Новые правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. комментируем разделы 1–3

Этапы внедрения электронного документооборота

На начальном этапе ЭДО потребует от руководителя компании небольших издержек в виде затрат на техническое сопровождение и услуги сторонней организации, однако в дальнейшем система принесет гораздо больше прибыли и сэкономит время персонала для выполнения более важных задач, требующих их непосредственного участия.

Если вы внедряете программу на небольшом предприятии, вам нужно выполнить несколько задач:

• Получить сертификат электронной подписи на уполномоченное лицо предприятия.
• Выбрать и заключить договор с аккредитованным ФНС оператором.
• Отправить приглашения контрагентом, которые уже используют цифровое делопроизводство.
• Подключить к вашему ЭДО контрагентов.

Для крупных компаний рекомендуется внедрение программ и обращение за помощью к сторонним организациям с большим опытом.

1. Выбор электронной подписи.

Электронная документация бывает формализованной и неформализованной. Вторая не регулируется государственными органами и принимается только с участием человека. К неформализованным документом относятся письма, договора, счета и т.д.

Для формализованных документов утвержден единый регламент передачи, который используют все сотрудники при документообороте. Чтобы закрепить их юридическую силу, используют квалифицированную ЭП. Для обмена с контрагентами использую защищенную подпись.

Если подпись простая и подтверждает факт подписания документа, можно пользоваться неквалифицированной электронной подписью.

1. Выбор оператора.

В качестве оператора выступает организация, которая обладает программным обеспечением для реализации обмена документами. Защищенные каналы позволяют передавать информацию безопасно и не бояться, что ее перехватят злоумышленники. Оператор может своевременно вносить изменения в механизмы обмена документацией и форматы документов.

Основные функции оператора:

• уведомление ФНС о том, что юридическое лицо присоединилось к обмену документами;
• проверка электронной подписи на действительность в момент подписания;
• реализация функционального обмена приглашениями между контрагентами.

Без оператора невозможно обмениваться формализованными документами, так как регламент передачи, установленный законодательством, в таком случае соблюдаться не будет.

1. Выбор УЦ.

Удостоверяющий центр занимается созданием и выдачей сертификатов ключей проверки ЭП, а также иными функциями

При выборе УЦ обращайте внимание на наличие аккредитации и правовой статус учреждения

1. Подписание соглашений.

Купить ЭП можно в Удостоверяющим центре. Для этого придется подписать договор и оплатить услугу.

Когда компания регистрируется в системе выбранного оператора, она присоединяется к регламенту работы сервиса. Такой формат работы позволяет не заключать договора с каждым партнером и облегчает процесс внедрения ЭДО.

Помощь во внедрении электронного документооборота в компании «Северсталь ЦЕС»

Наши специалисты проконсультируют вас по поводу электронного документооборота и подскажет, как сделать это быстро, избежав проблем и лишних расходов. Вы можете обратиться к нам любым удобным для вас способом: по телефону, оставив заявку на сайте или написав на электронную почту.

Какая электронная подпись нужна для электронного документоборота

На сегодня нет единого закона, регулирующего электронный документооборот. Поэтому в зависимости от того, с кем вы обмениваетесь документами, понадобятся разные виды электронной подписи. Правила их использования устанавливает закон «Об электронной подписи».

Об электронной подписи — в законе 63-ФЗ

Электронная подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной.

Как получить электронную подпись

При обмене документами с физическими лицами подойдет любая подпись

Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают эл. почту

Для заверения внутренних документов подойдет любая подпись. Иногда в электронном документообороте организации используют несколько видов подписи.

При обмене документами между компаниями может быть две ситуации:

Пример соглашения об обмене электронными документами

1. Если документы подписывают простой или усиленной неквалифицированной подписью, нужно договориться и подписать соглашение об обмене электронными документами.
2. Если квалифицированной — соглашение можно не подписывать, но нужно договориться с контрагентом о взаимном обмене электронными документами.

Для обмена первичными документами подойдет любая электронная подпись. А вот счета-фактуры можно подписывать только квалифицированной подписью, даже если есть соглашение об обмене электронными документами.

Порядок обмена электронными счетами-фактурами — в приказе Минфина № 14н

У компаний могут быть разные операторы. Но обычно удобнее, когда контрагенты подключены к одной и той же системе ЭДО: тогда не нужно настраивать роуминг между разными системами.

Чтобы начать обмениваться документами с партнером, нужно принять его приглашение в личном кабинете СЭД

При обмене документами с налоговой и фондами нужна квалифицированная электронная подпись. Через ЭДО компании и ИП могут отправлять в налоговую и фонды любые электронные документы

Для ведения бухгалтерской отчетности внутри компании подойдет любая электронная подпись. По закону в электронном виде можно вести первичные учетные документы, учетные регистры и финансовую отчетность.

Об электронных учетных документах — в письме Минфина от 06.11.2020 № 03-03-06/1/96737

В судебном документообороте используется усиленная квалифицированная подпись. В суд можно подать в электронном виде исковое заявление, заявление, жалобу или любые письменные доказательства.

Как подписать электронные документы для суда — в законе от 23.06.2016 № 220-ФЗ

Как выбрать подходящую систему

Список аккредитованных операторов ЭДО можно найти на сайте налоговой. Компания может выбрать любого оператора из списка. Операторы почти не отличаются друг от друга, отличия могут быть в скорости обслуживания и в том, какую помощь они оказывают при интеграции ЭДО в бизнес.

Если у контрагентов будут разные операторы, это нормально. Главное, убедитесь, что оператор состоит в реестре, поддерживает роуминг с большинством других операторов и гарантирует безопасность данных.

Например, чтобы пригласить контрагента обмениваться документами в сервисе «Диадок», можно ввести в поисковой строке его название и отправить приглашение нужной компании

СЭД «Е1 Евфрат»

Россия. Москва

Компания Cognitive Technologies («Когнитивные технологии») — разработчик новейшего программного обеспечения. Свое начало компания ведет с 1968 года. За все это время Cognitive Technologies не раз показала себя как надежный и ответственный партнер.

В сферу нашей детальности входит автоматизация различных бизнес-процессов, разработка комплексных информационных системы для предприятий, решений для создания беспилотного оборудования, средств распознавания текста и речи, программ для автоматизации документооборота, технологий искусственного зрения и т. д. Об особенностях нашей работы можно узнать в разделе «Услуги» на официальном сайте Cognitive Technologies.

Проблемы внедрения систем электронного документооборота

Любая компания, стремящаяся к модернизации процессов и идущая в ногу со временем, так или иначе, сталкивается с проблемами внедрения новых систем. Это может коснуться и организацию, желающую внедрить системы электронного документооборота.

Давайте рассмотрим, с какими проблемами вы можете столкнуться:

Во-первых, как мы уже говорили, рассматривая плюсы и минусы ЭДО, это психологический барьер, но проблема не только в нем. Также препятствием может стать низкая образованность персонала предприятия, нежелание обучаться, боязнь прозрачности процессов. Одним словом — консерватизм.

Во-вторых, многие предприятия, к сожалению, еще не успели далеко уйти от советского типа управления, а именно фактор директора советского периода, когда он сам не желает работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

В-третьих, частые структурные изменения в организации и слабая формализация бизнес-процессов.

В-четвертых, так или иначе, придется взаимодействовать с внешним миром, который еще не перешел полностью на электронный документооборот, хотя и стремиться к этому.

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:

1. Производственный документооборот;
2. Управленческий документооборот;
3. Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
4. Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
5. Бухгалтерский документооборот;
6. Складской документооборот;
7. Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
8. Технический и/или технологический документооборот и др.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам аутсорсинговой компании и так далее.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

• обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
• осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
• оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
• производит протоколирование всех процессов;
• оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
• за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
• упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Таким образом, мы рассмотрели с вами основные понятия и виды ЭДО, а также задачи, которые решает данная система.

Электронный документооборот в государственных закупках

В данном пункте статьи хочется отразить основные моменты нормативного регулирования электронного документооборота в госзакупках.

Согласно статье 5 Федерального закона от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”:

Также в данной статье говорится и о том, что ключи усиленной электронной подписи и их сертификаты проверки можно получить только в специализированных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию в соответствие с Федеральным законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ.

Уполномоченные органы разрабатывают порядок взаимодействия указанных удостоверяющих центров с единой информационной системой и электронными площадками, также разрабатываются требования безопасности.

Таким образом, при наличии у поставщика (участника закупок) электронной подписи, препятствий для участия в государственных закупках нет.

Итак, в данной статье мы с вами рассмотрели основные принципы электронного документооборота. Из наиболее известных корпораций, предоставляющих услуги по продаже и установке программного обеспечения можно выделить такие, как фирма  1С, 1С-Рарус, ABBY и другие.

На этом сегодня все. Надеюсь, что данный материал был для вас полезен. Желаю вам удачи и до встречи в следующих выпусках.

Цифровая платформа «Работа в России».

Работодатель размещает сведения о вакансиях через личный кабинет или кадровое агентство, зарегистрированное на портале. Минтруд предлагает сроки — 3 рабочих дня после появления вакансии и не позднее следующего рабочего дня после ее закрытия. При отсутствии вакансий сведения подавать не надо. Войти на сайт «Работа в России» можно по логину и паролю Госуслуг. Если вы там еще не регистрировались, надо это сделать. С мая этого года произошли некоторые изменения в работе сайта. Некоторые из них уже действуют, некоторые начнут работу позже. Так, уже сейчас через портал можно подавать не только информацию о вакансиях у работодателя, но и сведения, предусмотренные ч. 2 и 3 ст. 25 Закона о занятости. Речь, например, о предстоящей ликвидации компании, введении простоя или неполного рабочего времени. С 01.09.2022 через сайт «Работа в России» можно будет вести электронный кадровый документооборот (ЭКДО), в том числе заключать и расторгать трудовые договоры. Правда, в полной мере ЭКДО заработает только с 01.03.2023, когда все документы будут оформляться по определенным формам. А с 01.01.2023 на портале должна стать доступна функция заключения:

• гражданско-правовых договоров на выполнение работ или оказание услуг;
• авторских договоров с физлицами;
• договоров на стажировку, профессиональное обучение или получение дополнительного профессионального образования.

Более подробно о работе портала Минтруд рассказал в письме, датированном мартом 2022 года. В нем вы найдете памятку со скриншотами сайта, как действовать в разных ситуациях.

Письмо Минтруда России от 09.03.2022 N 16-5/10/В-2811

Сектор импортозамещения технологий

Деятельность сектора направлена на увеличение объема разработки и производства импортозамещающей (аналоговой) продукции (технологий, проектов) и продвижению продукции предприятий (организаций) Тюменской области. Осуществляется налаживание сотрудничества с крупными заказчиками, в том числе компаниями нефтегазовой отрасли, как для крупных региональных предприятий, так и для субъектов малого и среднего бизнеса. Сектором сопровождается привлечение региональных поставщиков/подрядчиков к реализации в Тюменской области крупных инвестиционных проектов.

Сервисы:

1. Организуем взаимодействие предприятий (организаций) Тюменской области с крупными заказчиками и проводим биржи контактов;
2. Осуществляем информационно-аналитическую поддержку компаний по поиску необходимых технологических решений (что можно и нужно замещать);
3. Формируем и тиражируем реестр региональных компетенций;
4. Поддерживаем инвесторов, которые заинтересованы локализовать производство в перспективных импортозамещающих нишах (глубокая переработка, переделы, технологии);
5. Развиваем идеи импортозамещения в экономике региона и продвигаем инициативы в СМИ.

Приоритеты в отраслях:

1. Нефтехимическая промышленность;
2. Машиностроение и металлообработка;
3. Нефтегазовый комплекс;
4. Агропромышленный комплекс;
5. Транспорт;
6. Инновационная деятельность;
7. Фармацевтическая промышленность.

По вопросам сотрудничества Вы можете обратиться в Департамент инвестиционной политики и государственной поддержки предпринимательства Тюменской области.

Как осуществляется взаимодействие посредством электронного кадрового документооборота

Для взаимодействия работодателя и работника посредством электронного документооборота потребуется электронная подпись. В рамках этого взаимодействия работник (лицо, поступающее на работу) может отправлять вам заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется ЭКДО. Он вправе направлять их в ваш адрес через информационную систему, которой пользуетесь вы. Такие документы считаются полученными вами на следующий рабочий день после направления. Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может подать (направить):

• в письменной форме;
• в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя (если работодатель использует собственную информационную систему);
• через цифровую платформу «Работа в России» (если работодатель использует ее).

По этому заявлению вы обязаны безвозмездно предоставить работнику такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе. А если в отношении этих документов осуществляется ЭКДО, такие электронные документы предоставьте способом, указанным в заявлении работника:

• в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
• в форме электронного документа. Например, разместите его в личном кабинете работника на цифровой платформе «Работа в России», если используете ее в целях осуществления ЭКДО.

Срок предоставления — не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий. По заявлению работника вы обеспечиваете его доступ к документам, подписанным простой электронной подписью работника в вашей информационной системе. С этой целью электронные документы направляйте в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале государственных и муниципальных услуг в порядке, предусмотренном Правительством РФ. На цифровой платформе «Работа в России» обеспечивается:

• фиксация фактов получения работником (лицом, поступающим на работу) и работодателем электронных документов;
• возможность выгрузки электронных документов;
• возможность взаимодействия с информационной системой работодателя для автоматизированной выгрузки электронных документов, созданных с помощью цифровой платформы «Работа в России», и автоматизированной загрузки на цифровую платформу электронных документов, созданных с использованием информационной системы работодателя.

На цифровой платформе «Работа в России» электронные документы хранятся в подсистеме «Электронный кадровый документооборот». Работник (лицо, поступающее на работу) и работодатель могут получить доступ к ним через подсистемы «Личный кабинет соискателя (работника)» и «Личный кабинет работодателя». Регламент использования подсистемы «Электронный кадровый документооборот» утверждается Минтрудом России. Доступ к электронным документам, созданным и подписанным посредством подсистемы «Электронный кадровый документооборот», может обеспечиваться в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг. Порядок доступа работника к электронным документам, созданным с использованием цифровой платформы «Работа в России», через единый портал государственных и муниципальных услуг устанавливает Правительство РФ.

Учтите: положения Трудового кодекса РФ, касающиеся взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг, а также положения п. 61 Правил функционирования цифровой платформы в части, касающейся использования единого портала госуслуг, применяются с 01.09.2022.

С 1 марта 2023 г. электронные документы необходимо создавать в соответствии с едиными требованиями к составу и форматам электронных документов. Их установит Минтруд России по согласованию с Минцифры России и Росархивом.

Распространенные ошибки по теме “Правила делопроизводства в органах исполнительной власти”

Ошибка: Орган местного самоуправления ознакомился с новыми Правилами делопроизводства для муниципальных и государственных органов, после чего утвердил новую инструкцию по работе с обращениями граждан и организаций.

Правила, меняющие процедуру делопроизводства, не коснутся организации работы с запросами граждан (организаций) о предоставлении им услуг (в данном случае — муниципальных), поэтому новые инструкции по данной сфере деятельности принимать не требуется.

Ошибка: В органах местного самоуправления не внесли изменения в инструкцию по делопроизводству в отделе кадров. Когда данный факт обнаружился, руководитель обвинил кадрового сотрудника в некомпетентности.

За состояние делопроизводства и соблюдение требований Приказа № 71 ответственен руководитель органа местного самоуправления (или лицо, уполномоченное на исполнение обязанностей такового).

Цели и задачи

Ранее документооборот и делопроизводство в органах исполнительной власти, подведомственных учреждениях и муниципалитетах Тюменской области велись в разных программах. Из-за этого часто возникали сложности с интеграцией и настройкой ПО, усложнялись их сопровождение и техническая поддержка.

Чтобы создать единое решение для всех уровней власти, была проведена конкурсная процедура в соответствии с 44-ФЗ. По ее результатам в Тюменской области стартовал проект внедрения интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX — российского импортонезависимого программного продукта (№ 4499 в Едином реестре отечественного ПО).

За последние годы мы протестировали множество российских программных продуктов (операционные системы, офисные пакеты и др.), серверного оборудования, хранилищ данных, средств виртуализации — всего, что касается критически важной для нас инфраструктуры. Мы не закупаем ПО только потому, что оно российское

Нам важно понимать, что система или решение действительно закрывают наши задачи. Хотелось подобрать импортонезависимый продукт, разработанный на современном стеке технологий и привычный для пользователей, чтобы при этом он мог объединить существующие базы органов власти региона разного уровня в единую систему. Также была задача оптимизировать процессы и выстроить для вышестоящей организации удобный контроль исполнения документов в подведомственных структурах

Мы не закупаем ПО только потому, что оно российское

Нам важно понимать, что система или решение действительно закрывают наши задачи. Хотелось подобрать импортонезависимый продукт, разработанный на современном стеке технологий и привычный для пользователей, чтобы при этом он мог объединить существующие базы органов власти региона разного уровня в единую систему

Также была задача оптимизировать процессы и выстроить для вышестоящей организации удобный контроль исполнения документов в подведомственных структурах.

Станислав Логинов
заместитель директора Департамента цифровизации Тюменской области

Directum RX учитывает 100% стандартов российского делопроизводства, а также форматы, утвержденные ФНС. В системе поддерживается работа со свободным общесистемным и офисным ПО: ОС семейства Linux, СУБД PostgreSQL, пакеты LibreOffice, Мой Офис, Р7-Офис и Onlyoffice. Разработчик — компания Directum — обладает лицензиями ФСБ и ФСТЭК на создание программного обеспечения.

Цели и задачи проекта:

1. Импортозамещение. Замена всего ПО на отечественные системы.
2. Оптимизация процессов сквозного взаимодействия между органами власти региона. Объединение всех баз в единую систему.
3. Снижение стоимости обслуживания системы.