Бизнес план обменного пункта валют

Кассовый чек и каждодневные отчеты ККТ

Получая деньги за определенные товары, кассир имеет обязательство пробить кассовый чек и вручить его покупателю. В чеке необходимо точно указывать:

• название и личное ИНН фирмы;
• присвоенный заводской номер ККМ;
• порядковый номер данного чека;
• дату, а также время совершения покупки;
• стоимость товара;
• признак фискального режима (это спецсимволы, которые дают неоспоримое доказательство того, что ККМ является зарегистрированной, а ее память работает в определенном фискальном режиме).

Кроме обязательных элементов в чеке прямо могут быть указаны и другие данные, которые определенная фирма или же предприниматель думает указывать в необходимом порядке (например, фамилия продавца, выполняющего роль кассира).

В ходе работы на кассовом аппарате кассир составляет различные отчеты. Их печать происходит через сам аппарат.

В течение целого рабочего дня с аппарата можно снимать секционный отчет. Его роль крайне необходима для проверки начисления выручки за определенную секцию или кассе в течение определенной смены. X-отчет, как иначе называется секционный отчет, не оказывает никакого влияния на показания счетчиков денег, именно поэтому его можно пробивать неоднократно.

В завершении рабочего дня кассир-операционист обязан снять контрольную ленту. Она имеет в себе данные о всей поступившей за целый день выручке по данному кассовому аппарату. Счетчики такого Z-отчета кассир-операционист заносит в спецжурнал (форма № КМ-4 или КМ-5). Именуемый Z-отчетом документ, кассир подклеит в спецжурнал и сохраняет на протяжении пяти лет.

Когда в работе применяется подобного рода контрольно-кассовая техника, то не считая чека и отчетов ККТ, необходимо оформлять и целый список других документов. К ним относятся:

• акт, свидетельствующий о переводе показаний счетчика общих денежных показателей на нули и регистрации контрольных счетчиков кассовой машины (форма № КМ-1);
• акт, свидетельствующий о снятии показаний счетчика контрольных и совокупных денежных счетчиков при отправке кассовой машины, например, в ремонт и на момент его возвращения в организацию (форма № КМ-2);
• акт, свидетельствующий о возврате денег покупателям по еще неиспользованным чекам;
• журнал кассира-операциониста;
• журнал, в котором проводится регистрация показаний счетчика подсчитывающих денежные и контрольные счетчики контрольно-кассовой техники, которые работают без кассира;
• определенную справку-отчет кассира;
• информацию о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и о доходе организации;
• журнал учета всех вызовов техспециалистов и регистрации всех выполненных работ;
• акт, свидетельствующий о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

Следует обратить внимание, что согласно с законом о бухгалтерском учете (от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ), который действует с 1. 01

2013 года, отменяется обязательное использование унифицированных форм первичных учетных документов. А значит, предприятия, которые не имеют желания использовать унифицированные формы, вправе  сами разрабатывать собственные бланки или, так называемые «первички». Однако, далеко не все формы первичных документов организации могут разрабатывать на самостоятельной основе. Одним из подобного рода исключением являются формы №КМ1 – КМ9. Они применяются при проведении работ с контрольно-кассовой аппаратурой. Так как использование данных форм связано с контролем в сфере применения ККТ, компания не имеет права самостоятельно разрабатывать эти бланки, а применяет исключительно унифицированные формы.

Сотрудники

Нанимать персонал для работы также придется через банк путем составления аналогичного трудового договора. Для бесперебойного функционирования киоска достаточно иметь двух операторов-кассиров, которые выходят посменно. График их работы составляется любым удобным для вас или для них способом – 2:2, 3:3, 1:1 и т. д.

Самой распространенной проблемой является воровство наличности со стороны персонала. Этот вопрос можно решить несколькими путями:

• Владелец бизнеса самостоятельно выполняет всю или часть работы и тем самым контролирует, сколько выручки можно получить за день.
• Устанавливается система видеонаблюдения.
• Выбирается следующая схема сотрудничества – оператор обязуется ежедневно сдавать владельцу определенную сумму денег, а все остальное остается ему в качестве заработной платы.

Функции охраны выполняет специально нанятый человек или же, что более распространено, заключается договор с фирмой или банком о предоставлении данного вида услуг. Вызов их осуществляется с помощью тревожной кнопки.

Условия работы ОКВКУ

ОКВКУ функционирует по следующим правилам:

1. Дополнительный кассовый узел устанавливается в здании, которое не входит в число подведомственных банку территорий. Учреждение использует его на правах аренды или собственности для проведения денежных операций как с физическими, так и юридическими лицами.
2. Для обслуживания клиентов работники могут применять любое программно-техническое оборудование, которое банк сочтет приемлемым. Это могут быть банкоматы, автоматы для выдачи и приема денежных купюр, персональные компьютеры сотрудников, терминалы, которые функционируют в автоматическом режиме, сейфы, электронные кассиры и др.
3. Операции с наличностью производят специалисты: кассовые работники и инкассаторы.
4. Чтобы касса могла своевременно предоставлять клиентам услуги, в ней устанавливается размер минимального допустимого остатка наличности под конец дня. Банк сам определяет эту сумму исходя из объема оборота, проходящего конкретно через эту кассу.
5. ОКВКУ могут располагаться в организациях для того, чтобы помогать им осуществлять кассовые операции: выдавать зарплату или пособия социального назначения, принимать деньги от клиентов для оплаты товаров и услуг, которые предоставляет компания, выдавать наличность по денежным чекам и т.д.

Касса вне узла работает по таким же стандартам, что и касса, расположенная на территории банка. Она так же ведет учет и хранение первичной учетной документации, обрабатывает бухгалтерские документы, составляет ежедневный баланс, направляя его в головной офис, и т.д.

Регистрация

Согласно существующему законодательству РФ открывать обменные пункты имеют право только кредитные организации, к которым относятся в основном банки. Все нормы и принцип работы в данном направлении обозначены в таких документах:

1. ФЗ РФ «О Центральном банке».
2. ФЗ «О валютном регулировании и контроле».

В них говорится о том, что весь контроль за деятельностью обменных пунктов осуществляется ЦБ РФ. Он же и уточняет перечень необходимых документов для совершения подобных операций, устанавливает ограничения, решает вопросы об открытии и закрытии данных учреждений.

Частное лицо, коим является предприниматель, может организовать собственный пункт обмена валют лишь как официальный представитель конкретного банка (частного или государственного). Поэтому для начала придется оформить трудовые отношения с любой подходящей финансово-кредитной структурой. Должность – менеджер или управляющий пункта обмена валют.

Далее, нужно собрать пакет документов и получить лицензию на совершение валютных операций. Среди необходимых бумаг:

• подписанное трудовое соглашение с банком;
• договор об открытии обменного пункта;
• точный перечень требований и правил кредитного учреждения, которым нужно следовать в ежедневной деятельности.

Обратите внимание, что каждый банк устанавливает свои условия и размер комиссии за сотрудничество. А также накладывает ответственность за своевременную сдачу отчетности

На этом влияние крупной структуры на ваш бизнес заканчивается. Остальные этапы придется пройти самостоятельно.

Поскольку деятельность обменных пунктов подпадает под строгий контроль государства, то нужно быть готовым к частым проверкам не только со стороны банка-партнера, но и ОБЭП и Центробанка. При любых нарушениях можно лишиться лицензии, оплатить большой штраф или даже потерять бизнес.

Работа с ККТ (контрольно-кассовой техникой)

Многие субъекты в своей деятельности обязаны использовать ККТ в силу требований законодательства. К ним относятся предприятия, принимающие наличные средства в качестве оплаты у населения или контрагентов. Операции с наличностью в таких случаях также подлежат обязательному документированию.

Все поступившие денежные средства при помощи ККТ сдаются в основную кассу организации, как правило, в конце смены (рабочего дня). Выручка может быть передана с использованием ПКО, либо непосредственно оприходована в кассу.

Если в учреждении предусмотрена отдельная должность кассира-операциониста, то сдача наличности сопровождается заполнением справки-отчета по форме № КМ-6, в которой содержатся сведения о показаниях счетчиков ККМ и размере поступившей наличности. В небольших организациях эту форму заменяет заполнение журнала по каждому аппарату ККМ, регистрирующих показания счетчиков и движения денежных средств.

Некоторым категориям налогоплательщиков разрешено не использовать ККТ при расчетах наличными. В таких случаях они должны быть готовы выдавать при оплате бланки строгой отчетности или предоставлять по требованию оформленные товарные чеки, подтверждающие факт покупки. К субъектам, которые могут не применять ККТ, относятся:

1. Организации и ИП на ЕНВД или на патентной системе налогообложения.
2. Субъекты, ведущие определенную деятельность, список которой утвержден законодательно. Сюда относят торговлю в киосках, разносную мелкорозничную торговлю, продажу лотерейных билетов, ценных бумаг, реализацию продукции религиозного назначения и прочие работы.
3. Учреждения, расположенные в труднодоступных и удаленных местностях.
4. Аптечные организации в сельских местностях.

Несмотря на то что использование ККТ для перечисленных субъектов не является обязательным условием, за ними сохраняется необходимость в соблюдении прочей кассовой дисциплины.

Общая информация

Первоначально давайте разберёмся с термином «операционная касса». Что это такое? Так называется особое подразделение банка, что обеспечивает расчетно-кассовое обслуживание на территории определённой компании. Она необходима для предприятий, что открывают обществу доступ к услугам и товарам, как то: оптовые и розничные магазины, автосалоны, точки продажи электроники, ювелирных изделий, туристические агентства, прочее.

Операционная касса банка выступает в роли инструмента использования наличных денег. Зачем она необходима? Как обустраивается? Какие требования выдвигаются?

Характеристика — что показывает дебет и кредит

По кредиту счета 50 отражаются суммы приходных операций, то есть суммы поступающей в кассу наличности от контрагентов, работников:

• поступающая оплата от покупателей;
• возвраты денег от работников;
• снятие денег с расчетного счета.

По дебету сч.50 показываются суммы расходных операций – выбывающая наличность:

• оплата поставщикам, продавцам;
• выдача доходов персоналу – зарплата, отпускные, материальная помощь, займы и прочее;
• выдача подотчетных сумм;
• суммы сверх установленного лимита, сдаваемые в банк в конце рабочего дня.

Сальдо по сч.50 не может быть кредитовым, так как расход не может быть больше прихода. Не возможно выдать из кассы денег больше, чем там имеется.

Субсчета

Субсчета открываются с целью упрощения ведения бухгалтерского учета, информация обобщается в зависимости от вида совершаемых операций.

В соответствии с Планом на счете 50 можно открыть следующие субсчета:

• 50.1 – «Касса организации» — ведется учет наличных денег в кассе, их приход, расход;
• 50.2 – «Операционная касса» — в основном данный субсчет используется транспортными организациями, предприятиями связи, которые имеют точки и места продажи билетов, оказания услуг по хранению. На данном субсчете ведется учет движения наличных средств в билетных, багажных кассах портов, вокзалов, остановочных пунктов, судов, переправ, отделений связи;
• 50.3 – «Денежные документы» — здесь ведется движение денежных документов (векселя, оплаченные билеты, почтовые марки и дргие).

Дополнительно при необходимости можно открыть другие субсчета в зависимости от совершаемых наличных операций.

Например, если организация оперирует средствами в иностранной валюте, то на сч.50 может быть открыт отдельный субсчет для учета движениях данных денежных средств.

Корреспонденция и типовые проводки в таблице

Сч. 50 может корреспондировать по дебету и кредиту с различными счетами бухгалтерского учета. В Плане приводятся основные корреспонденции:

В соответствии с данной информацией можно выделить основные типовые бухгалтерские проводки по счету 50, которые совершаются наиболее часто.

Проводки по приходным операциям (поступление средств в кассу):

Расходные кассовые операции (выбытие средств из кассы организации):

Примеры регистров аналитического и синтетического учета по кассе в бухгалтерии

Кассовые регистры позволяют получить информацию о движении наличности как в обобщенном виде (синтетический учет), так и в детальном (аналитический учет).

Основные примеры регистров, которые применяются в целях аналитического и синтетического учета:

оборотно-сальдовая ведомость по сч.50 — показывает сведения о приходе, расходе — обороты, сальдо в обобщенном виде;

журнал-ордер — данный формируется на основе отчета кассира и показывает аналитику по корреспондирующим счетам;

Скачать типовую форму журнала-ордера №1 —ссылка.

ведомость №1 — заполняется к журналу ордеру №1, показывает более подробную детализацию поступлений;

Скачать ведомость №1 к журналу ордеру —ссылка.

анализ счета 50 — данный регистр отражает обороты по кассе за определенный временной промежуток (месяц, квартал и т.д.), показываются обобщенные данные по оборотам, входящему и исходящему сальдо.

Причины возможного пересмотра лимитов

1. Оптимизация штата отдела инкассации.

Сокращение штатной численности службы инкассации может повлечь за собой увеличение лимитов максимального остатка кассы в ВСП.

1. Специфика работы филиала/ВСП.

Работа может быть организована следующим образом: вечерняя смена кассового центра подразделения банка формирует сумки для ВСП и кассеты для загрузки банкоматов на следующий день. Утром бригады инкассаторов получают сформированные сумки и выезжают на маршруты инкассации. Подкрепление денежными средствами в подразделении Банка России/РКЦ производится с учетом заявок на следующий банковский день. В случае если сумки будут формироваться в день получения средств из РКЦ (подкрепление с 9:00, причем в «живой» очереди), то подкрепление ВСП будет производиться не ранее 11:00 — 12:00, что может отрицательно сказаться на качестве обслуживания клиентопотока.

Кроме того, необходимость перезагрузки банкомата в определенный момент времени требует наличия в кассовом центре ВСП определенных средств, причем купюрный состав денег должен соответствовать установленному лимиту банкомата. Не секрет, что в ряде подразделений Банка России/РКЦ периодически случаются проблемы с отсутствием нужного покупюрного состава денежных средств. В этой связи, чтобы исключить/минимизировать сбои в работе банкоматов, кассовый центр ВСП будет вынужден подкрепляться в головном офисе банка, что повлечет дополнительные затраты.

1. Излишнее занижение максимального лимита кассы, которое может нарушить отработанную схему организации работы подразделения, если:

• удаленность ВСП от кассового центра составляет 50 — 80 км;
• протяженность маршрута инкассации — 250 — 400 км по внутрирегиональным дорогам, при этом необходимо учитывать плохое дорожное покрытие.

С другой стороны, сокращение действующих лимитов кассы может вызвать значительный рост нарушений, связанных с превышением установленных лимитов кассы, несвоевременную доставку денежных средств в ВСП, недовольство клиентов и увеличит нагрузку на сотрудников служб инкассации, кассового центра и кассовых работников дополнительных офисов. Вечером дополнительные офисы будут отсылать денежные средства в кладовую <1>, чтобы не превысить максимальный лимит кассы, и одновременно будут делать заявку на утро на подкрепление на сумму, отправленную ранее в кладовую, для удовлетворения заявок клиентов. Денежные средства будут пересчитываться дважды:

• в кассе пересчета утром, после сдачи сумок инкассаторами;
• старшим кассиром дополнительного офиса после получения подкрепления из Банка России.

<1> Что означает дополнительный вызов инкассации.

Отметим тот факт, что клиенты приходят за денежными средствами в первой половине дня, а выручку они же сдают во второй половине дня.

1. Расчеты, связанные с заключением/окончанием финансового года.

Каждый год в декабре в связи с подготовкой к новогодним праздникам денежный поток, в том числе и наличный, значительно увеличивается по сравнению с предыдущими месяцами. Также увеличивается спрос на наличные денежные средства.

1. Конкурентная среда.

В некоторых случаях увеличение лимита кассы позволит обеспечить своевременность и качество обслуживания клиентов имеющимся штатом службы инкассации и кассового подразделения. В противном случае возможны многочисленные нарекания, жалобы и недовольство клиентов по поводу качества обслуживания, что в результате может негативно сказаться на репутации кредитной организации, вызвав при этом активизацию банков-конкурентов.

Как уже было сказано ранее, необходимо предусмотреть возможность установления отдельных лимитов на выходные, праздничные и предшествующие им дни для банкоматов и подразделений с соответствующим режимом работы. При этом для определения расчетных величин отдельных лимитов используются соответствующие дни расчетного периода.

Целесообразно учесть перечень подразделений, для которых уполномоченным коллегиальным органом банка/отделения допускаются разовые превышения установленных лимитов в прогнозном периоде. Под разовыми превышениями понимаются нарушения установленного лимита максимального остатка в подразделении, инкассация которого осуществляется до окончания времени обслуживания клиентов. Разовые превышения могут возникать в случаях значительного прихода наличных денежных средств в конце операционного дня при невозможности инкассации излишков в головное отделение либо учреждение Банка России в этот же день. При принятии решения необходимо учитывать техническую укрепленность подразделения с целью ограничения размера разовых превышений установленных лимитов.

На каком счете учитывается движение наличных денег?

Для учета наличности применяется счет 50 «Касса».

Сч.50 корреспондирует по дебету и кредиту с другими бухгалтерскими счетами в зависимости от назначения поступаемой или выдаваемой наличности.

Дебет сч.50 показывает суммы поступающей наличности, кредит – выдаваемой из кассы.

Синтетический и аналитический

Для более удобного бухгалтерского учета на предприятии можно вести синтетический и аналитический учет по сч.50.

Синтетический учет отражает суммы в обобщенном виде. Для удобства возможно открытие субсчетов на синтетическом сч.50, на которых денежная наличность будет группироваться по видам.

Аналитика предполагает открытие на сч.50 аналитических счетов, где наличные денежные средства могут учитываться более детально —  распределяться по источникам поступления или выбытия, а также по иным параметрам в соответствии с нуждами организации.

Предприятие вправе разработать удобную для себя систему аналитического учета наличных средств. План счетов не дает никаких рекомендация относительно правил ведения аналитики по сч.50.

Что касается синтетического учета, то План рекомендует при необходимости открывать следующие субсчета:

• 1 – «Касса организации» — для учета наличных денег в основной кассе предприятия.
• 2 – «Операционная касса» — для учета наличности в отдельных кассах по продаже билетов на вокзалах, в портах, на пристанях, на остановочных пунктах, багажных отделениях.
• 3 – «Денежные документы» — предназначен для учета векселей, авиабилетов, марок госпошлины.

Количество превышений на одно ВСП

   N ВСП  

   I квартал      2013 г.   

   II квартал      2013 г.    

   III квартал       2013 г.    

   IV квартал    2013 г.

 Допофис 1

     0,95     

      0,82     

       0,8      

      1,0

 Допофис 2

     1,4      

      1,35     

       1,8      

      1,1

 Допофис 3

     2,9      

      2,5      

       2,3      

      2,0

 ...      

      ...     

      ...      

       ...      

      ...

 Допофис N

     3,6      

      3,0      

       3,2      

      3,2

Для объективной оценки итогов политики, проводимой ВСП кредитной организации, по уменьшению роста СДО наличных денежных средств в кассе и банкоматах целесообразно рассматривать три показателя:

• СДО наличных денежных средств в кассе в валюте РФ (без учета банкоматов);
• СДО наличных денежных средств в кассе в иностранной валюте (без учета банкоматов);
• СДО наличных денежных средств в банкоматах.

Очевидно, что для получения объективной оценки работы отделения/ВСП необходимо оценивать не суммарный СДО аналогично анализу кассы, а СДО на один банкомат, чтобы исключить часть естественного прироста, связанного с установкой новых банкоматов.

В некоторых филиалах одной из причин превышения лимита может являться необходимость подкрепления ВСП наличными деньгами.

Кроме того, случаи превышения лимита часто возникают в связи с необходимостью массовых выплат (пенсий, пособий и т.п.)

Важно понимать, что, если возникают повторяющиеся ситуации более значительного расхода или прихода наличных денежных средств в какие-либо дни квартала, допускается установление отдельных лимитов на эти дни. Это не только приведет к уменьшению количества превышений, но и даст возможность исключать соответствующие дни из расчета лимитов на дни с нормальной величиной расхода/прихода для получения более адекватных показателей

Наличие фактов превышения лимита касс зачастую обосновано высоким уровнем среднедневного остатка наличных денежных средств, максимально приближенного к установленным лимитам.

Для минимизации нарушений максимального лимита кассы рекомендуются следующие шаги:

1. Организовать работу по установлению и пересмотру лимитов загрузки денежных средств в банкоматы в соответствии с требованиями нормативных документов кредитной организации.
2. Провести анализ работы банкоматов с наименьшим среднедневным расходом и оценить целесообразность их дальнейшего функционирования в местах установки.
3. Пересмотреть параметры и режимы, обеспечивающие бесперебойную работу для наиболее востребованных банкоматов при соблюдении установленных лимитов загрузки.
4. Провести анализ обоснованности установления лимита максимального остатка наличных денежных средств.
5. Обеспечить проверку достоверности сведений, указанных в объяснительных записках по факту нарушения установленных лимитов, и числовых данных при формировании отчетности для головного подразделения банка.

Теоретически, увеличивая остаток наличных денег в учреждениях банка (операционных кассах вне кассового узла, дополнительных офисах) на конец операционного дня и таким образом сокращая объем денежных средств в пути, можно свести инкассацию излишков почти к нулю. Но с практической точки зрения подобная ситуация представляется малореальной, так как в действительности процесс минимизации или максимизации критериального показателя неразрывно связан с некоторой системой ограничений, выражающих цели и задачи, а также отражающих специфику функционирования того или иного подразделения банка. Применительно к лимитированию остатка денежной наличности в ВСП в качестве ограничителей могут выступать требования к укрепленности и технической оснащенности учреждений охранными и противопожарными системами, ряд ограничений экономического плана, выраженных в количественных показателях.

Размеры лимитов остатка денежных средств подлежат корректировке при возникновении любых изменений, оказывающих существенное влияние на технологию кассовой работы: при изменении графика обслуживания клиентов; закрытии или открытии внутренних структурных подразделений, вечерних касс; установке банкоматов; закрытии РКЦ и пр.

Заключение

Итак, давайте подытожим всё вышенаписанное. Операционная касса – это инструмент облегчения ведения деятельности, который используется с целью минимизировать издержки, связанные с наличностью. Но при этом к нему выдвигаются значительные требования. Хотя, следует отметить, что часто делается послабление, и во многом руководство компании ориентируется по сложившейся ситуации. Так, в сетевых магазинах закрывать кассиров за пуленепробиваемым стеклом нерационально. Тогда как для больших предприятий или организационных структур это довольно актуальная тема.

Также необходимо отметить, что не всегда все требования, выдвигаемые нормативной документацией, применяются везде. Часто можно встретить упрощенные варианты. Рассмотрим небольшой пример. Допустим, что покупателем был уже приобретён товар, но на кассе он что-то взял и передумал. На этот случай есть процедура отмены. Чтобы не тревожить руководство каждый раз, необходимо просто подтверждение со стороны представителя охраны, который находится в зале.