Втб24 за счет внедрения электронного архива сэкономил более 1 млрд рублей

Дополнительное специализированное программное обеспечение для электронного архива документов

Если электронный архив документов относительно мал, то, скорее всего, дополнительное ПО не понадобится. Однако, при интенсивном вводе документов или необходимости дополнительной их обработки – имеет смысл оптимизировать и ускорить эти процессы.

1. Серверное программное обеспечение. Серверные операционные системы, программы автоматического резервного копирования, различные межсетевые экраны.
2. Программы управления процессом сканирования и потоковой обработки изображений. ПО этого типа позволяет автоматизировать постобработку потока изображений, получая результаты с заранее заданными качественными характеристиками. Пример ПО: Kofax.
3. Графические редакторы. Предназначены для многоплановой, гибкой и точной обработки изображений вручную. Примеры ПО: Adobe Photoshop, Corel PhotoPaint, XnView и мн.др.
4. Пакетные обработчики файлов. Предназначены для автоматического изменения файловых атрибутов в больших массивах документов (напр., при необходимости изменить формат, имя, размеры, дату для всех файлов в какой-либо папке). Примеры ПО: AСDsee.
5. Редакторы PDF-файлов. Пример ПО: Adobe Acrobat Professional, Adobe Photoshop, CorelDraw.
6. Программы распознавания текста. Предназначены для автоматизированного перевода содержания сканов (т.е. графических изображений) обратно в текстовый формат (напр., .xls, .doc, .txt) для последующего редактирования документов. Пример ПО: Abbyy Finereader.
7. Программы распознавания форм. Данное ПО может пригодиться для автоматизированного заполнения полей в документах фиксированной формы (анкеты, заявления, бланки, типовые документы и пр). Пример ПО: Abbyy FlexiCapture.
8. Программы векторизации чертежей. Предназначены для создания векторных чертежей на основе скана чертежа. Графический, сугубо «фотографический» скан в этом случае преобразуется в документ, с которым можно работать в редакторах векторной графики (CorelDRAW, Adobe Illustrator). Пример ПО: CS Spotlight.

В заключение хотелось бы еще раз подчеркнуть, что грамотно подобранный комплекс технических и программных средств позволяет кардинально (до нескольких раз или даже на порядок) поднять эффективность использования электронного архива документов, быстро окупая затраты на закупку оборудования и ПО.

Принципы построения решения

Основной принцип решения: консолидация документов операционной деятельности банка в электронном виде, автоматизация хранения и управления этими документами.

ЕСЭА Банка поддерживает полный жизненный цикл документа и позволяет реализовать:

• ввод и обработку документов:
  • автоматизацию перевода бумажных документов в электронный вид и ввода в ЕСЭА Банка;
  • загрузку электронных документов, электронных бухгалтерских записей и электронных отчетных форм из баз данных и других информационных систем;
  • формирование фонда документов, предназначенных для стационарного хранения в электронном виде на отчуждаемых носителях с соблюдением требований Указания ЦБ РФ от 25.11.2009 N 2346-У;
  • простые и контролируемые процессы фондирования документов в архиве банка (контроль полноты формирования архива, формирование документации по сопровождению фондов, формирование справок, учет исправительных записей);
• хранение, поиск и управление доступом:
  • гарантированную сохранность электронных документов и их защиту от несанкционированного доступа, порчи или искажения;
  • доступ пользователей к электронным документам как через интерфейс системы электронного архива, так и через интерфейс других эксплуатирующихся систем или внутренний портал банка;
  • разграничение доступа к электронным документам в зависимости от должностных прав пользователя;
  • возможность формирования подборок документов по запросам;
• взаимодействие электронного архива с интеграционной шиной Банка, которая обеспечивает взаимодействие всех существующих информационных систем финансово-кредитной организации для импорта данных и миграции документов и из систем-источников в ЕСЭА Банка;
• автоматизацию процессов архивного дела в отношении бумажных документов и документов на иных типах носителей.

Для всех документов, загруженных и хранящихся в ЕСЭА Банка обеспечивается аутентичность электронных копий архивных документов их бумажным оригиналам при любых операциях, проводимых над ними (сканирование, запись, чтение, перемещение, копирование, воспроизведение на устройствах визуального отображения и печати и т.д.).

Структурная схема ЕСЭА Банка

ЕСЭА Банка построено на основе мощной, современной высокотехнологичной платформы, функциональные возможности которой полностью покрывают все потребности организации в управлении документами и данными. Система обеспечивает управление бизнес-процессами, документными фондами организации, предоставляет все инструменты для поиска как внутри системы, так и за её пределами — в других информационных системах и ресурсах.

Система обеспечивает гибкую интеграцию в ИТ-инфраструктуру финансово-кредитной организации на основе строго регламентированного доступа к информации.

Опыт эксплуатации СОМ-систем

На сегодняшний день мировой опыт эксплуатации СОМ-систем весьма велик. Они используются не только в архивах, но и в библиотеках, министерствах и ведомствах, банках, научных учреждениях, в коммерческих сервисных бюро и пр. по всему миру. В нашей стране практически СОМ-системы используются в повседневной работе с 2004 г. СОМ-технология внедрена в следующих субъектах Российской Федерации:

• г. Москва
• Мурманская обл.
• Свердловская обл.
• Московская обл.
• Омская обл.
• Челябинская обл.
• г. Санкт-Петербург
• Нижегородская обл.
• Республика Саха (Якутия)
• г. Тула
• Красноярский край
• Республика Коми
• Воронежская обл.

СОМ-системы используются также в Казахстане и Украине. Целый ряд проектов внедрения СОМ-систем находится на стадии завершения.

Как правильно организовать электронный документооборот

Документооборот в государственном архиве подчиняется регламентам и требованиям ГОСТов и правовых актов. На их основе описываются правила рассмотрения, обработки, исполнения и хранения документов.

Главные нормы всех правовых актов, касающихся организации работы с документами в госорганах при организации внутренней деятельности, содержатся в сводном регламентирующем документе — «Типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота (СЭД) системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов» и утверждены приказом Федерального архивного агентства № 69 от 15.06.2020.

Включение, учёт, хранение и доступ к электронным документам и электронным копиям документов обеспечивает информационная система СХЭД.

К СХЭД предъявляют 7 обязательных требований:

1. Соответствие нормативным правовым актам РФ, устанавливающим требования к работе с документами в государственных органах.
2. Взаимодействие с иными государственными системами данных.
3. Формирование и предоставление сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему.
4. Обязательная аутентификация и управление доступом в СХЭД.
5. Обеспечение многокритериального поиска документов.
6. Обязательное использование электронной подписи ЭП.
7. Протоколирование всех действий пользователя системы.

Аналогичные принципы можно применять и в работе СЭД и СХЭД коммерческой организации.

Ящик проблем

Один из наших клиентов решил проверить, насколько часто дублируются в архиве документы, удостоверяющие личность. В качестве испытуемого выступил ИТ-директор банка, чьи ксерокопии паспорта были найдены на 500 листах. Дело в том, что любое обращение клиента в банк, в соответствии с российским законодательством, требует его идентификации и сопровождается сверкой документов, которую финансовые организации чаще всего проводят путем копирования и заверения дубликатов. При работе с юридическими лицами их объем еще больше.

Банки «производят» и хранят потоки многократно дублирующихся бумаг, работа с которыми – это траты на всех этапах. Даже если не брать в расчет тот факт, что сама бумага для принтеров и копиров – внушительная расходная статья у любой финансовой организации. Так, подписанные договоры, копии уставных документов или паспортов должны храниться в специальном изолированном помещении. Даже в небольших банках архивы занимают значительную площадь. А если он крупный, то обойтись глухой комнатой при операционном отделении вряд ли выйдет.

Использование собственного обслуживающего центра или аутсорсинговых структур предполагает вывоз бумаг, то есть дополнительные транспортные расходы. Это могут быть несколько миллионов рублей в год. Но с созданием централизованных архивов появляются новые статьи бюджета. Документы, принимаемые на хранение, необходимо зарегистрировать, выборочно проверить полноту и правильность оформления, а это предполагает зарплаты сотрудников и покупку соответствующего оборудования.

Сама передача документов на хранение сторонней компании – это платная услуга. По нашим оценкам, одна копия паспорта, отправленная в аутсорсинговый архив, будет стоить 14 рублей в год. При этом появляются расходы на контроль над работой партнера, так как банк должен быть уверен, что клиентское досье содержит полный перечень документов, хранится надлежащим образом и может быть предоставлено по первому требованию надзорных служб.

Кроме того, когда истекает срок хранения документов, они должны быть уничтожены. И это тоже не бесплатно, в том числе и при передаче архивов аутсорсинговой компании. При этом иногда хранение стоит дешевле уничтожения, поэтому банкам нередко проще продолжать платить за архивацию, чем приобрести услугу утилизации документов. И каждая «лишняя» копия – это дополнительные расходы.

Структура электронного архива на базе платформы DocsVision в банке Рис. 2

Таким образом, нами были рассмотрены преимущества внедрения модуля на платформе DocsVision для совершенствования работы с документами банка в целом.

Преимущества получат также отдельные участники документационного процесса. В частности, целями использования DocsVision, например, для архивиста являются: обеспечение организации номенклатурой дел на текущий год; получение статистики по заведенным делам за отчетный год — сколько и каких (по сроку хранения) дел было заведено за отчетный год для своевременного принятия решения о расширении хранилища или перевода дел на внешнее хранение; прием и размещение дел в архиве; передача дел на внешнее хранение; своевременное освобождение пространства архива путем уничтожения устаревших дел; отслеживание дел, выданных во временное пользование (контроль сроков возврата); возможность оперативно сообщить, сдавалось ли дело в архив, уничтожено оно или выдано кому-либо на руки; соблюдение норм и законов РФ в части архивного делопроизводства. В частности, сдача дел по личному составу в государственный архив по истечению 10-летнего периода хранения их в организации (в соответствии с законом).

Для Отдела управления документооборотом преимущества использования программного обеспечения DocsVision заключаются в наличии номенклатуры дел СП на текущий год, определяющей группировку документов по делам; в возможности в течение года создавать новые, не предусмотренные изначальной номенклатурой, дела; в списании зарегистрированных в СЭД документов в дела; в освобождении пространства оперативного и временного хранения дел в СП; в возможности в любой момент по любому документу, зарегистрированному в структурном подразделении, оперативно проверить местонахождение документа (рис. 3 — не приводится).

Рисунок 3 — Состав дела на базе платформы DocsVision в банке Рисунок не приводится

Рассмотрим сценарии использования модуля на базе платформы DocsVision:

• Формирование номенклатуры дел на следующий год.
• Изменение номенклатуры дел структурного подразделения в течение года.
• Изменение структуры номенклатуры в течение года.
• Актуализация информации по заведенным делам в текущем году (например, по срокам хранения) (рис. 4 — не приводится).

Рисунок 4 — Редактируемый справочник сроков хранения Рисунок не приводится

Списание документов, зарегистрированных СЭД в дела (рис. 5 — не приводится).

Рисунок 5 — Варианты списания документа в дело Рисунок не приводится

Выдача (и обратный прием) документов из дел, находящихся на хранении в структурном подразделении (СП).

• Сдача дел в архив.
• Уничтожение дел, хранящихся в СП.
• Передача дел на внешнее хранение.
• Уничтожение дел, хранящихся в архиве.
• Выдача дел из архива.
• Выдача документов из дел, хранящихся в архиве.

Для упорядоченного хранения отсканированных копий документов, отслеживания местоположения и статуса отправки необходимо регистрировать документы в системе документооборота. Данное решение предназначено для автоматической потоковой регистрации документов по штрихкоду:

• документ печатается из финансовой системы с уникальным номером в виде штрихкода (в любом месте документа);
• документы подписываются, ставится печать организации;
• пачка документов закладывается в потоковый сканер;
• для каждого документа автоматически создается регистрационная карточка в СЭД DocsVision, к карточке прикрепляется образ документа, поля регистрационной карточки автоматически подгружаются в СЭД через интеграционную связку с финансовой системой (рис. 6).

Схема автоматической потоковой регистрации документов по штрихкоду Рис. 6

Таким образом, новое решение — DocsVision — позволит пользователям более эффективно использовать функционал заданий, сократив время на выполнение стандартных операций и поиск нужной информации.

О.Н.Перелыгина

ОАО «БИНБАНК»

Н.Н.Подоплелова

Декан

факультета экономики и управления

НОУ ВПО «Институт бизнеса и дизайна»

Состав продукта, особенности условий поставки и цены

Розничная цена основной поставки 1С:Архив составляет 90 000 рублей. Пока 1С:Архив не входит в реестр Минцифры, и цена «коробки» включает 20% НДС. После включения в реестр данная поставка облагаться НДС не будет.

Для дополнительных клиентских подключений достаточно приобрести лицензии на платформу. То есть специальные ключи, которые обеспечивают доступ к конфигурации, приобретать не требуется.

Фирма «1С» отдельно подчеркивает, что для 1С:Архива, кроме традиционной технологической поддержки доступно еще и методическое сопровождение: «1С:Архив сопровождается методологической поддержкой в виде организационных документов по хранению, входящих в состав «Комплекта нормативных документов» к «Методике управления документами и совместной работой», разработанной специалистами фирмы 1С».

Технологическое сопровождение и доступ к обновлениям «1С:Архива» предоставляется по стандартным тарифам ИТС (КП).
 

Как работать с электронными документами в цифровом архиве?

Есть множество нормативной документации, которая устанавливает определение термину «электронный документ» и указывает на то, как он должен взаимодействовать с системой документооборота. Если вы не хотите создавать себе трудности, разбираясь с формальностями, и желаете получить электронный архив в сокращенное время, советуем обратиться к нашим специалистам.

Отметим, что для внедрения и оценки системы оборота документов требуются и специальные знания, и реальные человеческие ресурсы – работники, которые станут формировать новый архив. Наша фирма поможет вам организовать качественный документооборот в электронном формате — без бумаг. Мы предлагаем взаимовыгодное сотрудничество компаниям любой величины и готовы успешно справиться с проектами разного уровня сложности. 

Перед тем, как документация будет передана в цифровой архив, осуществляется оценка ее ценности – также по регламентированным нормам. Критериями оценки являются:

• Степень сохранности;
• Метод содержания;
• Возможность длительного хранения и т.д.

Главная стадия формирования электронного архива – внесение упорядоченной документации на цифровые носители. В данном вопросе также есть ряд требований – они предъявляются к соответствию носителей стандартам ГОСТа, к программному обеспечению (должно быть лицензированным), к шифрованию и форматам записи файлов, и т.д.

Завершающая стадия – проверка носителей, на которых уже находятся документы, формирование и отправка файлов в систему на хранение.  

Умный архив

В отличие от юристов или бухгалтерии сотрудники отдела продаж работают не с документами, а с информацией. За исключением момента подписания договора, все остальное они могут делать в электронном виде. Даже скан-копии им нужны только для того, чтобы сверить их с оригиналами. Однако именно на этом этапе высока вероятность ошибки. Достаточно просто некорректно назвать сохраняемый файл, и он может тут же потеряться в потоке банковской информации.

Чтобы избежать ошибок по вине человека, «Логика: ДОСЬЕ» формирует электронные образы документов автоматически. Причем скан-копии по сделке вводятся не по отдельности, а с использованием технологии потокового сканирования. Это позволяет более чем вдвое ускорить ввод информации в систему хранения, которая сама распознает и обрабатывает данные, классифицируя документы и верифицируя их содержание. Информация автоматически передается в CRM банка, «Логика: ДОСЬЕ» самостоятельно заполняет поля. То есть сами документы будут находиться в системе хранения, а специализированное банковское ПО сможет использовать только необходимую информацию и ссылки на скан-копии. Доступ к единому архиву будет у всех подразделений и отделений банка, даже если они находятся в различных регионах и используют разные ИС.

«Логика: ДОСЬЕ» формирует иерархию каталогов по объекту и назначению документов: персональные данные, кредиты, договоры и т. д. Продукт выстраивает связи между клиентом, документами, сделками, давая возможность видеть все события и работать с одними и теми же скан-копиями. Он предполагает использование сотрудниками различных типов ЭП для подтверждения своих действий и вносимых в архив изменений. Любая манипуляция с документами, как электронными, так и физическими – будь то перемещение папок или пополнение данных о клиенте – отразится в системе.

«Логика: ДОСЬЕ» позволяет объединить информационное пространство финансовой организации, даже если в ней используется несколько CRM или BPM. Продукт дает возможность разграничивать права доступа к информации для различных отделений, служб и сотрудников банка. Каждое обращение к архиву фиксируется, то есть система хранения может стать элементом комплексного решения по информационной безопасности.

Результаты и преимущества

Решение позволяет избежать дополнительных преобразований в существующих бизнес-процессах и модификации функционирующих в банке систем. Результатом внедрения решения является:

• Повышение маржинальности бизнеса, снижение операционных расходов и повышение эффективности деятельности финансово-кредитной организации за счет снижения трудозатрат и трудоемкости процесса работы практически по всем направлениям: учет, поиск, контроль движения документов и дел, их использование и т. д.
• Гарантии сохранности и аутентичности документов и данных
• Соответствие требованиям законодательства по обязательной отчётности и порядку хранению документов, в частности выполнение рекомендаций ЦБ РФ
• Возможность оперативного поиска документов в электронном виде
• Сохранение полной истории изменений документов, возможность восстановления утраченных или испорченных единиц хранения
• Аудит действия сотрудников банка с документами операционного дня
• Оперативное формирование пакетов документов при проведении внутреннего аудита и внешних проверок контролирующими органами.
• Безопасность конфиденциальной информации в соответствии с законодательством РФ и нормативными документами Банка России

Внедрения в России и СНГ: Управление Банка России по Московской области, Хоум-Кредит Банк, Казахстанская Ипотечная Компания, НПФ «Благосостояние» и другие.

В плане хранения СХЭД даёт следующие преимущества:

• резервного копирования электронных документов;
• проведения проверок наличия и состояния ЭД с использованием специальных программ проверки технического состояния электронных документов и фиксацией результатов проверок в соответствующих актах;
• конвертации и/или миграции электронных документов в новые форматы (особенно актуально, если документы нужно загрузить в стороннюю программу.

Использование ЭД, включенных в СХЭД предполагает:

• Предоставление постоянных и временных прав доступа к документам.
• Многокритериальный поиск.
• Формирование архивных копий, справок выписок.
• Учет использования электронных дел.

Специфических требований к документообороту в государственном архиве довольно много. Разобраться в них помогут курсы «Электронный архив».

Рекомендуем

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы электронного документооборота в компании. Изучат проверенные эффективные современные технологии электронного документооборота.

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам государственного регулирования и законодательства в архивном деле, научатся оформлению дел для передачи на архивное хранение под руководством практикующего специалиста Государственного Архива и разберутся в сложных вопросах электронных архивов.

Формирование цифрового архива – пошаговое руководство

Если вы решили организовать на своем предприятии электронный архив, вам потребуется провести предварительную подготовку. Советуем придерживаться той последовательности действий и выполнять те этапы, которые мы сейчас перечислим.  

Решение вопроса с функциональностью архива

Подумайте над тем, что должна «уметь» ваша система:

• Доступные пользователям функции;
• Метод хранение документов;
• Источники поступления информации и т.д.

Вы должны примерно понимать, какой станет сформированная вами система.

Проанализируйте работу своего предприятия

Определите, какие документы будут поступать в архив на хранение и какие бумаги следует подвергнуть оцифровке прежде всего.

Составьте план приоритетов блоков

Разработайте план, в котором будет указана очередность внедрения блоков в цифровую систему. В блоках могут содержаться документы разного типа.

Оцените имеющийся бумажный архив

В случае необходимости, можно постепенно сканировать бумажный архив. Как правило, оцифровке подвергают бумаги, оформленные в течение последнего года. Так как потребность в них возникает чаще всего.