Удаленная работа: инструкция по переходу на удаленку в условиях пандемии covid-19

С чего начать?

1. Продумайте какой техникой будут пользоваться сотрудники для удаленной работы. Если человек использует рабочий ноутбук, пусть забирает его домой на время карантина. Если сотрудники работают на стационарных машинах, необходимо настроить удаленный доступ к компьютеру.
2. Позаботьтесь о защите удаленного соединения и защите учетных записей пользователей на рабочих компьютерах. Проконтролируйте, чтобы сотрудники установили надежные пароли и активировали двухфакторную аутентификацию во всех сервисах, которые они используют для работы. Подключите .
3. Подготовьте пакет программного обеспечения для общения, работы с документами, постановки и контроля выполнения задач, а также для презентаций в онлайн-режиме. Скорее всего, вы уже используете большую часть из перечисленных инструментов, но если чего-то не хватает, необходимо будет выбрать и установить это ПО на компьютерах всех сотрудников.
4. Пропишите политики безопасности при работе с домашнего компьютера. Проведите обязательный тренинг по основам информационной безопасности. Возможно, кто-то из сотрудников еще не знает что такое фишинг и социальная инженерия, почему нельзя подключаться к незнакомой точке Wi-Fi и почему нельзя хранить логин и пароль в файлике на рабочем столе. Вы должны сделать все, чтобы свести к минимуму возможность утечки данных.

Илья Паршин, генеральный директор «Учи.ру»

В компании около 400 сотрудников, идет процесс перехода на удаленку

Несколько команд у нас работают в дистанционном режиме уже давно (штат компании рассредоточен в шести региональных офисах), и опыт организации их взаимодействия мы сейчас переносим на всех остальных. 

Перевод «на удаленку» сотрудников из самого крупного, московского, офиса идет в несколько этапов: в начале недели дома остались сотрудники, работа которых не привязана к офису (например, команды, которые и так часто в разъездах в регионах России или других странах); к концу недели изменится процесс работы продуктовых и других команд. 

График работы остается стандартным офисным: в рабочее время нужно обязательно быть на связи. При этом мы рекомендуем сотрудникам установить новые рабочие правила. Например, созваниваться каждый день, чтобы вместе контролировать процесс и сроки. В начале недели — обсуждать планы и задачи в течение часа, со вторника по четверг — организовывать короткие созвоны по 15 минут, а в пятницу — подводить итоги. 

Все рабочие вопросы мы решаем в Slack, а для звонков также используем Skype и Zoom. Еще применяем Jira, Notion, Miro, Figma и стандартные инструменты Google. Все эти и другие онлайн-сервисы позволяют «синхронизироваться», быть в курсе любых новостей, задач и релизов. Эти сервисы мы использовали и раньше, так что никаких сложностей в коммуникации между сотрудниками не возникнет.

Кроме того, мы разработали и продолжаем улучшать специальные продукты для школ на период карантина. 

Юрий Юрьев, операционный директор ИТ-компании «Эвотор»

В компании около 400 сотрудников, идет процесс перехода на удаленку

С 16 марта команды «Эвотора» в Москве постепенно переходят на удаленный режим работы. Если в понедельник в офисе оставалось около 40% сотрудников, то в среду — уже около 20%. 

Колл-центр у нас размещен в регионах, где пока нет сложностей с эпидемиологической обстановкой. 

Сотрудникам, которым для дистанционной работы нужно дополнительное оборудование, и мы обеспечиваем его доставку на дом. 

Мы используем в работе облачные сервисы, которые не требуют физического присутствия в офисе для выполнения задач. Защита корпоративных данных обеспечивается использованием VPN, уровень безопасности данных не зависит от того, где работает сотрудник, в офисе или дома. 

Практику совещаний по Zoom мы давно используем. Руководители ежедневно проверяют статусы выполнения задач, составлены графики онлайн-встреч, брейнстормингов по Skype и Zoom.

С 18 марта офис b2b-маркетплейса «на_полке» переведен в режим работы из дома. Команда использует Zoom, ввели метод Kanban, задачи ведутся в Trello. Планирование перешло в формат видеоконференций. Из-за роста заказов мы увеличили команду клиентского сервиса.

Мы быстрорастущая компания, и рабочих мест в офисе постоянно не хватает. Мы давно думали об использовании дистанционного формата работы для части команды, но не хватало какого-то толчка для принятия решения. 

Как можно перейти на удаленную работу?

Для того, чтобы осуществить переход на дистанционку, сперва нужно узнать на своей текущей работе, можно ли перейти на удаленный формат.

В первую очередь, необходимо поговорить со своим руководством и объяснить причины, по которым вы решили начать работать удаленно. Например, вам не нравится тратить несколько часов на длительную дорогу от дома до офиса и данная работа в этом случае – единственно верное решение.

Если такой вариант осуществить вполне реально, то следует обсудить все детали этого перехода. Если же такой возможности нет, то вам стоит подумать над дальнейшим развитием в рамках этой кампании.

Обычно люди переходят на режим удаленной работы непосредственно в Интернете. При поиске вакансий можно обращаться напрямую к самим работодателям, поскольку зачастую может оказаться, что на текущий момент в выбранной компании подходящих вакансий нет.

Также можно написать руководству письмо с описанием своих идей и предложений с указанием о том, чем будете полезны именно вы. Существует большая вероятность, что компания захочет работать с вами на каких-то определенных условиях несмотря на то, что по вашему направлению никаких вакансий не имеется.

Поэтому не стоит стесняться, наоборот, нужно проявить наибольшую активность и открыто предлагать весь спектр своих услуг.

Как работнику перейти на удаленную работу еще?

Можно также отправлять отклик на вакансии с деятельностью, находящейся в офисе. Например, вы нашли подходящую работу, в которой конкретно оговорено, что она офисная и находится по такому-то адресу.

Можете смело откликаться и писать письмо, где вам следует подробно рассказать о своем полном профессиональном опыте и приложить соответствующие доказательства с объяснением, почему именно вы должны оказаться на этой должности и чем будете полезны для компании.

Но при этом необходимо уточнить, что вы живете в таком-то городе и готовы очень продуктивно трудиться на удаленной деятельности

Как правило, на такое письмо могут обратить внимание даже крупные компании, но только в том случае, если специалист будет действительно этого заслуживать

Все чаще заказчики, работодатели, организации и разные компании переходят на удаленную работу, при этом не ограничиваясь своим городом. Они согласны платить приличные деньги, даже если вы будете жить в отдаленной глубинке. Можно даже не останавливать свой выбор только на России, так как в Сети имеется очень много зарубежных площадок, например, для заработка на фрилансе.

Рекомендации для тех, кто пытается наладить процесс удаленной работы

Компаниям, которые до ситуации с коронавирусом не практиковали удаленный формат работы, приходится особенно непросто. Мы попросили специалистов поделиться опытом и дать несколько советов, которые помогут бизнесу выстроить процессы дистанционной работы более эффективно и избежать «подводных камней».

Большинство опрошенных нами специалистов сходятся на мнении, что для эффективной работы из дома важно:

• Подготовить рабочее месте. В идеале – найти тихий уголок, где никто не будет мешать. Работать, лежа в кровати, не стоит.

• Составить график выполнения задач. Если четко придерживаться планов и не отвлекаться на домашние дела, продуктивность заметно вырастет.

• Соблюдать режим работы и отдыха.

• Чаще общаться с коллегами: чтобы запланировать задачи, решить рабочие вопросы и просто поддержать друг друга в этот период.

Екатерина Здесенкова, исполнительный директор группы компаний iConText Group Больше всего сложностей при переходе на удаленную работу возникает с финансовой службой, так как чаще всего банк-клиент устанавливается на стационарный компьютер и из-за безопасности удаленно подключаться к нему не стоит. В свое время в iConText было принято решение иметь ноутбук, который в случае чего, можно забрать из офиса и пользоваться бухгалтеру из дома. Возможно, вам стоит сделать так же.

Что касается бумажных документов, то мы предложили всем клиентам перейти на электронный документооборот. Если клиент не рассматривает такую возможность, то у определенных представителей нашей юридической и финансовой службы есть печать, все необходимые доверенности, принтеры и другое оборудование.

Евгений Лата, руководитель отдела маркетинга Serpstat

Валерий Пащенко, исполнительный директор CoMagic Автоматизируйте все, что можно автоматизировать. Подключите ВАТС, если еще не сделали этого, чтобы не терять обращения и контролировать работу отдела продаж или консалтинга на удаленке.

Сегодня технологии позволяют настроить автоперезвон по пропущенным заявкам: если менеджер отошел, не успел ответить, физически не смог взять трубку, система автоматически наберет номер повторно через заданный промежуток времени. Аналогичным образом можно автоматически прозванивать заявки, которые приходят из соцсетей, лид-форм на сайте.

Если вы выстроите контроль за звонками, вам не надо будет искать сервисы, которые каждые 5 минут фотографируют сотрудника, или требовать ежечасно отчет о работе. Пусть хоть картошку жарят, если в это время нет входящих звонков, а все заявки обработаны.

Екатерина Иванова, HR-директор eLama Наш административно-хозяйственный отдел в свое время придумал корпоративный мем: когда у нас ремонт или какие-то непредвиденные изменения, ребята всегда пишут «Не пугайтесь!». Мы можем повторить то же самое. Не пугайтесь, ведь в удаленной работе нет ничего страшного и сложного, если правильно выстроить процесс. Нужно четко прописать порядок действий, назначить ответственных, решить все организационные и технические вопросы, при необходимости обучить сотрудников

Очень важно выстроить онлайн-коммуникации в команде – от синхронизации по задачам до проведения встреч тет-а-тет

Евгений Лобанов, исполнительный директор AGIMA В удаленном формате для некоторых сотрудников сложнее самомотивироваться на эффективное решение задач, поэтому важно помочь им с этим. Многие, например, написали свои корпоративные гайды по удалённой работе, у кого-то из коллег я даже видел требования к дресс коду (не пижама) при удалённой работе :). Валерий Буртник, HR-директор Adventum Можно дать несколько рекомендаций по организации процесса удаленной работы:

Валерий Буртник, HR-директор Adventum Можно дать несколько рекомендаций по организации процесса удаленной работы:

• Продумайте инфраструктуру: где будут храниться данные и как сотрудникам получить к ним доступ.

• Создайте единое информационное поле, чтобы сотрудники могли оперативно получать информацию о компании и новости от коллег. Это может быть корпоративный портал, канал в Телеграм или еженедельные конференции в Zoom.

• Выберите методы, которые помогут контролировать и оценивать эффективность работы команды. Если компания не пользуется таск-менеджерами – самое время начать.

• Оставайтесь на связи. Кто-то живет один и ему тяжело находиться целый день наедине с собой. У кого-то семья, дети, и работу приходится в прямом смысле совмещать с семьей. Поддерживайте друг друга, интересуйтесь, как дела. Созванивайтесь с включенной камерой, чтобы видеть друг друга и чувствовать эмоции собеседника.

Изменения в 2022 году по дистанционной работе

С 2022 года произошли следующие изменения трудового законодательства в части дистанционной работы:

Работодатели вправе осуществлять электронный кадровый документооборот. В Трудовой кодекс добавлены ст. 22.1, 22.2, 22.3, в которых указано, как проводить прием на работу работников по ЭДО, производить обмен электронной документацией, применять электронные подписи.

Переход на кадровый электронный документооборот — это право, а не обязанность работодателя и сотрудника. Работодатель не обязан его применять, а сотрудник вправе отказаться от него (даже если работодатель применяет). Однако исключение — когда на работу принимается работник, у которого на 31.12.2021 г. нет трудового стажа, он в автоматическом режиме переводится на кадровый ЭДО, если работодатель его применяет.

• работодатели обязаны направлять в центр занятости населения информацию о сотрудниках, которая предусмотрена в п. 2-3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 г. № 1032-1. В том числе к таким сведениям относится информация о вводе режима неполного рабочего времени, о приостановке производства, а также об организации дистанционной работы. Для сдачи отчета нужно использовать форму, регламентированную Приказом Минтруда от 26.01.2022 г. № 24. По удаленке сведения указываются в п. 16 отчетной формы.
• Работодатели обязаны производить расследование и вести учет обстоятельств, которые стали причинами микротравм (например, ссадины, кровоподтеки, ушибы, поверхностные раны) работников во время исполнения должностных обязанностей. Данный момент относится и к дистанционным работникам (ст. 312.7, абз. 17 ч. 2 ст. 214 ТК).

При невыполнении указанной обязанности работодателю выпишут штраф:

• при первичном нарушении — предупреждение (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП);
• при повторном нарушении — штраф, дисквалификация должностного лица или приостановление деятельности компании (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП).

Работодатель в отношении удаленных сотрудников должен выполнять такие требования по охране труда:

• производить расследование и вести учет несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• исполнять предписания Роструда и контролирующих органов;
• производить страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
• знакомить дистанционных работников с требованиями ОТ при использовании оборудования, рекомендованного или переданного работодателем.

Иные обязанности по ОТ удаленных работников требуется соблюдать, если это указано в колдоговоре, внутреннем нормативном документе, трудовом договоре (ст. 312.7 ТК).

Остались вопросы или нужна помощь в организации удаленной работы? Закажите консультацию наших специалистов!

Страховые взносы за 2 и 3 кварталы 2022 – кому перенесли оплату?
Новые коды в платежных поручениях

Заказать помощь специалиста 1С

Закон по переходу на удаленную работу

Термин «удаленная работа» по своему названию приравнивается к «дистанционному», поэтому оба этих понятия являются верными, но более правильным все же будет название «дистанционный вид деятельности».

Сотрудники на удаленке абсолютно также соблюдает все трудовые соглашения, как и в офисе. Существует закон о переходе на дистанционную работу, который вступил в силу с 1 января 2021 года и регулируется Трудовым кодексом РФ. Он подтверждает широко применяемые меры по переводу отдельных работников на удаленную работу, дает гарантии по полной оплате труда и другие преимущества дистанционки.

Считается, что при отсутствии постоянного работодателя вид деятельности называется фрилансом. Такие понятия в основном распространены среди самих удаленщиков, поскольку в законодательстве подобных концепций нет.

Как управлять и мотивировать штат

Может казаться, что раз сотрудники перешли на работу в онлайн, то контроль над ними потерян. Но это не так. Сейчас достаточно технологий и методов, которые помогают правильно выстраивать удаленный рабочий процесс.

Не забывайте, что в период пандемии и кризиса, сотрудники тоже находятся в стрессовом состоянии. Многие из них будут держаться за свое место еще больше прежнего, ведь потерять сейчас его не хочет никто.

Вернемся к нашему примеру консалтинговой фирмы. Первым делом начальник разослал подчиненным график онлайн-совещаний, регламенты по удаленному труду, памятки по самоорганизации. Также руководитель понимает, что некоторые не готовы к такому формату, поэтому он ни на кого не давит, а оказывает моральную и психологическую поддержку. Он даже дал задание молодому специалисту: уделить время 57-летней сотруднице, чтобы по телефону объяснить ей, как работает облачный сервис, где общаться с коллегами, как отчитываться о выполненной работе.

Наш работодатель предусмотрел также эффективность выполнения задач. Он разработал систему «трех точек». Например, специалисту поставлена задача: рассчитать смету консалтинговых услуг для клиента. После того как специалист изучил ТЗ, он должен отчитаться: все ли ему понятно, обеспечен ли он средствами для выполнения задания, готов ли выполнить – это первая точка. 

Если все понятно, то устанавливается время выполнения, например, 2 дня. Спустя один день, специалист снова должен отчитаться, как идет процесс: успевает ли он, есть ли сложности – это вторая точка.

Третья точка – это сдача готовой работы (сметы). Если есть ошибки, она возвращается на доработку, если нет – сотрудник получает следующую задачу.

Обратите внимание! Специалисту можно параллельно поручать несколько задач. Например, рассчитать смету, созвониться с клиентом, подготовить отчет. . Материальная мотивация на дистанционке ничем не отличается от офисной: можно назначить премию работнику или повысить его

Однако можно внедрить и немного другую систему: размер оплаты труда должен равняться количеству выполненных задач и их сложности. То есть нужно сразу указывать, какую сумму специалист получит после завершения задания. А если он выполняет задачу быстрее установленного срока, то получает дополнительное денежное вознаграждение

Материальная мотивация на дистанционке ничем не отличается от офисной: можно назначить премию работнику или повысить его. Однако можно внедрить и немного другую систему: размер оплаты труда должен равняться количеству выполненных задач и их сложности. То есть нужно сразу указывать, какую сумму специалист получит после завершения задания. А если он выполняет задачу быстрее установленного срока, то получает дополнительное денежное вознаграждение.

Наша рекомендация: уделите больше внимания моральной мотивации. Все-таки при виртуальном общении утрачивается связь с коллективом и руководством. Поэтому чаще хвалите сотрудников, отмечайте их достижения. Даже смайлик в конце сообщения даст понять специалисту, что он работает не в пустоту, его ценят. 

Что подразумевает удаленная работа

Само понятие удаленной работы не поменяли — это работа, при которой сотрудник выполняет профессиональные обязанности посредством интернета, телефона или иных средств связи. При этом его место нахождения не стационарное и не совпадает с местом нахождения работодателя, его офисов и подразделений, а также подконтрольных территорий.

В 2022 году сотрудник получает статус дистанционного, когда:

• оформляют трудовой договор (для новых работников);
• подписывает допсоглашение к трудовому договору (для сотрудников, переводимых на удаленку по соглашению с работодателем);
• временно переводится на удаленку в экстренных случаях (для работников, по которым работодатели приняли соответствующий внутренний нормативный акт и перевели сотрудника на удаленку по своей инициативе — ст. 312.9 ТК).

Удаленная работа подразделяется на следующие виды:

1. постоянная — на весь период трудового договора;
2. временная — непрерывная дистанционка сроком до 6-ти мес.;
3. периодическая — при ней периоды дистанционки чередуются с трудовой деятельностью в офисных условиях.

Внимание! Дистанционному сотруднику нельзя снижать зарплату ни при каком виде удаленной работы (ст. 312.5 ТК).

Доверие

Одно из фундаментальных правил работы в удаленном режиме — это доверие. Контролировать работающих дома сотрудников значительно сложнее, чем тех, что сидят в офисе.

Работая в формате «удаленки», вы либо доверяете людям, либо закрываете бизнес 

Обычно на выстраивание доверительных отношений требуется время, но в условиях пандемии его практически не было. Сотни тысяч компаний вынуждены были научиться доверять своим работникам за считанные дни. Для кого-то это было суровое испытание. Так, по данным опроса, проведенного рекрутинговым агентством Antal, из 100 российских компаний 53 испытывали сложности из-за невозможности контроля своих сотрудников. Пытаясь решить эту проблему, некоторые «ортодоксальные» работодатели бросились устанавливать системы удаленного контроля на компьютеры сотрудников и даже камеры(!) в хоум-офисах своих несчастных подчиненных. Среди абсурдных мер контроля можно также выделить возросшее в разы число совещаний «ни о чем» и звонков в формате «чем именно вы сейчас заняты», установка пятиминутных дедлайнов на ответы в мессенджерах и прочее. К счастью, подобные перегибы сошли на нет спустя пару недель изоляции.

Еще бы, в таких условиях даже сотрудник с самой устойчивой психикой не выдержит, что уж говорить о простых смертных, вынужденных работать за кухонным столом в окружении парочки обезумевших от карантина малышей. И это, кстати, проблема посерьезнее. Потому что возросший уровень стресса и психологического выгорания на фоне беспросветного пребывания дома — еще одно следствие работы в удаленном формате. На этом фоне функции HR-службы как экстренной психологической помощи приобрели первоочередное значение.

Что же касается контроля, то Михаэль Гермесхаузен, генеральный директор международной рекрутинговой компании Antal, рекомендует:

• наладить ежедневные созвоны, а лучше видеовстречи с командой;

• создать общекорпоративный и общекомандный чаты,

• разработать новую систему KPI;

• крайне четко ставить задачи, детально описывая ожидаемые от сотрудников результаты.

Среди других советов Михаэля — создание проектных групп по работе в условиях самоизоляции

Руководителям же он рекомендует хвалить работников и помогать им: людям важно в непростых условиях чувствовать поддержку лидера.

Маргарита Середа, генеральный директор ГК Win2Win Communications

В компании 50 человек, все перешли на удаленку

Мы работаем в сфере маркетинговых коммуникаций и используем мобильный офис уже давно — многие сотрудники ездят в командировки, работают на мероприятиях, поэтому почти у всех есть удаленный доступ и возможность решать рабочие задачи дистанционно. Остальных удалось быстро подключить, а, например, компьютеры дизайнерам просто перевезли домой. 

У нас много молодых сотрудников, которые легко адаптируются под новые форматы взаимодействия. Тем более, медийный бизнес в целом гибкий, а сейчас, когда инфополе очень живое, появляются новые поводы для креатива. 

У нас стихийно образовался «оперативный штаб», который отслеживает ситуацию — мы находим интересные новости и активности в соцсетях, обмениваемся идеями, создается ощущение постоянного виртуального брейншторма. 

Как оказалось, мы все очень друг по другу скучаем, и чаты взрываются от сообщений. Одновременно идет активная деловая переписка в рабочей почте. Нет никакой паники, все сосредоточены — мы приняли меры, чтобы обезопасить себя от вируса, и теперь не думаем «а что если меня заразят в метро», а ищем пути, которые помогут нам реализовать возможности по максимуму.

Маркетинговые коммуникации — бизнес, который не терпит промедлений, и мы всегда быстро решали задачи. Могу сказать, что в удаленном варианте скорость ничуть не упала, а возможно и повысилась. 

Иногда не замечаешь, как пролетает день. Например, сын вчера меня спросил: «Мама, ты в 8 утра села за компьютер, а встала в 11 вечера. Ты хотя бы кушаешь?».

Введен ограниченный перечень специальных оснований увольнения дистанционных работников

Ранее в этой части работодатель мог в соглашении о дистанционной работе указывать широкий перечень оснований увольнения работника, который применим в отдельно взятой компании. Часто это становилось поводом для злоупотребления со стороны организаций, которые иногда включали в договоры о дистанционной работе условия о возможности прекращения трудового договора просто путём извещения об этом работника, например, за 1 неделю и без выплаты каких-либо компенсаций. Формально-юридически это соответствовало прежней редакции ст. 312.6 ТК РФ, поскольку работник подписал такое соглашение.

Сейчас эти меры существенно сокращены, а среди дополнительных оснований увольнения указаны только две:

а) если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя;

б) трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, может быть прекращен в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Все остальные основания увольнения общие и строго регламентированы иными нормами ТК РФ.

Определен порядок заключения договоров

Введены нормы о порядке заключения трудовых договоров (допсоглашений) о дистанционной работе без вызова сотрудника в офис. Например, если нет возможности оформить письменные документы с личным присутствием работника, проставлением «живых» подписей и т.п. (ст. 312.3 ТК РФ).

В таком случае закон предусматривает возможность заключения таких соглашений с использованием квалифицированной электронной подписи, что исключает злоупотребления сторон в этой части. Отмечу, что на практике ранее встречались случаи подписания кадровых документов родственниками работника и т.п.

При этом сам процесс взаимодействия сторон по уже заключённым договорам о дистанционной работе может осуществляться просто путём обмена электронными документами (отчетами, заданиями и т.д.) без использования квалифицированных подписей.

Это интересно

Коммуникации

Еще один «симптом» работы в режиме самоизоляции — снижение в компании вертикальной интеграции, что в некоторой степени объясняется невозможностью контроля в той же степени, что и в офлайн-офисе. Сотрудники получили больше свободы и полномочий, а руководство — время для креативной работы и развития.

Среди положительных моментов также пересмотр коммуникационной модели как внутри компаний, так и с внешними агентами. По словам Алены Владимирской, главного хантера Рунета, «кризис – время для коопераций и партнерств, а не для конкуренции». Действительно, сейчас мы все больше слышим о подходе win-win.

Никита Комаров, сооснователь и директор по продукту онлайн-сервиса «ПИК-Аренда»

В офисе 70+ человек, все перешли на удаленку

В прошлую пятницу мы решили перевести команду на удаленный режим работы. В нашем офисе работает больше 70 человек, поэтому карантин — обязательная мера для сохранения здоровья сотрудников и их близких. 

Когда шумиха вокруг коронавируса и перевода сотрудников на удаленку в Европе стала набирать обороты, мы прогнозировали, что когда-нибудь это коснется и российских компаний — поэтому подготовились заранее. 

Конечно, как и в любой компании, в нашей есть сотрудники, чья работа не предполагает работы из дома — они выезжают на квартиры, организовывают просмотры, фотографируют и устанавливают умные замки. Чтобы обеспечить их безопасность, мы закупили маски и санитайзеры в офис, а при первых симптомах ОРВИ просим ребят оставаться дома. 

Не сказать, что процессы коммуникации сильно изменились. Мы просто ушли в онлайн: используем Zoom для общих собраний, шерим файлы с документами, таблицами и презентациями через Google. 

Заключение договора на дистанционную работу

Содержание трудового договора с удаленщиком должно удовлетворять требованиям ст. 57 ТК и гл. 49.1 ТК. В данном документе отражаются:

• условие о выполнении трудовой функции — удаленно на постоянной или временной основе (по втором случае — непрерывно либо периодически);
• место работы — проставляется в общем порядке наименование компании и место ее регистрации;
• режим работы и отдыха — когда он указан в трудовом договоре, сотрудник должен его придерживаться, а когда не указан — дистанционный работник устанавливает его самостоятельно;
• правила предоставления отчетности о проделанной работе — указываются сроки, периодичность и формы отчетов;
• оборудование и ПК — работодатель обеспечивает сотрудника необходимым инструментарием для выполнения должностных обязанностей или компенсирует затраты, когда дистанционный работник использует собственные средства;
• основания для увольнения — указываются основания прекращения трудового договора, которые не отражены в ТК.

Трудовой договор, допсоглашение к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор стороны (работодатель и сотрудник) могут заключать через обмен электронной документацией. Для этого работодатель должен использовать УКЭП, а сотрудник — УКЭП или УНЭП (ст. 22.3 ТК).

В иных ситуациях стороны могут взаимодействовать любыми другими методами, позволяющими фиксировать факты получения документации. Такие методы требуется зафиксировать в локальной нормативной документации и трудовом договоре.

Паспорт, трудовую книжку, военный билет, аттестат и иные документы для приема на работу удаленный сотрудник также может направить в электронном формате. Однако работодатель вправе потребовать отправки сотрудником нотариально заверенных бумажных копий документов.

Бумажный вариант трудового договора и допсоглашения к нему работодатель должен направить сотруднику, если он подаст письменное заявление. На это есть три рабочих дня с момента поступления указанного заявления.

Настроим удаленную работу для Ваших сотрудников за 1 день! Заказать настройку.