, чтобы люди не скапливались?

Предложения:

Терминалы оплаты на выходе

Продумать анимацию на улице сразу после выхода

Фотосессия на улице

Потоки вход и выход должны быть разделены

Что можно изменить, чтобы не ждать?

Какие удобные варианты платежей?

Что дополнительно продать?

Чем занять людей?

Что сделать, чтобы люди не скапливались?

Предложения:

1. Покупка электронного билета

2. Установить терминалы для печати электронных билетов

3. Электронная регистрация личности

4. Возможность использования QR- кода

5. Возможность подтвердить личность через госуслуги на сайте Останкино

6. Возможность использования электронных браслетов или магнитных карт

Предложения:

1.Подарочная карта

2. Платеж через SMS

3.PayPal на входе через терминалы

4.Возможность оплаты на сайте Останкино

4.Электронный перевод платежа

Предложения:

1.Сувенирная лавка

2.Установить банкоматы с кофе

3.Электронные табло с трансляцией истории и значимых событий башни Останкино

4.Установить афишу с медийными личностями для возможности сфотографироваться

Предложения:

1.Экскурсия краткий гид

2.Фотографии в рамочке с изображением башни Останкино, фото магниты. Или иные услуги видеооператора.

Предложения:

1.Терминалы оплаты на выходе

2.Продумать анимацию на улице сразу после выхода

3.Фотосессия на улице

4.Потоки вход и выход должны быть разделены

5. Ограничение по времени пребывания с возможностью продления.

Решите проблему: что предложить клиенту, приехавшему на Останкинскую башню, если ничего не видно из-за плохой погоды?

Предложения:

Создать изображение с помощью цифровых проекторов. Производить демонстрацию записанного ранее вида с башни. Можно с помощью компьютерных технологий добавлять эффекты 3 D и 5 D технологий.
Когда плохая погода и нет видимости, можно организовать и предложить гостям экскурсию по телебашне. Например, пройти посмотреть павильоны, где снимают программу «Вечерний Ургант» и т.д.
Скидку на посещение ресторана.

Причины и цели проведения оптимизации деятельности предприятия

Потребность в оптимизации деятельности может возникнуть на любом этапе развития компании и по разным причинам. Одни из таких факторов означают, что ситуация в компании близка к критической и требует экстренных мер, другие являются частью стратегии.

К первой категории относятся признаки явных проблем:

дефицит средств, просрочки по кредитам, низкая финансовая устойчивость;
низкая окупаемость инвестиций;
большие потери в производственном процессе;
частые конфликты, напряженная внутрикорпоративная обстановка;
медленное принятие решений, отставание сроков реализации операций от плановых;
снижение качества продукции/услуг.

Ко второй — принятие руководством решения:

улучшить экономические показатели;
повысить качество обслуживания;
повысить конкурентоспособность;
оптимизировать отдельные бизнес-процессы;
расширить бизнес;
повысить прибыльность.

Во всех этих случаях необходимо инициировать проект по совершенствованию бизнес-процессов. Его реализация позволит:

четко регламентировать процессы и оптимизировать координацию действий подразделений;
улучшить коммуникацию, что положительно скажется на развитии корпоративной культуры;
повысить управляемость за счет упрощения бизнес-процессов, роста их эффективности, внесения KPI в систему планирования и отчетности;
сократить издержки и увеличить рентабельность за счет устранения дублирования функций, сокращения сроков операций, оптимизации использования ресурсов;
снизить влияние человеческого фактора;
повысить удовлетворенность клиентов благодаря настройке процессов под их запросы;
внедрить эффективные ИТ-решения;
построить специализированные системы менеджмента по стандартам ИСО 9001, AS 9000, TL 9000, ISO 14001 и 17799 и др.;
минимизировать операционные риски.

Задание к теме 1 – Управление бизнес-процессами

Написать перечень проблем/вызовов функциональный структуры управления.

№	Наименование вызова/проблемы	Можно ли решить с помощью процессного подхода
1.	Увеличение времени принятия решения из-за необходимости согласовывать с Генеральным директором.	Да
2	Проблема меж функциональной координации. Отсутствие формальных взаимоотношений между отделами.	Да
3	Заинтересованность в результатах деятельности только «своих» подразделений.	Да
4	Нет четко закрепленной ответственности	Да
5	Долгое согласование нового ассортимента, что приводит к не актуальности запроса	Да
6	Долгая реакция на внешние изменения	Да
7	Отсутствие у исполнителя властных полномочий по взаимодействию с другими подразделениями.	Да
8	Не достаточная конверсия «воронки» продаж	Да
9	Не достаточное планирование	Да
10	Необходимо согласовывать повторяющиеся действия	Да

Задание к теме 9 – Система внутреннего контроля

Таблица 6 – Анализ операционных рисков для выбранного бизнес-процесса

Процесс/Продажи — функции	Операционные риски	Оценка убытка, баллы от 1 до 3	Частота риска, баллы от 1 до 3	Контрольная процедура для 5 выбранных рисков	Свидетельство контроля (для 5 выбранных рисков)
Обработка заказов	Ошибки при вводе в ИС – НСИ	3	1	Повторный ввод	Подписанная спецификация от клиента
Внесение заказа в ИС	Не размещения заказа/ потеря заказа	3	1	Обработка заказов через CRM систему	Заявка на отгрузку
Выставление счета на оплату	Не верно указана стоимость товара	3	2	Формирование заказа в ИС на основании прайс листа контрагента	Подписанная спецификация от клиента
Выставление счета на оплату	Не верно выбранная номенклатура	3	2	Формирование заказа в ИС на основании прайс листа к уникальности контрагента	Подписанная спецификация от клиента
Выставление счета на оплату	Большая дебиторская задолженность	3	3	Настройка лимита суммы задолженности в ИС	Формирования стоп-листа на отгрузку
Выставление счета на оплату	Скачек роста курса валюты	3	2	Создание диапазона шаг % роста — % повышения цены	Счет на оплату
Заявка на отгрузку	Отгрузка товара без подписанного договора	1	1	В ИС статус «Договор подписан»	Контроль и сверка по договорам
Подготовка к отгрузке	Отказ от заказа	3	1	Внесение предоплаты	Платежная ведомость
Подготовка к отгрузке	Отсутствие товара на складе	2	1	Подтверждение наличия данного заказа от склада	Заказ наряд
Отгрузка товара	Отгрузка товара без оплаты	3	1	Первичные документы только после поступления платежа.	Сверочная ведомость

Проектирование торгового центра (пассажа)
Системный подход к менеджменту (ООО «Спортмастер»)
Архитектура — искусство проектировать и строить здания, сооружения и их комплексы
Договоры в коммерческой деятельности (Понятие и значение системы гражданско-правого договора)
Цветопередача и сущность картины И.И.Машкова «Синие сливы»»
Реализация собственного стартапа в области инновационного предпринимательства (ПРОЕКТ РЕАЛИЗАЦИИ СТАРТАПА)
Малые предприятия: преимущества, недостатки, перспективы развития
Проектирование блокированного каменного дома на четыре семьи
Порядок и значение государственной регистрации субъектов корпоративного права
Финансовые ресурсы предприятия
Рестайлинг айдентики театра или музея
Основы выставочно-ярмарочной деятельности

Задание к теме 6 – Расчёт стоимости бизнес-процессов

Таблица 5 – Функционально-стоимостной анализ процесса подбора, отбора и найма

сотрудника.

№	Функция	К-количество исполнений функции	Стоимость ресурса	Стоимость функции
1	Просмотр резюме	50	149,62	7481
2	Собеседование с HR директором	16	450,76	7212,16
3	Собеседование с генеральным директором	8	996,21	7969,68
4	Собеседование с функциональным руководителем	4	715,91	2863,64
5	Job-offer	2	112,22	224,44
6	Заключение договора	1	505,68	505,68
7	Итого стоимость БП			26256,6




№	Функция	оклад в месяц + расх. матер (руб)	t исполнения функции (мин)	Стоимость операции
1	Просмотр резюме	79000	20	149,62
2	Собеседование с HR директором	119000	40	450,76
3	Собеседование с генеральным директором	263000	40	996,21
4	Собеседование с функциональным руководителем	189000	40	715,91
5	Job-offer	79000	15	112,22
6	Заключение договора	89000	60	505,68
7	итого стоимость операций			2930,40

Необходимо сократить итоговую стоимость данного процесса путем:

Исключить из цепочки — собеседования с генеральным директором. Полномочия о принятии решения и выборе кандидата возложить на функционального руководителя.
Сократить время оформления договора о приеме на работу с 60 минут до 30 минут.
Сократить количество резюме для просмотра на 60 %. С помощью автоматической

настройки параметров отбора или с помощью фильтра по критериям отбора.

№	Функция	К-количество исполнений функции	Стоимость ресурса	Стоимость функции
1	Просмотр резюме	20	149,62	2992,4
2	Собеседование с HR директором	16	450,76	7212,16
3	Собеседование с функциональным руководителем	4	715,91	2863,64
4	Job-offer	2	112,22	224,44
5	Заключение договора	1	252,84	252,84
6	Итого стоимость БП			13545,48

Итого мы получаем оптимизацию процесса на 50 %.

Задание к теме 5 – Анализ бизнес-процессов

Таблица 4 – Анализ бизнес-процесса «Продажи»

Название процесса:

Продажи

____________________________

Сквозная цепочка с контрольными точками:

Показатели по процессу:

(измеряют время, объем, стоимость):

1) количество звонков в день

2)количество информационных писем по отношению к количеству заключенных договоров

3) количество выполненных презентаций и КП сработанных успешно

4)количество подписанных договоров

5) длительность согласования договора

6) количество отказов

7) число заказов с ошибками

количество оплаченных счетов

9) средней чек, количество дорогих сделок

10) доля постоянных клиентов (повторные заказы)

Перечень аналитических разрезов:

1)отрасль

2) вид компании

3) регион

4) вид собственности

5) способ управления

6) размер компании

7) продуктовый портфель

производитель

9) качество товара

10) страна производитель

Факторы успеха комплексной оптимизации деятельности

На достижение поставленных целей оптимизации влияет множество факторов:

приоритет процессного подхода на уровне управляющих органов организации;
выстраивание системы процессного управления до старта проекта;
назначение индивидуальной ответственности за бизнес-процессы;
назначение менеджеров бизнес-процессов для осуществления непрерывного управления ими;
регулярное информирование персонала о разработанных бизнес-процессах;
контроль внедрения в практику мер, предложенных при проектировании оптимизации;
разработка KPI бизнес-процессов и их интеграция в систему управления и подготовки отчетов.

И еще один фактор, который нельзя не принять во внимание, — кто будет непосредственно вести работу по оптимизации?

Сегодня наметился тренд передачи управления эффективностью компании от топ-менеджмента сторонним экспертам. И такой подход оправдывает себя. Независимый эксперт привнесет новый взгляд на существующие процессы, будет непредвзят при их анализе и контроле, сможет предложить принципиально новые подходы к оптимизации, управлению, кадровой и финансовой политике.