«ростелеком» развернет в анапе геоинформационную платформу «русгис»

Ценные советы по оптимизации бизнес-процессов в организации

На что еще стоит обратить внимание перед или в процессе оптимизации: 

Обращать внимание на все детали

Бизнес-процесс — сложная структура, состоящая из многих элементов. Нельзя рассматривать его только с одной стороны или стараться видеть только хорошее. 

Все алгоритмы дают сбои, а задача оптимизации — найти их и устранить. Даже самая незначительная деталь может серьезно сказаться на прибыли. 

В процессе работы важно сохранять баланс: не пытаться освоить все сразу, но и не отказываться от подробного анализа, чтобы упростить себе работу. 

Не отказывайтесь от помощи профессионалов

Руководитель может быть отличный специалист. Но невозможно быть экспертом в любой сфере. Например, вы умеете проектировать дома, но не составлять договор для их продажи.

Не уверены, что сможете правильно внедрить нововведения? Обратитесь к профессионалам — техническим службам, консалтинговым агентствам или успешным представителям бизнеса. 

Просить помощи не зазорно, если это положительно скажется на развитии вашего бизнеса.

Сгруппируйте затраты в категории

Разделите затраты на постоянные и переменные и анализируйте каждую отдельно. Это нужно для того, чтобы оценить долю расходов, не зависящих от объемов продаж. 

Постоянные расходы не зависят от объема производства. Компания их несет, даже если ничего не продает. Это аренда офиса, ремонт оборудования, оклад сотрудников, реклама и пр. Постоянные затраты для бизнеса самые весомые и тяжелые: их непросто урезать и влиять с их помощью на прибыль. По возможности их необходимо сокращать, но для этого нужно знать структуру затрат, анализировать и оценивать влияние на рентабельность бизнеса.  

Переменные затраты напрямую связаны с объемом производства. Это расходы на материалы, услуги сторонних компаний, необходимые для производства, сдельная часть зарплаты и т.д

Казалось бы, контролировать такие расходы легче, но чтобы ими управлять, важно оптимизировать закупку сырья и комплектующих, постоянно анализировать условия поставщиков.

Вообще очень полезно периодически — раз в квартал или полгода — пользоваться методикой тендера. Вы можете собирать ценовые предложения на товары и услуги, которыми пользуетесь. Часто мы привыкаем к партнерам, но если не сравнивать их условия со среднерыночными, можно упустить неплохие альтернативы. Тем более, поставщики часто идут на уступки, когда вы указываете на более выгодные условия конкурентов.

Однотипные расходы группируйте в укрупненные статьи, такие как закупка материалов и комплектующих, зарплата, расходы на рекламу, налоги, аренда, связь и ИТ, хозяйственные, представительские и другие траты. Некоторые предприниматели любят отправлять непонятные расходы в категорию «Прочее». Этого лучше избегать: пусть у вас будет больше категорий, но и более четкая картина издержек.

Что такое бизнес-процесс в компании простыми словами

Понятие «процесс» имеет общепринятое значение — это деятельность, в результате которой происходит изменение свойств объекта — а для бизнес-процесса такого определения нет.

Но если объединить все существующие расшифровки в одну, получится следующее:

В отличие от простого процесса, в котором субъектом выступают и неодушевленные предметы, например, станки или компьютеры, в бизнес-процессе работа всегда выполняется при участии человека — работника организации.

Бизнес-процесс всегда строго регламентирован: он состоит из этапов, задач и процедур. Такой алгоритм всегда можно воспроизвести повторно — и получить ожидаемый результат.

Так может выглядеть бизнес-процесс

Оптимизируем, а не сокращаем

Бездумное урезание расходов на ключевые процессы может привести к снижению качества и вашей ценности для потребителя. Чтобы не растерять всех клиентов и не обанкротиться, подходите к оптимизации расходов грамотно и придерживайтесь простых правил:

Эффективная методика снижения затрат

В кризисное время сокращать траты нужно очень аккуратно, иначе можно случайно потерять и в прибыли. Оптимизировать расходы поможет полный и развернутый анализ и влияние каждой статьи затрат на компанию в целом. В зависимости от размера и особенностей бизнеса, анализ может занять от нескольких дней до 1–2 месяцев. Рассказываем пошагово, что делать.

Аутсорсинг сетевой инфраструктуры

Обслуживание и создание эффективной ИТ инфраструктуры организации – это необходимое условие успешного ведения бизнеса. Сетевая инфраструктура становится с каждым днём сложнее. В неё входит огромное количество оборудования и программного обеспечения, обслуживать которое должен довольно большой штат сотрудников. Именно поэтому многие фирмы начинают задумываться: производить им поддержку самостоятельно либо же воспользоваться внешним обслуживанием (аутсорсингом)?

Аутсорсинг сетевой инфраструктуры – это превосходный способ сохранения и страхования ваших инвестиций в IT. Данная процедура позволяет снизить расходы, которые связаны с развитием и функционированием корпоративной сети, а также существенно повысить качество IT услуги.

Правила оптимизации бизнес-процессов компании

У оптимизации есть свои правила, выработанные годами практического опыта. Они помогают компании избежать ошибок «первопроходцев» и через набор конкретных процедур подсказывают, в каком направлении двигаться.

Деталей много, поэтому, для экономии времени, объединим их в четыре основных принципа:

1. Локализовать проблему

Прежде, чем приступать к изменению существующих бизнес-процессов предприятия или внедрению новых, необходимо сформировать модель «как есть» — прописать список основных операций, происходящих в компании. 

Систематизировать бизнес-процессы можно с помощью таблиц или схем. В них необходимо указать основные параметры — например, сроки выполнения, задействованный персонал и результаты.

Это поможет выделить существующие преимущества, недостатки и создать стратегию решения конкретных проблем. А также — выявить полностью неисправные алгоритмы. Их невозможно описать, а влияние токсично — значит, придется ломать и выстраивать с нуля. 

2. Двигаться от общего к частному

Не стоит пытаться сразу изменить весь порядок дел в компании. 

Во-первых, игнорирование деталей приведет к разрушению существующих связей между бизнес-процессами. 

Во-вторых, оптимизация — это длительная процедура. Регулирование всего подряд быстро потратит ресурсы, а также есть вероятность оптимизировать не то, что нужно. 

Начинать необходимо с небольших задач, последовательно изменяя каждую ступень. Так вы сможете видеть улучшения в реальном времени, избежать недовольства работников и выявить неочевидные проблемы прежде, чем они окажут негативный эффект на производство.

3. Смотреть на проблему комплексно

Бизнес-процессы в компании неразрывно связаны между собой. Задача оптимизации — найти оптимальное решение, чтобы перемены оказались положительными. 

Прежде, чем запускать мероприятия в одном секторе, проанализируйте, как они повлияют на остальные — сейчас или в будущем. 

Если изменение значительно снизит продуктивность отдельного участка работ, лучше поискать другое решение. Исправления постфактум потребуют еще больше времени и затрат.

4. Ориентироваться на цифры, а не мнения

Оптимизация сопряжена с выходом из «зоны комфорта», и каждый руководитель должен быть готов к сопротивлению работников. 

В дальнейших действиях следует доверять цифрам, а не словам. Обновленный алгоритм снизил время обработки заявок в два раза? Отлично, продолжаем.

Но нельзя полностью скидывать «человеческий фактор» со счетов. Игнорирование негатива может привести к саботажу.  

Умные города и передовые технологии

Концепция «Умный город» предполагает интеллектуальные решения в управлении городской инфраструктурой — транспортом, энергетикой, тепло- и водоснабжением, безопасностью. Такие решения должны повысить производительность городских служб, увеличить энергоэффективность и экологичность коммунального комплекса и обеспечить жителям возможность влиять на развитие города. 

Проекты по созданию умной городской среды сегодня реализуются по всему миру: в России и СНГ, странах Европы, США, Бразилии, Израиле, ОАЭ, Китае, Сингапуре. Это проекты по строительству умных кварталов или населенных пунктов и смартизации уже существующих городов. 

В мусорные контейнеры встроены ультразвуковые датчики, которые определяют степень их загруженности. Система круглосуточно собирает эти данные и автоматически формирует график и маршруты движения мусоровозов, что позволяет эффективно расходовать ресурсы на вывоз отходов. 

Организация облачной ИТ-инфраструктуры предприятия

Крупную инфраструктуру труднее поддерживать, и, конечно, она требует больших финансовых влияний. Для экономии ресурсов можно создать облачную инфраструктуру.

Организация облачной ИТ-инфраструктуры предприятия

Облачная структура напоминает стандартную, различие лишь в том, что компоненты располагаются в системе у поставщика, который предоставляет вам эту услугу. Для регулирования ИТ-инфраструктурой ваш компьютер должен быть подключён к интернету.

Если вы воспользуетесь услугами поставщика, вам не придётся готовить помещения под сервер, устанавливать его, достигать масштабируемости и т.д. Это уже будут заботы поставщика, услугами которого вы решили воспользоваться.

Конечно, несмотря на явные преимущества ИТ-инфраструктуры, есть и определенные риски для бизнеса. Под риском принято понимать нежелательные, неблагоприятные последствия, которые создаются разными угрозами. В первую очередь это хакерские, вирусные атаки. Порча имущества или данных.

Чем качественнее будет ИТ-инфраструктура, тем сильнее бизнес окажется защищен от всевозможных рисков

Поэтому к разработке проекта на всех этапах нужно подходить с должным вниманием и ответственностью

Преимущества перехода на аутсорсинг

Сокращение издержек на сопровождение СИ. В данном случае поставщик услуг IT аутсорсинга берёт на себя второстепенные обязательства

Сам же управляющий персонал может сконцентрировать своё внимание на решении других задач, которые более важны. Таким образом, компания добивается конкурентного преимущества.

Снижение рисков в проектах

Расширение и модернизация СИ, внедрение бизнес-приложений и IT сервисов – всё это выполняют узкоспециализированные профессионалы. Таким образом удаётся минимизировать вероятность ошибок, которые довольно часто могут возникать у специалистов более широкого профиля.

Увеличение качества самого обслуживания. Передача всех обязанностей, связанных с технической поддержкой и сопровождением, одному поставщику даёт возможность стандартизировать обслуживание и гарантировать высокое качество работы.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Оптимизацию принято делить на три категории: изменение уровня процесса, среды и задачи. В первом случае меняется схема выполнения, во втором — переменные, в третьем — конкретный этап. Чтобы стало понятнее, рассмотрим на примерах.

1. Оптимизация задачи — автоматизация рутинной работы предприятия

Смысл: заменить ручной труд одной программой.

Польза: ускорение процесса, уменьшение себестоимости обработки, высвобождение ресурсов для более трудоемких задач.

Вред: высокие затраты на разработку — необходимо нанять специалистов, которые составят техзадание, напишут программу и займутся её обслуживанием.

Когда применять: у вас есть задачи, повторение которых происходит по сотне-тысяче раз в день. 

Пример: в компании много задач, которые требуют согласования и постоянной смены исполнителя. Все взаимодействия происходят в разных каналах — по телефону, в мессенджерах, через почту, при личном общении. Объединение их в CRM или BPMS-систему сократит срок ожидания ответа, переключения и исключит возможность утери данных.

2. Оптимизация процесса — передача обязанностей потребителю

Смысл: расширение уровня самостоятельности клиента позволит избавиться от части задач и ускорить обработку заявок.

Польза: ускорение процесса, уменьшение себестоимости обработки, высвобождение ресурсов для более трудоемких задач.

Вред: потеря части клиентов, которые не хотят делать что-то самостоятельно, снижение лояльности, повышение затрат на проверку данных.

Когда применять: если вашему продукту или услуге нет альтернатив или, когда заявок так много, что потеря части из них незначительно скажется на прибыли.

Пример: подобное решение часто встречается в банках, например, при оформлении заявок на кредит. Организовывать встречу, чтобы менеджер заполнял договор со слов клиента — долго и дорого. Люди, которым нужны деньги, заполнят форму, а кто нет — банку не интересны.

3. Оптимизация уровня процесса — отказ от согласования

Смысл: сократить срок принятия промежуточных решений за счет проверки итогов постфактум.

Польза: ускорение процесса, сокращение затрат на операционные процессы.

Вред: поздно фиксируются ненужные процессы — те, которые не приносят прибыли.

Когда применять: согласование не оказывает значительного влияния, цена обработки невысокая, и ошибки не принесут значительных убытков.

Пример: на согласование оплаты нужного сервиса требуется от 1 до 3 дней. Ответственный сотрудник передает документы напрямую бухгалтерии, и необходимые суммы стали зачисляться в тот же день. В конце месяца руководитель проверяет все оплаченные счета и фиксирует данные.

4. Оптимизация уровня процесса — выполнение задач параллельно

Смысл: ускорить процесс за счет одновременного выполнения взаимозависимых задач. 

Польза: ускорение процесса.

Вред: затраты на перестройку и сбои в процессе адаптации.

Когда применять: всегда, это должно стать нормой эффективного производства.

5. Оптимизация уровня среды — давать возможность, когда она нужна

Смысл: предсказать пожелания клиента, выполнив заявку сразу там, где появляется потребность.

Польза: увеличить входящий трафик, повысить лояльность, ускорить процесс обработки.

Вред: повышение затрат на операционные процессы.

Когда применять: есть места, где постоянно концентрируются клиенты, требуются временные затраты на поиск и установление связи.

Пример: компания, оказывающая услуги эвакуатора, проанализировала и выявила наиболее аварийные участки дороги в регионе. Чтобы сократить время на получение и выполнение вызова, специалисты патрулируют эти места и приезжают к пострадавшим быстрее конкурентов.

И еще немного банальных оптимизаций:

• Обучить сотрудника выполнять несколько последовательных задач.
• Создать гайды, чек-листы, инструкции, которые понимает даже специалист без опыта.
• Вместо расширения штата передать часть задач на аутсорс.
• Собрать всю информацию на первом этапе работы, чтобы отказаться от лишних контактов.
• Исключить из работы задачи, которые не влияют на эффективность.

До/После

Основные задачи транспортной оптимизации

Основная задача, которая стоит перед менеджерами организации в данном аспекте, это снижение затрат на перевозки без потери их качества. Про планирование логистических процессов было рассказано в отдельной статье. Рассмотрим основные типы издержек, характерных для процесса перевозки сырья, готового товара или персонала:

1. Затраты на погрузку/разгрузку, а также доставку товара в торговую точку.
2. Расходы на эксплуатацию, текущий и капитальный ремонт ТС.
3. Топливные затраты.
4. Оплата труда водителей, механиков, экспедиторов.
5. Уплата налогов, пошлин, таможенных сборов.
6. Затраты на проезд по платным автодорогам.

Оптимизация транспортной работы необходима при неконтролируемом росте описанных издержек. Процесс оптимизации транспортных расходов на предприятии начинается с анализа текущей логистической стратегии и сбора рекомендаций по ее коррекции.

Анализу подвергаются такие аспекты транспортной системы предприятия:

• способ перемещения грузов;
• выбор типа транспортного средства и его конкретной модели;
• подбор компании-перевозчика и прочих логистических посредников;
• схема расположения складских терминалов компании.

Коррекция текущей логистической стратегии позволит выработать эффективный методологический аппарат для оптимизации работы транспорта. Для эффективных изменений логистический отдел должен выработать «дорожную карту» и согласовать ее с руководством и финансовым подразделением.

Приоритетные задачи, которые должны быть решены в ходе оптимизации процессов транспорта:

• развитие МТБ предприятия. Основной упор нужно делать на максимальную автоматизацию трудоемкой работы;
• своевременное обновление и капитальное обслуживание парка транспортных средств;
• внедрение автоматизированных логистических систем, способных предоставлять сводные данные обо всех перевозках за требуемый период. И также система должна предоставлять детализацию по каждой отдельной поездке.

В рамках «оздоровления» логистического направления предприятия нужно придерживаться таких мер, которые не скажутся на безопасности груза или пассажиров, соблюдении времени прибытия-отбытия, увеличении времени простоя на этапе погрузки/разгрузки.

Пример использования структурированного анализа на одном из западносибирских месторождений, которое находится на третьей стадии освоения и демонстрирует падение объемов добычи

Межфункциональная рабочая группа подготовила комплексный план разработки месторождения (КПРМ), которое находится на третьей стадии освоения. В ходе всестороннего обсуждения проведен анализ остаточных запасов месторождения, сформулированы и протестированы
основные сценарии, связанные с оптимизацией освоения месторождения на текущем этапе и в долгосрочной перспективе. По итогам последующей технико-экономической доработки на основе этих сценариев подготовлены конкретные программы по повышению эффективности извлечения
запасов.

Программа по проведению дополнительного экономически эффективного бурения. Рабочая группа провела системный анализ по всем участкам месторождения с неразбуренными остаточными запасами. По каждому участку произведен расчет экономической эффективности
нового бурения («Карта ранжирования участков по индексу прибыльности»). Для повышения экономической эффективности по некоторым участкам предложено проводить бурение с существующих кустовых площадок с целью сокращения капитальных затрат за счет использования
уже построенных объектов инфраструктуры. Для снижения рисков в ряде случаев предложено провести бурение сразу на несколько пластов, а также совместить эксплуатационное бурение с доразведкой транзитных и нижележащих пластов. В результате только за первые 12
месяцев объем добычи нефти на месторождении увеличился на 20% по сравнению с ранее прогнозируемым.

Программа по оптимизации системы поддержания пластового давления (ППД) предусматривала проведение эксперимента по ограничению закачки воды с целью сократить затраты на непроизводительную закачку и оптимизировать систему разработки для более
эффективного вытеснения остаточных запасов.

Программа по использованию методов увеличения нефтеотдачи (МУН) предусматривала проведение мероприятий по выравниванию профиля приемистости (ВПП) пласта в зонах высокой проницаемости и концентрации остаточных запасов. Для внедрения этой
технологии выделены приоритетные блоки и разработан подробный график внедрения. В итоге прирост добычи составил около 2%.

Программа по выводу скважин из бездействия включала в себя список скважин, которые предлагалось восстановить и вновь ввести в эксплуатацию в первую очередь. При этом приоритет отдавался участкам с наибольшими остаточными запасами.

Программа по оптимизации доразведки и прироста запасов в рамках месторождения включала в себя список скважин первой, второй и третьей степени приоритетности для проведения геолого-разведочных работ (ГРР). В список первой степени приоритетности
вошли мероприятия по углублению бездействующих скважин с целью доразведки юрских пластов. В случае успеха ГРР скважины первой степени приоритетности позволили бы оперативно вовлечь в добычу новые запасы, поскольку эти объекты находились в зоне существующей
инфраструктуры. Кроме того, благодаря углублению существующих скважин вместо бурения новых удалось значительно снизить капитальные затраты на доразведку.

Программа по оптимизации наземной инфраструктуры. Рабочая группа провела анализ загрузки существующих объектов наземной инфраструктуры и предложила ликвидировать избыточные мощности за счет перераспределения жидкости между дожимными насосными
станциями (ДНС) и между компрессорными насосными станциями (КНС), а также отказаться от эксплуатации части трубопроводов.

В целом разработанная программа оптимизации обеспечивает значительный прирост добычи и повышение экономической отдачи от эксплуатации месторождения (см. схему 1).

Принципы создания ИТ-инфраструктуры предприятия

Есть много направлений разработки IT-инфраструктуры предприятия, среди которых выделяются максимально перспективные: создание IT с нуля, усовершенствование уже имеющейся инфраструктуры, преобразование инфраструктуры под определенные бизнес-процессы (продвижение новых услуг для заказчиков, улучшение качества обслуживания).

Для создания оптимальной, оперативной инфраструктуры требуется привлечь к работе грамотных специалистов, а для этого требуются серьезные материальные затраты.

Чаще всего разработку проекта, его продвижение, подбор всего компьютерного оборудования, программного обеспечения, разработку исполнительной документации доверяют компании, которая специализируется именно на этом. Хорошо, если она же сможет заняться и ИТ-аутсорингом.

Для бесперебойной работы системы необходимо детально изучить организационную структуру и техническую документацию предприятия, дающую подробную информацию о функциональном предназначении и возможности дальнейшего роста о действующих бизнес-процессах.

Эта информация пригодится для формирования необходимого резерва, функционального его использования и при необходимости возможность проводить проверку.

Одна из наиболее распространенных ошибок — желание сэкономить на затратах и создать максимально простую ИТ-инфраструктуру. Часто бывает так, что на предприятии начинают внедрять ERP систему, и после становится, очевидно, что ИТ-инфраструктура к этому абсолютно не готова.

Распространенной ошибкой может быть и эксперимент по сотрудничеству с различными серверными бизнес-приложениями для всего предприятия, при этом отказываясь от разработки структуры стабилизационного фонда.

ТОП-30 IT-профессий 2022 года с доходом от 200 000 ₽

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры
подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности
и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились
с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Александр Сагун
Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2022

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ ресурсов об IT-сфере

Только лучшие телеграм-каналы, каналы Youtube, подкасты, форумы и многое другое для того, чтобы узнавать новое про IT

ТОП 50+ сервисов и приложений от Geekbrains

Безопасные и надежные программы для работы в наши дни

Получить подборку бесплатно

pdf 3,7mb
doc 1,7mb

Уже скачали 16880

Когда всё сделано правильно продвижение бизнес-процессов будет проходить без проблем. Если всё же происходит какой-либо сбой в работе системы, это легко можно решить с помощью копирования или соединить системы в единый сектор.

Для того чтобы привести к общему знаменателю ошибки и повреждённые данные, нужно сформировать механизм резервного копирования и реабилитации.

Принципы создания ИТ-инфраструктуры предприятия

В период планирования обязательно должны учитываться опция ввода новых пользователей и воплощение функционального развития бизнес-процессов в небольшой период времени.

Что такое ITSM

ITSM (Information Technology Service Management) — это система управления IT-сервисом для покрытия бизнес-потребностей. Идеология системы заключается в оптимальном сочетании процессов, людей и технологий. 

ITSM — сервисно-ориентированная модель: фокус с самих технологий смещен на клиента, его потребности и услуги, которыми он пользуется. В философии ITSM управление технологиями – это не цель, а средство создания ценности для бизнеса и клиентов. В этом её главное отличие от традиционного технологического подхода.

Помимо этого, в ITSM учитывается принцип потока создания ценности. Его суть в том, что поставщик, предлагая услугу заказчику, старается понять, зачем она нужна ему и как он будет её использовать. Выяснив, чего на самом деле желает клиент, можно предложить ему не одну услугу, а комплексный сервис, чтобы полностью закрыть потребность.

Также модель базируется на системном подходе: все этапы и процессы скоординированы и взаимосвязаны друг с другом. Поэтому  ITSM помогает не только улучшить качество сервисов, но и снизить расходы компании.

Эксплуатация технических средств сетевой инфраструктуры

Для каждой организации правильное построение сетевых инфраструктур является залогом безопасного и эффективного использования информации.

После того как была сформирована база такой системы, происходит внедрение сетевых сервисов. С их помощью обеспечивается надёжность и доступность всех ресурсов компании. Эффективность ведения бизнеса определяется доступностью пользовательских сервисов, систем видео и голосовой связи, а также систем унифицированных коммуникаций.

Немаловажным значением обладает и защита сетевой инфраструктуры. Ведь при возникновении чрезвычайной ситуации велика вероятность потери не только самого оборудования, но и информации.

Многие такие аварии и катастрофы угрожают целостности самого бизнеса. Они являются предсказуемыми с определённым процентом вероятности. Такие события могут быть как природные (наводнение, землетрясение и т.п.), так и механические (разрыв водопроводных коммуникаций, выход из строя жёсткого диска и другие).

Отсутствие специальной программы, с помощью которой осуществляется восстановление работоспособности сетевой инфраструктуры, ставит под большую угрозу дальнейшую деятельность организации. Особенно это касается предпринимателей малого и среднего бизнеса.

Во многих компаниях такое планирование чрезвычайных мероприятий фокусируется уже на стадии ИТ. Такая программа сохранения непрерывности любых бизнес-операций, а также послеаварийного восстановления способна стать, пожалуй, самым ценным и эффективным вкладом отдела ИТ в успешное процветание самой компании.

Существует так называемое горячее запасное оборудование, которое готово моментально включиться в работу при аварийной ситуации. К примеру, вы можете дублировать самые важные данные занесением их на специально предназначенную базу.

А вот холодное – представляет собой устройства, которые можно оперативно подготовить к выполнению тех либо иных задач. Это может быть набор не подключённых серверов, на которых установлено всё необходимое для работы программное обеспечение сетевой инфраструктуры. Таким образом, вы сможете без проблем и очень быстро переключиться с неисправного оборудования и продолжить работу.

Как провести подготовку к оптимизации бизнес-процессов

Качественная подготовка к оптимизации бизнес-процессов предприятия — половина успеха. Иначе, в лучшем случае, оптимизация не окажет должного эффекта, а в худшем — негативно скажется на производстве.

Что необходимо сделать до начала изменений:

Задача
Решение
Провести внешний и внутренний аудит
Выделить ключевые бизнес-процессы и провести SWOT-анализ — определить их сильные и слабые стороны, перспективы развития и улучшения.По возможности — собрать данные о похожих бизнес-процессах конкурентов, сравнить с процессами компании и на основе этого составить стратегию изменений.
Назначить ответственного
От руководителя проекта во многом зависит его эффективность. Нужно, чтобы в нем сочетались достаточный статус для принятия решений и подходящий характер.В качестве ответственного чаще всего выбирают топ-менеджера. При выборе руководителя низшего звена возникают дополнительные риски — например, сложности с согласованием.
Организовать проектную группу
В идеале, она должна состоять из сотрудников и специалистов извне — например, экспертов из консалтингового агентства

Первые помогут в совершенствовании существующих бизнес-процессов, а вторые — с внедрением актуальных технологий в работу.При поиске сторонней организации обращайте внимание на репутацию, а не на цену — экономия может стоить вам конфиденциальной информации!
Подобрать инструменты
В зависимости от целей и ситуации будут меняться инструменты, применяемые для усовершенствования системы. Перечислим основные:— Исключение или ликвидация — избавление от сбоев, ненужных затрат и необязательных операций.— Изменение — замена старых алгоритмов, технологий на новые, более современные.— Ускорение — увеличение скорости работы за счет автоматизации производства.— Упрощение — переход к более простому способу приема заказов и распределения задач.— Стандартизация — изучение актуальных методов работы с программами и внедрение их в производство.— Обеспечение взаимодействия — создание единой информационной системы предприятия для обеспечения слаженности действий.— Добавление — установка новых узлов, комплектующих для обеспечения непрерывности производства.

Кроме этого, стоит организовать презентацию плана преобразований для штата. Открытость к диалогу поможет превратить сотрудников в союзников оптимизации.

Соберите все расходы

Идеально, если у вас предусмотрена подробная финансовая и управленческая отчетность. Такой учет, как правило, ведется с помощью программ, можно легко выгрузить данные за определенный период. Цифры расходов и поступлений в этом случае сразу разнесены по статьям.

Иногда в компаниях нет подробного и глубокого учета расходов. Тогда нужно будет потратить время, поднять все траты хотя бы за последние шесть месяцев и распределить их по направлениям, месяцам, способам оплаты.

Учитывайте все расходы, даже самые на первый взгляд незначительные. Часто множество мелких трат при анализе собирается в крупную статью. Допустим, вы не учитываете представительские расходы — бизнес-завтраки, такси после встречи с клиентом и т.д. Суммы вроде небольшие и в общих тратах особо не заметны. Но если такие мероприятия у вас регулярны, итоговая цифра будет существенной для бюджета.

Самый простой отчет, который здесь поможет, — отчет о движении денежных средств.

Отчет о движении денежных средств в Adesk

2021: Старт внедрения платформы «РусГИС»

«Ростелеком» 21 октября 2021 года сообщил о начале внедрения в городе-курорте Анапа геоинформационной платформы РусГИС, которая оцифрует и объединит в единую систему всю информацию о муниципальной собственности, транспорте, пляжных территориях и других социально и экономически значимых объектах. Сервисы РусГИС позволят оптимизировать издержки на эксплуатацию городской инфраструктуры, принимать эффективные управленческие решения и повышать инвестиционную привлекательность курорта. Проект реализуется на основе соглашения с администрацией города и будет завершен к концу года.

Мы запустили этот проект для повышения прозрачности и эффективности системы управления всей территорией курорта. С помощью РусГИС мы можем отслеживать нарушение правил застройки, контролировать использование муниципального имущества по назначению, выявлять и включать объекты недвижимости в налогооблагаемую базу, тем самым увеличивая объем поступлений в городской бюджет», – отметил Владислав Ивченко, начальник управления информатизации и связи администрации города-курорта Анапы.

РусГИС собирает, анализирует, визуализирует и хранит пространственные данные и формирует на их основе интерактивные карты с удобным интерфейсом, навигацией и возможностью масштабирования. Внедрение геоинформационной платформы включает проведение аэрофотосъемки, наполнение системы данными, а также настройку автоматической рассылки уведомлений налогоплательщикам и последующий мониторинг исполнения решений. Уже в ходе пилотного запуска проекта, когда в систему РусГИС были загружены общедоступные сведения из федеральных баз данных и ортофотопланов Анапы, было выявлено более 27 тысяч земельных участков без сформированных границ, свыше 1,5 тысяч земельных участков без категории, порядка 2 тысяч земельных участков без вида разрешенного использования, а также более 1,5 тысяч земельных участков без кадастровой стоимости.

Наши эксперты консультируют участников проекта при работе с аналитикой и помогают стандартизировать информацию. Такой подход позволяет оперативно превращать сведения о полученных ошибках и расхождениях в базах в реальные налоговые поступления в бюджет муниципалитета. В перспективе с помощью РусГИС в Анапе будет создан полноценный цифровой двойник города, – отметил Евгений Матвеев, заместитель директора Краснодарского филиала ПАО «Ростелеком».

После внедрения системы сотрудники администрации смогут в одной информационной среде видеть данные Кадастровой палаты, Росреестра, ФНС, аэрофотосъемки. В системе будет отображен каждый участок и каждое здание: нейросеть посчитает их площади, а затем сравнит с данными ФНС. При этом процесс устранения нарушений будет максимально автоматизирован. В будущем специалисты муниципалитета смогут самостоятельно создавать новые информационные слои, используя Яндекс- и Google-карты, OpenStreetMap, аэроснимки беспилотников или спутниковую съемку. Дополнительно «Ростелеком» предоставит администрации Анапы готовые модули, которые позволят автоматизировать процессы и в других сферах муниципального хозяйства. Они будут проводить мониторинг реконструкции дорог, качества воздуха, отслеживать зарастание муниципальных земель, а также выполнять другие важные социальные задачи.

ИТхранениембольших объемов данныхсвободного программного обеспеченияреестр «Российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных»РоскосмосомРоскартографиейспутниковсельского хозяйстванефтегазовоготелекоммуникаций

Перспективы и новые вызовы

В ближайшие годы наиболее востребованными будут решения для оцифровки и автоматизации работы коммунальных служб:

• омниканальные платформы для взаимодействия жителей с самыми разными элементами городской инфраструктуры, которые позволят легко и быстро решать типовые задачи, например, обращение в городские службы или проведение голосований для местных инициатив;
• IoT-устройства, которые будут собирать информацию о состоянии инженерных систем города, выявлять проблемы, неисправности и автоматически запускать сценарии обслуживания;
• технологии, которые повысят защищенность информационных систем города от киберугроз.

Но и это лишь промежуточный этап, ведь на смену разрозненным технологиям придут экосистемы, которые сделают наши города по-настоящему умными, безопасными, экологичными, а главное — комфортными. Цифровизация ЖКХ — это долгий и сложный процесс, который требует серьезной административной поддержки. Запуск умных проектов дал хороший толчок к формированию технологий, которые станут той самой экосистемой.

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.