Инструкция: как перейти на кэдо

Этапы внедрения электронного документооборота

На начальном этапе ЭДО потребует от руководителя компании небольших издержек в виде затрат на техническое сопровождение и услуги сторонней организации, однако в дальнейшем система принесет гораздо больше прибыли и сэкономит время персонала для выполнения более важных задач, требующих их непосредственного участия.

Если вы внедряете программу на небольшом предприятии, вам нужно выполнить несколько задач:

• Получить сертификат электронной подписи на уполномоченное лицо предприятия.
• Выбрать и заключить договор с аккредитованным ФНС оператором.
• Отправить приглашения контрагентом, которые уже используют цифровое делопроизводство.
• Подключить к вашему ЭДО контрагентов.

Для крупных компаний рекомендуется внедрение программ и обращение за помощью к сторонним организациям с большим опытом.

1. Выбор электронной подписи.

Электронная документация бывает формализованной и неформализованной. Вторая не регулируется государственными органами и принимается только с участием человека. К неформализованным документом относятся письма, договора, счета и т.д.

Для формализованных документов утвержден единый регламент передачи, который используют все сотрудники при документообороте. Чтобы закрепить их юридическую силу, используют квалифицированную ЭП. Для обмена с контрагентами использую защищенную подпись.

Если подпись простая и подтверждает факт подписания документа, можно пользоваться неквалифицированной электронной подписью.

1. Выбор оператора.

В качестве оператора выступает организация, которая обладает программным обеспечением для реализации обмена документами. Защищенные каналы позволяют передавать информацию безопасно и не бояться, что ее перехватят злоумышленники. Оператор может своевременно вносить изменения в механизмы обмена документацией и форматы документов.

Основные функции оператора:

• уведомление ФНС о том, что юридическое лицо присоединилось к обмену документами;
• проверка электронной подписи на действительность в момент подписания;
• реализация функционального обмена приглашениями между контрагентами.

Без оператора невозможно обмениваться формализованными документами, так как регламент передачи, установленный законодательством, в таком случае соблюдаться не будет.

1. Выбор УЦ.

Удостоверяющий центр занимается созданием и выдачей сертификатов ключей проверки ЭП, а также иными функциями

При выборе УЦ обращайте внимание на наличие аккредитации и правовой статус учреждения

1. Подписание соглашений.

Купить ЭП можно в Удостоверяющим центре. Для этого придется подписать договор и оплатить услугу.

Когда компания регистрируется в системе выбранного оператора, она присоединяется к регламенту работы сервиса. Такой формат работы позволяет не заключать договора с каждым партнером и облегчает процесс внедрения ЭДО.

Помощь во внедрении электронного документооборота в компании «Северсталь ЦЕС»

Наши специалисты проконсультируют вас по поводу электронного документооборота и подскажет, как сделать это быстро, избежав проблем и лишних расходов. Вы можете обратиться к нам любым удобным для вас способом: по телефону, оставив заявку на сайте или написав на электронную почту.

СЭД «Е1 Евфрат»

Россия. Москва

Компания Cognitive Technologies («Когнитивные технологии») — разработчик новейшего программного обеспечения. Свое начало компания ведет с 1968 года. За все это время Cognitive Technologies не раз показала себя как надежный и ответственный партнер.

В сферу нашей детальности входит автоматизация различных бизнес-процессов, разработка комплексных информационных системы для предприятий, решений для создания беспилотного оборудования, средств распознавания текста и речи, программ для автоматизации документооборота, технологий искусственного зрения и т. д. Об особенностях нашей работы можно узнать в разделе «Услуги» на официальном сайте Cognitive Technologies.

3 этап. Определение критериев выбора средств программирования.

Во многом построение системы управления организацией зависит от специфики её работы. Выбор средства проектирования системы или внедрение уже готовых продуктов автоматизации зависят от многих факторов, например организационно-правовой формы предприятия, вида ее деятельности и налогообложения, видов товаров и услуг, схемы ведения учёта, видов расчётов с покупателями и др.

Для данной фирмы эти параметры будут различны, и, вследствие этого, различными будут и подходы к решению проблемы разработки или выбора ПО.

Количество СЭД отличается разнообразием, но учитывая специфику фирмы, следует сделать вывод, что при наличии конкретного программного продукта с походящими параметрами для фирмы будет требоваться его значительная доработка. Также актуальным станет вопрос цены продукта, возникнет необходимость обучения персонала и поиска специалистов для обслуживания. Следовательно, одним из наиболее верных вариантов решения проблемы является проектирование собственной системы, ориентированной на конкретное предприятие

Именно поэтому так важно знать специфику компании, для которой создается система или производится выбор среди множества готовых продуктов

Сравнение платформ электронного кадрового документооборота

Информационных сервисов для кадрового электродокументооборота очень много. Разработчики интегрируют программы электронного кадрового документооборота в локальные системы работодателей и предлагают различные функции с учетом индивидуальных потребностей заказчика.

Проведем сравнение КЭДО — 1С: Кабинет сотрудника от 1С, Сбер Корус от Сбербанка и Диадок от Контура.

1С

Система 1С — удобное пространство для всех участников ЭКДО. Удаленное взаимодействие проводится в сервисе 1С: Кабинет Сотрудника. Работнику доступна работа с трудовыми документами и актуальная информация о:

• зарплате за отчетный период;
• доступных днях отпуска;
• доходах в формате справок и пр.

Сотрудник сможет работать с КЭДО через мобильное приложение или браузер. Работодатель подключается к сервису со стационарного компьютера. Программа интегрируется в рабочую информационную систему организации.

Для внутреннего документа работнику понадобится УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Ее оформляют бесплатно в 1С: Кабинет Сотрудника. Работодатель подписывает документацию УНЭП, которую тоже сможет оформить через сервисы 1С — 1С:Подпись, 1С — ЭТП. Все процессы автоматизированы: и работники, и работодатели гораздо быстрее формируют, обрабатывают и фиксируют трудовые документы.

Сбер Корус

Еще одна платформа КЭДО — Сбер Корус. Она интегрируется с любой учетной системой, в том числе 1С ЗУП и Битрикс. Трудовые документы цифровизуют и подписывают онлайн. Подписи (УНЭП) сотрудникам формируют бесплатно — через сервисы Сбербанка.

Вся работа ведется через личные кабинеты. Из бонусов — авторизация работников проводится через СберID, а это очень удобно, если зарплатный проект компании открыт в Сбербанке. Кроме того, Сбер предлагает тренинги для работников при внедрении ЭКДО и консультации для работодателей на всех этапах перехода.

Контур Диадок

Контур предлагает собственный модуль КЭДО — Диадок. Оператором ЭДО выступает СКБ Контур, который одновременно является аккредитованным удостоверяющим центром. Там же оформляют и подписи для сотрудников.

Модуль работает и в веб-версии, и в локальной учетной программе. А к маршрутам согласования документов работодатель сможет подключить неограниченное количество согласующих лиц.

Доступны создание и поддержка шаблонов основной трудовой документации. А о новых документах и статусах подписания сообщают по СМС и электронной почте.

«1С:Кабинет сотрудника»: облачный сервис или локальное развертывание?

«1С:Кабинет сотрудника» доступен в двух вариантах:

• как облачный сервис по подписке с годовой или ежемесячной оплатой
• для развертывания локально, также в подписочной модели, но с ежегодной оплатой

1С:Кабинет сотрудника в облаке «1С»	Розничная цена, без НДС
1С:Кабинет сотрудника 10 на 12 месяцев	3 360
1С:Кабинет сотрудника 25 на 12 месяцев	8 400
1С:Кабинет сотрудника 50 на 12 месяцев	16 800
1С:Кабинет сотрудника 100 на 12 месяцев	33 600

Приобретать «1С:КС» для локального развертывания можно, если этого требует корпоративная политика безопасности. Или необходима кастомизация, добавление собственных документов и дополнительных возможностей.

1С:Кабинет сотрудника для локальной установки	Розничная цена, без НДС
1С:Кабинет сотрудника для локального использования 1000 на 12 месяцев	276 000
1С:Кабинет сотрудника для локального использования 2000 на 12 месяцев	528 000
1С:Кабинет сотрудника для локального использования 5000 на 12 месяцев	1 260 000
1С:Кабинет сотрудника для локального использования 10000 на 12 месяцев	2 520 000

Для подписчиков ИТС «1С» предоставляет возможность подключиться к сервису бесплатно на 45 дней без ограничения по количеству подключений. Сделать это можно прямо из конфигурации, в которой ведется расчет зарплаты.

СЭД «ДЕЛО»

Россия. Москва

Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году. В 1996 году получила сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 году — свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

Анализ текущего документооборота на предприятии

Внедрение ЭДО требует предварительной подготовки. Для начала придется провести анализ существующего документооборота в компании, воспользовавшись услугами аналитика и ИТ-специалиста.

Анализ позволяет:

• Найти слабые места в текущем делопроизводстве (утеря документов, дублирование бумаг, длительное время согласования, высокие затраты на расходные материалы и т.д.).
• Найти самый критичный участок бизнес-взаимодействия, который требует наиболее быстрого внедрения ЭДО. В некоторых случаях допустимо локальный переход на цифровой документооборот.

На основе проведенного анализа формируется новая схема обмена документацией, которая должна обеспечивать:

• быстрый и удобный поиск документов;
• оперативный контроль всех этапов работы;
• редактирование и согласование документации;
• иные требования, которые обусловленными особенностями компании.

Как начать переход на КЭДО

Для решения задачи по переходу на КЭДО у «1С» есть сервис «1С:Кабинет сотрудника». Это один из новых продуктов, который разрабатывался с помощью «1С: Элемента», и который позволяет решать все задачи, связанные с переходом на кадровый  ЭДО. В том числе создавать подписи сотрудников и обмениваться электронными документами. Оговоримся сразу, что данный продукт соответствует всем требованиям российского законодательства, развернут на мощностях дата-центра на территории России, имеет все необходимые сертификаты ФСТЭК. Далее речь пойдет именно о функциональных возможностях «Кабинета» для автоматизации КЭДО.

Расчетные листки	Справки	Отпуска	Отсутствия
Возможность получать и фиксировать факт получения расчетного листка	Возможность заказывать справки выдаваемые работодателем, в электронном и бумажном виде	Полный цикл документооборота: от согласования до подписания приказа и заявление, просмотр остатков	Уведомление об отсутствии всех заинтересованных сотрудников

Очевидно, что среди доступных функциональных возможностей сервиса есть те, которые будут востребованы нечасто. Например, запрос справок или информирование об изменении фамилии или смене паспорта. А есть такие, которые необходимо использовать периодически и достаточно часто. Например, рассылать ежемесячно расчетные листки или согласовывать документы на отпуск.

Если в компании не у каждого сотрудника есть автоматизированное рабочее место за компьютером, задача по рассылке расчетных листков может вызывать определенные затруднения. Сервис «1С:КС» достаточно быстро и успешно справляется с этим с минимальными вложениями.  

Цена одного кабинета в сервисе составляет максимум 28 рублей в месяц

Если принять во внимание цену печати, трудозатраты на поддержку печатающих устройств и соотнести это с тем, что «1С:КС» рассылает расчетные листки на смартфоны пользователей автоматически, то преимущества такого подхода становятся очевидными

Интерфейс мобильного приложения «1С:Кабинет сотрудника»

Веб-интерфейс сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

Таким образом электронные расчетные листки в качестве первого этапа внедрения КЭДО могут создать все необходимые условия для перехода: пользователи привыкают к интерфейсу сервиса, они понимают, что это удобно и не требует от них никаких дополнительных усилий.

Далее можно перейти на электронные документы в части оформления отпусков. После этого подписание различных приказов в сервисе КЭДО будет восприниматься как тривиальная операция. А запрос справок и уведомления об отсутствиях сотрудники осваивают, как правило, самостоятельно, без дополнительного стимулирования.

В целом, переход на электронные кадровые документы является экономически выгодным решением для предприятия, поскольку существенно сокращает трудозатраты на оформление документов. А в перспективе позволит экономить и на хранении архивных документов тоже.

Какие преимущества компания получит от внедрения ЭДО?

• Рост производительности и эффективности труда в компании. Цифровая обработка документации позволяет сократить время на передачу документов, а также обеспечить контроль за работой сотрудников. Руководитель сможет в одной программе видеть все операции, произведенные с документами.
• Быстрый доступ к любому документу. Электронный документооборот позволяет осуществлять оперативный поиск нужного элемента, быстро вносить коррективы и уведомлять об этом других сотрудников.
• Снижение количества ошибок, вызванных человеческим фактором. Когда с документами работает электронная система, недочеты и ошибки в документации практически невозможны.
• Сокращение затрат. Компания снижает расходы на бумагу, письменные принадлежности, оргтехнику и другие товары.
• Более эффективное взаимодействие. Возрастает скорость обмена информацией между подразделениями предприятия, а также с партнерами компании.
• Сокращение времени на документооборот. ЭДО дает возможность быстрее создавать, согласовывать и утверждать документы.
• Сокращение расходов на учет и архивное хранение бумаг.
• Повышение защиты данных от несанкционированного доступа и утраты.

5 этап. Выбор альтернативы.

При проектировании собственной СЭД требуется выбрать средство разработки.

На сегодняшний день наиболее выгодной является технологическая платформа «1С:Предприятие 8». Технологически платформа «1С:Предприятие 8» состоит из:

• ядра платформы, включающей среду исполнения и набор базовых функций и объектов;
• встроенных библиотек проблемно-ориентированных объектов;
• внешних библиотек спец. объектов, подключаемых на базе стандартных протоколов;
• инструментальных средств разработки приложений.

Для определения целесообразности внедрения данной платформы существуют критерии, по которым можно выбрать конфигуратор «1С:Предприятие 8» как средство разработки. В число этих критериев можно включить: возможность быстрой разработки приложений (RAD) и их адаптации; стандартизацию обучения и поддержки; максимальную стандартизацию модели проектирования и бизнес-логики прикладных решений; открытость; возможность постоянного развития и обновления прикладных решений; изоляцию разработчика приложений от технологических подробностей.

Таким образом, создание собственной программы является наиболее выгодным решением, так как разработка и использование готового продукта не требует большого штата работников, необходимости привлечения сторонних разработчиков, является приемлемым по расходам. В то время как использование стороннего продукта требует дополнительных расходов и доработок.

4 этап. Разработка альтернатив.

Зарубежные программные продукты зачастую оказываются нерентабельными для малого предприятия, так как данные системы громоздки и слишком дороги. Более того, доработка подобных систем может занять значительное время, потому что во многих системах не предусмотрены средства разработки продуктов, направленные на ведение бизнеса в Российской Федерации.

Для автоматизации функционирования существуют продукты, входящие в комплекс программ «1С:Предприятие 8». Больше всего распространены продукты от 1 С, предназначенные для автоматизации различных учетных задач (бухгалтерия, управление кадрами, склад и т.п.). На рынке довольно много отраслевых решений на базе «1С:Предприятие 8», подходящих для автоматизации работы предприятия. Однако по мнению пользователей системы, «1С» не в полной мере отвечает требованиям бизнеса, сохраняя архитектуру построения от бухгалтерии.

Таким образом, использование данных продуктов с учётом необходимости значительных доработок, стоимости, а также поддержки, обновлений и обучения персонала может оказаться нерентабельным.

Внедрение и сопровождение в этом случае оказываются довольно затратными для компании малого масштаба. Поэтому снова чаша весов переносится к разработке собственного программного продукта.

Системы документооборота: Сравнение решений

	Comindware	Directum	1C:Документооборот	DocVision	ELMA	Дело	Тезис	NauDoc	Евфрат	MS SharePoint НЕ РАБОТАЕТ С РФ
Настройка процессов бизнес-пользователями, без программирования
Установка на свой сервер
Web-клиент
Графовая база данных
API
Создание документа по шаблону
Регистрация из электронной почты
Работа со словарями и справочниками
Возможность назначения ответственного исполнителя по документу
Обеспечение свободной маршрутизации документов
Делегирование полномочий
Рассылка уведомлений по электронной почте
Атрибутивный поиск документов
Поиск задач и поручений
Средства мониторинга процессов в системе
Соответствие требованиям импортозамещения РФ

Данные о продукции получены с сайтов, демоверсий, маркетинговых материалов, обзорах на других ресурсах. В таблице сравнения представлены следующие отметки:

• «✓» — система предлагает определенную функцию;
• «-» — решение не имеет специальных опций или информация о них не указывается в открытом доступе, о нем потребуется удостовериться дополнительно.

Comindware Business Application Platform

Россия. Москва. https://www.comindware.ru/platform/

Low-code платформа для управления бизнес-процессами и цифровой трансформации предприятия. В основе Comindware Business Application Platform — управление бизнес-процессами (BPMS), кейсами (ACM), работа с данными и документами, социальное взаимодействие.

Платформа, которая позволяет строить корпоративные приложения под разные потребности бизнеса. Она предоставляет функционал системы управления бизнес-процессами предприятия (BPMS), включая таск менеджер и работу с поручениями, а также возможность управления проектами и кейсами.

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

• при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;

• при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

• 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;

• 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;

• 0510451 – требование-накладная;

• 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;

• 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;

• 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

• 0509211 – карточка учета капвложений;

• 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Автономные учреждения будут использовать указанные формы с 2024 года или раньше (по усмотрению учреждения или централизованной бухгалтерии).

2 этап. Аутентификация проблемы.

Анализ текущей ситуации показывает, что цели внедрения СЭД на предприятии позволяют сделать систему главной управляющей программой бизнес-деятельности организации, а также оградят пользователей от рутинных задач, что приведет к повышению производительности и эффективности работы. Функционал программы позволяет:

• повысить скорость и точность работы с клиентами;
• автоматизировать обмен информацией между структурными подразделениями предприятия;
• автоматизировать работу с контрагентами;
• минимизировать вмешательство человека в задачи, требующие рутинных или сложных вычислений;
• сделать удобным ведение учёта и получения отчётности.

В итоге это приводит к максимизации прибыли как основной цели ведения бизнеса.

Какие проблемы могут возникнуть?

1. Негативная реакция сотрудников.

Изменение режима работы может вызвать негатив у персонала, а старшее поколение встретится со сложностями в обучении. Рекомендуем сначала внедрить ЭДО для молодых сотрудников, а для остальных подробно прописать инструктаж или заказать обучающую программу.

1. Отсутствие заинтересованности в ЭДО у руководителей компании.

Если директор не будет заинтересован в изменениях, это негативно скажется на мотивации остальных сотрудников.

1. Слабая организация структуры.

Если компания часто перестраивает свою структуру, могут возникнуть сложности с коммуникацией внутри предприятия. Из-за этого построить маршрут обмена документации практически невозможно. Нужно начинать с работы со структурой.

1. Низкий уровень документооборота.

Если компания небольшая, то у нее может быть не налажено делопроизводство. В этом случае поможет грамотно построенная и удобная для сотрудников система документооборота.

1. Партнеры, которые работают с документами бумажного формата.

Если все партнеры предприятия продолжают работать с бумагой, в переходе на ЭДО нет смысла. Придется отправить контрагентам письма с предложением перейти на электронный документооборот и демонстрацией его эффективности.

1. Перевод архива в цифровой формат.

Это длительная и кропотливая работа, которую можно поручить сторонней компании.

Электронный документооборот

Эксперимент по внедрению электронного документооборота в кадровое делопроизводство, проводимый в 2020-2021 годах, успешно завершен. Теперь Трудовой кодекс РФ дополнился тремя новыми статьями 22.1-22.3 об электронном документообороте, которые будут действовать на постоянной основе (закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ).

Какие документы можно вести электронно и какие нельзя

Любой работодатель может отказаться от бумажного кадрового делопроизводства в пользу электронного. Перевести в электронный вид и не дублировать на бумаге теперь можно практически любые документы, связанные с работой, кроме:

Статья по теме:
За мобилизованными сохранили рабочие места

• трудовых книжек;
• приказов об увольнении;
• актов о несчастных случаях;
• о прохождении инструктажа по охране труда.

Однако это дело добровольное – можно продолжать оформлять привычные бумажные документы.

Как перейти на электронные кадровые документы

Чтобы перейти на электронный документооборот, работодатель должен принять локальный акт по этому поводу и учесть мнение профсоюза (при его наличии) (ст. 22.2 ТК РФ). Работник же вправе отказаться от участия в такой инициативе. Отсутствие его согласия также расценивается как отказ. Если работник откажется от электронного документооборота, то работодателю придется оформлять все документы в бумажном виде. Спрашивать согласия не нужно только у работников, которые впервые трудоустраиваются с 01.09.2021.

Какие программы нужны для электронного документооборота

Электронный документооборот оборудуют с помощью цифровой платформы «Работа в России» либо информационной системы работодателя.

Статья по теме:
Переход на ЭДО: с чего начать

Собственную систему можно использовать, если она в совокупности обладает всеми этими признаками:

• позволяет подписать документ электронной подписью, в том числе усиленной квалифицированной;
• позволяет хранить документы и защитить их от несакционированного доступа;
• позволяет зафиксировать факт и момент получения документа работником и работодателем, не позволяет эту дату менять.

Для участия в электронном документообороте работникам потребуется электронная подпись (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная в зависимости от того, какой документ подписывается). Если у работника ее нет, то оформить ее должен работодатель за свой счет.