Новости

Введение

На базе прослеживаемой тенденции последних нескольких лет, согласно базы ежегодных отчетов от TadViser, в области автоматизации СЭД по рынку РФ, сформировался обобщенный рост интереса государства, в том числе коммерческого сектора к автоматизации потокового документооборота внутри и вне организаций — для оптимизации основных и второстепенных БП (бизнес-процессов). Данная автоматизация осуществляется посредством СЭД, в том числе на уровнях межведомственных структур, как в коммерции, так и в бюджетных организациях. Стоит отметить, что под данную категорию попадет КИИ, вокруг которой до сих пор ходят споры в плане ОИБ, согласно ПП РФ №127 (для детализации понимания следует обратиться к приказам ФСТЭК России №227, 235, 239 и ФЗ РФ №187) — который в данной статье не будет рассматриваться, так как эту серию планирую представить для изучения и разбора в следующих статьях с приведенной спецификацией по ним.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

• делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
• под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
• документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
• архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
• под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
• документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
• номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
• под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

1. Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
2. Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Список использованных источников

1. https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%AD%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D0%BE%D1%84%D0%B8%D1%81%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D1%8B
2. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному издательство «Термика»
3. Делопроизводство и документооборот. Практическое пособие.

• Формирование и развитие команды проекта (Команда проекта — совокупность работников, которые осуществляют функции управления проектом и персоналом проекта.)
• Бумага и картон в полиграфии
• Тайм-менеджмент студента: особенности организации времени студента, инструменты, техники, приемы организации времени (По дисциплине «Тайм-менеджмент»)
• КЛАССИКИ ПРОТИВ КЕЙСИАНЦЕВ
• Жизненный цикл информационного проекта
• Работа с авторским оригиналом (Основы производственного мастерства)
• Документооборот в управлении (Регистрация документов)
• Время менять мир (История отечественного тайм-менеджмента)
• Внедрение инноваций, обеспечивающих высокую скорость и гибкость. Достижение более высокого качества. Достижение более высокой эффективности, за счет уменьшения издержек.
• СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «ЕВФРАТ»
• Регистрация и индексация документов
• Достижение высокой отзывчивости на потребности покупателей

Применение электронной подписи

Электронная подпись (ЭП) – необходимое условие для полноценной реализации защищенного электронного документооборота. Она позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания.

В СЭД «ДЕЛО» ЭП может применяться при согласовании, визировании и подписании документов. С помощью ЭП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

Средства криптографической защиты информации, входящие в состав системы, обеспечивают надежное шифрование данных. Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа (прочтения, искажения либо подмены).

Юридически значимый документооборот

Решение позволяет придать юридическую значимость создаваемым в системе «ДЕЛО» электронным документам благодаря обеспечению ряда условий (установленных законодательно).

Сканирование

Опция позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО».

Сканируемый документ может быть преобразован в текстовый формат, а затем прикреплен к регистрационной карточке.

Поточное сканирование

Опция «Поточное сканирование» — предназначена для быстрого перевода в электронный вид большого объема бумажных документов, с возможностью распознавания отсканированного документа и его сохранение в текстовом виде. Эффективная организация поточного сканирования позволяет значительно сократить время массового перевода бумажных документов в электронный вид.

Опция «Партионная почта»

Современные технологии почтовой пересылки предусматривают возможность отслеживать отправления с помощью уникального идентификатора. Благодаря использованию этого уникального идентификатора, единой системы учета и контроля, существует возможность мониторинга почтового отправления через Интернет.

Опция «Партионная почта» СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать присвоение 14-символьного почтового-кода идентификатора почтовым отправлениям. А также автоматизирует формирование необходимой печатной и электронной документации на партионную почту.

«Архивное ДЕЛО» — «архивист» со стажем

Итак, система «Архивное ДЕЛО» – это тиражируемый, «коробочный» продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел. Решение включено в Реестр российского ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России 04.04.2016 №138. По заключению специалистов Росархива, «бесспорным достоинством» системы «Архивное ДЕЛО» является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов». Система остается востребованной на протяжении почти двух десятков лет и сегодня насчитывает более 1000 внедрений по всей стране.

Интерфейс системы «Архивное ДЕЛО»

Система «Архивное ДЕЛО» обеспечивает все самое необходимое для автоматизации архива и доступности хранимой информации:

• ведение и учет документов архивного фонда в соответствии с действующими российскими стандартами;
• применение мнонокритериальной, настраиваемой пользователем системы классификации дел и документов;
• подробное описание реквизитного состава документа;
• организацию быстрого массового ввода и распознавания бумажных документов;
• доступ к архивному фонду через каналы Internet/Intranet.

Основные процедуры при работе с архивом, которые автоматизирует система «Архивное ДЕЛО», это ведение номенклатуры дел, формирование и оформление дел, подготовка печатных форм, поиск дел и документов, систематизация дел и документов внутри архивного фонда, топографирование архивного хранилища, контроль выдачи дел и контроль сроков хранения, а также передача дел на архивное хранение, ведение сводной описи дел и, конечно, выделение документов и дел к уничтожению. Но это далеко не все. А системе доступны ряд опций: так, при наличии большого объема бумажных документов, переводимых в электронный вид, рекомендуется воспользоваться возможностью опции «Поточное сканирование», которая при наличии поточного сканера ведет автоматическую обработку сканируемых документов, прикрепление к соответствующим регистрационным карточкам и, при необходимости, распознавание текста документа. Также может быть реализована возможность извлечения значимых параметров (например, дат, сумм, наименований, авторов и т.п.) из текста документа.

Аннотация

В статье представляется исследование спецификации действующей нормативно-правовой базы РФ для СЭД (системы электронного документооборота) в автоматизированном исполнении, действующей на рынке РФ в плане применимости к ЭП, на базе ФЗ РФ №63. Исследование рассматривается как в коммерческом секторе, так и в бюджетных образованиях. Представляется применение автоматизации СЭД в практическом формате со сводными спецификациями в целом и частном аспекте ПИБО (политике информационной безопасности организации), включая изучение и разбор действующего законодательства по ОИБ (обеспечению информационной безопасности) с применением ЭП для исполнения: целостности, доступности, конфиденциальности, в частности проводится анализ коммерческого сектора по рынку продуктов СЭД в защищенном исполнении, согласно ГОСТ Р 56939, в том числе в условиях импортозамещения. Рассматривается практический этап применения ЭП в судебно-исполнительной практике РФ в начальном формировании СЭД. Данные аспекты рассматриваются с упором на ключевые инциденты по судебно-исполнительной части в формате первичного применения ЭП, при этом не рассматривается eIDAS и соответствующим им форматам по работе с ЭП. Рассматривается формат приведения принципов и методов межведомственного электронного потокового документооборота. Также приводится политика движения рынка по СЭД в коммерческом секторе на сегодняшний день.

ЧТО ДАЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ЭТЛАС:

• Централизованное и надежное хранение всех документов организации
• Значительная экономия времени при поиске документов
• Освобождение площадей, занятых под хранение бумажных документов
• Защита от потери документов
• Различные уровни доступа сотрудников к документам организации
• Возможность создания картотек любых объектов
• Безопасный доступ к документам из любой точки мира
• Автоматизация архивного дела Вашей организации в соответствии со всеми принятыми стандартами
• Уверенность в том, что Вы используете самые современные и эффективные средства автоматизации, присутствующие на рынке

Представляем краткий дайджест материалов свежего выпуска газеты «Архивные ведомости»

 

  В ноябрьском выпуске газете «Архивные ведомости» №11 опубликован детальный доклад директора Государственного архива Свердловской области (ГАСО), главного хранителя фондов ГАСО Анастасии Константиновой, представленный на Всероссийском совещании главных хранителей фондов государственных архивов России в городе Казани. Архивную службу Свердловской области на мероприятии представляли начальник Управления архивами Свердловской области Роман Тараборин и директор ГАСО Анастасия Константинова.

 Напомним, что всего в совещании приняли участие 279 человек: представители Федерального архивного агентства, ВНИИДАТ, 15 федеральных архивов; 245 участников представляли 69 субъектов Российской Федерации. Обменяться опытом работы в области обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов собрались архивисты их Москвы, Санкт-Петербурга, Волгограда, Калининграда, Самары, Екатеринбурга, Челябинска, из Республики Бурятия, Ханты-Мансийского автономного округа, Дальнего Востока и другие.

  Директор ГАСО Анастасия Константинова приняла участие в работе секции «Особо ценные документы Архивного фонда Российской Федерации» Всероссийского совещания главных хранителей фондов государственных архивов России, на котором представила доклад «Особо ценные документы, методика их выявления, критический анализ документов, ранее отнесенных к указанной категории в государственных архивах Свердловской области». Доклад содержит цифровые графики, методику и интересные подробности проведенной работы, размещен в материале на третьей полосе газеты.

  Заместитель начальника Управления—начальник отдела обеспечения сохранности и учета Управления комплектования, обеспечения сохранности, учета и  использования Росархива Галина Хабибулина особо отметила выступление Анастасии Константиновой. «В  докладе Анастасии настолько четко были прописаны подходы и критический анализ на основе чего сделаны выводы, с которыми нельзя не согласиться. Многим специалистам архивной сферы это будет очень полезно», — сказала Галина Хабибулина.

  В газете опубликована статья по истории уральского туризма в документах Центра документации  общественных организаций Свердловской области (ЦДООСО). В 2019 году ЦДООСО заключил с Федерацией спортивного туризма Свердловской области мероприятия договор о  сотрудничестве в сфере архивного дела, федерация была включена в список организаций-источников комплектования. Подробности в материале на 4-й полосе.

  Интересным опытом проведения VIII архивного просветительского фестиваля «Архиffest» поделился в статье на 5-й полосе Государственный архив Пермского края, организованный при поддержке  Агентства по делам архивов Пермского края.

  Как всегда, новостей в архивной сфере много — газета «Архивные ведомости» одна!

Интеграция с IT системами

Практически в любой организации параллельно функционирует несколько информационных систем, в зависимости от их специфики обеспечивающих выполнение разных задач и групп бизнес-процессов. Многие документы, образующиеся в процессе деятельности компании либо поступающие от контрагентов, циркулируют сразу в нескольких IT-системах. В таких случаях возникает необходимость в организации оперативного обмена информацией и документами между различными информационными системами. Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами заказчика.

Пример: Интеграция системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С, позволяет упорядочить работу с финансовыми документами, автоматизировать процесс работы с договорами и сопроводительными документами, осуществлять контроль сумм и сроков действия ответственных лиц по договорам.

«Интеграция ДЕЛО — 1С»

Интеграция с АС «Обращение Граждан»

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Наш архив позволяет полностью автоматизировать архивное дело в организации. Он позволяет организовать быстрый поточный ввод бумажных документов со сканера, используя современные методы автоматического распознавания атрибутов документов. Поддерживается автоматизация всех аспектов ввода документов в архив, включая их автоматическое именование, нумерацию и размещение. Документы могут добавляться в архив как в автоматическом режиме, так и в режиме проверки документов оператором.

Архив также включает в себя все средства, необходимые для автоматизации работы со складом бумажных документов, в том числе работу с описями, коробками и делами. Архив позволяет отслеживать количество свободных мест на складе, позволяет быстро найти расположение нужных дел на складе, контролирует сроки выдачи дел, поддерживает идентификацию объектов с помощью штрихкодов.

Наша система делает возможным создание архива, объединяющего в себе как электронные копии документов, так и полную информацию о хранении их бумажных оригиналов.

Автоматизация процесса согласования документов

В СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность автоматизация процедур подготовки проекта документа.

Любой управленческий документ (письмо, приказ, договор и т.д.) до его подписания и регистрации проходит стадию проекта. В СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность автоматизация процедур подготовки проекта документа.

Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование (визирование) и утверждение, регистрация документа, созданного на основе проекта.

Чтобы запустить проект документа на согласование, в системе должна быть создана регистрационная карточка особого типа – РК проекта документа (РКПД). К ней и прикрепляется файл проекта документа. При согласовании документа у пользователя есть возможность выбрать последовательное или параллельное согласование и откорректировать маршрут движения между согласующими. В процессе согласования файл проекта документа может редактироваться, в него могут быть внесены корректировки, замечания. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта документа. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.

Регистрация документов

Для регистрации документа в системе пользователь выбирает необходимую группу документов (входящие, исходящие, внутренние, договоры, обращения граждан и др.), на основании которой образуется регистрационно-контрольная карточка (РК).

РК содержит полный набор реквизитов необходимый для регистрации документов. Реквизиты сгруппированы по блокам или вкладкам (при работе через Web-доступ). В зависимости от настроек, часть реквизитов может заполняться автоматически а также быть обязательной для заполнения. Без заполненных обязательных реквизитов система не позволит сохранить изменения в РК.

Пример: При регистрации РК присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами, либо на основании заданных шаблонов.

В зависимости от специфики компании в регистрационную карту могут быть добавлены дополнительные реквизитные поля, содержащие необходимую дополнительную информацию по документу, к карточке могут быть прикреплены электронные файлы документов, любого объема и формата.

При регистрации документов в системе предусмотрены средства предотвращения повторной регистрации, возможность автоматизированной и ручной связки с ранее зарегистрированными документами, что позволяет облегчить поиск документов по конкретной тематике, запросу.

Практический опыт судебных дел по применимости ЭП в первичном применении

Рассмотрим несколько публичных примеров, которые сыграли важную роль на формирование ЭП, в плане ношения юридической силы и приемлемости на территории РФ:

1. Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11 августа 2010 года по делу под N В3-5226/2010: ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу ЭЦП (так как ранее было применимо данное наименование ЭП), где истец требовал взыскания задолженности с ответчика за неоплаченный факсимильный товар, так как ответчик не признавал электронные документы, подписанные ЭЦП и утверждал, что данные документы подписаны неуполномоченным лицом, без какого-либо удостоверяющего центра с классом (речь идет о классах типа: квалифицированная подпись). По факту данного дела суд установил, что документы составлены в соответствии с формализованными требованиями, следовательно, между обеими сторонами было заключено дополнительное соглашение к первородному договору, в котором предусмотрено применение СЭД с использованием ЭЦП при составлении первичной документации, так как был представлен сертификат ЭЦП удостоверяющего центра (в отличии от нынешней механики взаимодействия), следовательно, суд постановил, что документы были подписаны уполномоченным лицом ответчика надлежащим образом;
2. Постановление Федерального арбитражного суда северо-западного округа от 1 июня 2009 по делу №Г6-28501/2008: приведенный довод ИФНС об отсутствии у ОАО оснований для предъявления к вычету НДС по счету-фактуре, подписанному штампом-факсимилом — воспроизводящим личную подпись руководителя организации-поставщика, что представленная подпись является не обоснованной, поскольку действующее законодательство РФ, в тот момент времени, не устанавливает допустимые форматы способов подписания счетов-фактур, в том числе не предусматривает запрет на подпись руководителя проставлением факсимильной подписи, которая представляется способом выполнения оригинальной личной подписи руководителя, что является альтернативой решения в плане применимости ЭП на тот момент времени;
3. Определение Высшего арбитражного суда Российской федерации от 13 февраля 2009 года под № ВАС-16068/08: передача дела по заявлению о признании незаконными актами налогового органа по начислению налогов, начислению пеней, привлечении к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ для пересмотра надзора судебных актов, где было отказано, поскольку представленные доказательства подтверждают наличия хозяйственных операций между заявителями и ООО. Отметим, что проставления на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения, не является нарушением обществом ст. 169 НК РФ, так же как альтернативное решение вышеописанных двух пунктов.

Следует сделать промежуточный вывод, что законодательство РФ по поводу электронного документооборота с применением ЭП, расширяет возможности переходов на безбумажные носители из года в год, перенимая наружную практику на базе КСЗИ, в зависимости от соблюдения локальных и федеральных ПП, НПА и ФЗ РФ о принятии решений в развитий данной семантики документооборота в цифровом варианте. Также первоочередные функций для СЭД были установлены нормами внутреннего потокового документооборота по БП. Данные нормы применялись в формате обмена данных, посредством электронных сообщений через почтовые ресурсы, взаимодействующих организаций — которые далее подверглись стандартизации на базе архивных дел бумажных носителей. Вследствие течения нескольких лет по положениям законодательства РФ имело место тенденции унификации СЭД в государственных и муниципальных учреждениях, что в свою очередь позволило коммерческим организациям войти на рынок, в плане импортозамещения по запрашиваемым форматам автоматизации БП, где данный формат обязывает действовать подрядчиков по действующему законодательству РФ на организацию обеспечения ЗИ, ИБ — так как данная документация подвергалась значительным утечкам, что в свою очередь не было достаточным для ОИБ по НСД.

О СИСТЕМЕ

Объем документов, используемых в любой организации, растет с каждым днем. Проблема обработки, хранения и упорядочивания бумажных и электронных документов становится все более актуальной. С увеличением количества документов существенно усложняется их поиск. Учащаются случаи потери документов. Хранение документов требует все больших затрат. Все сложнее становится контролировать конфиденциальность отдельных документов.

Для решения задач учета, структурированного хранения, упрощения доступа к документам и их оперативной обработки мы создали электронный архив ЭТЛАС. Наша система — это современное, удобное и эффективное средство по решению всех задач, связанных с электронным архивом. Система может использоваться как для ведения архивного дела, так и в качестве основного средства автоматизации работы со всеми документами организации.

Наша система обеспечивает высокую надежность хранения документов и высокую степень защищенности от несанкционированного доступа к информации, как извне, так и со стороны собственных сотрудников организаций. Система ЭТЛАС позволяет работать с юридически значимыми электронными цифровыми подписями по стандарту ГОСТ Р 34.10-2001, а также защищать информацию средствами, прошедшими сертификацию FIPS.

Общественные организации

На предприятии нередко создаются общественные организации. Речь в данном случае идет о профсоюзах. Если подобное объединение зарегистрировано в качестве юридического лица, необходимо формирование индивидуального документального и архивного фонда. Как следствие, создается собственная номенклатура дел.

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

СВОБОДА ВЫБОРА

Наша система разработана с учетом особенностей современного информационного мира. Система поддерживает все популярные операционные системы и устройства, с тем, чтобы дать пользователям полную свободу выбора, позволяя использовать систему в уже существующей инфраструктуре без необходимости подстраиваться под нее.

Система прекрасно работает со всеми современными операционными системами MS Windows, предоставляя как классический пользовательский интерфейс, так и веб-клиента для работы через интернет-браузеры. Система отлично работает в операционных системах Linux, Apple MacOS и iOS, а также Google Android.

Стандартные отчеты

Встроенные инструменты для получения формализованных отчетов.

В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).

Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.

Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:

• Сведения о документообороте;
• Сводка об исполнении;
• Справка-напоминание об исполнении документов и поручений;
• Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам;
• Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами;
• Сведения о работе пользователей;
• Сведения о результатах отправки документов.

Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.

Наличие открытого API в системе позволяет пользователям создавать дополнительные отчетные и печатные формы произвольной сложности.