Обзор сервисов электронного документооборота

ПРОФИ

Что автоматизирует: получение заказов.

Кому нужен: репетиторам, тренерам, мастерам по ремонту, врачам, фрилансерам и другим исполнителям без сайта и рекламы.

Сколько стоит: тарифы считаются индивидуально, около 3% от стоимости заказа.

ПРОФИ — это биржа для самозанятых. Сервис собирает в каталоге заказы, а исполнитель на них откликается, выполняет и получает оплату сразу на карту, без посредника. Комиссию платят самозанятые, её вид зависит от специальности исполнителя. Например, репетиторы и автоинструкторы платят только за выполненные заказы, а мастера красоты или юристы — за оставленный отклик или контакт клиента.

На ПРОФИ можно автоматизировать получение заказов — включить автоотклики. Тогда сервис будет мониторить каталог и сам откликаться на заказы, если анкета самозанятого подходит под условия заказчика. Исполнитель тут же получит уведомление и сможет написать клиенту, обсудить стоимость услуг или отменить отклик, если решит, что заказ не подходит.

Сервис персонально подбирает заказы под анкету самозанятого и выдаёт в каталоге

Сравнение платформ электронного кадрового документооборота

Информационных сервисов для кадрового электродокументооборота очень много. Разработчики интегрируют программы электронного кадрового документооборота в локальные системы работодателей и предлагают различные функции с учетом индивидуальных потребностей заказчика.

Проведем сравнение КЭДО — 1С: Кабинет сотрудника от 1С, Сбер Корус от Сбербанка и Диадок от Контура.

1С

Система 1С — удобное пространство для всех участников ЭКДО. Удаленное взаимодействие проводится в сервисе 1С: Кабинет Сотрудника. Работнику доступна работа с трудовыми документами и актуальная информация о:

• зарплате за отчетный период;
• доступных днях отпуска;
• доходах в формате справок и пр.

Сотрудник сможет работать с КЭДО через мобильное приложение или браузер. Работодатель подключается к сервису со стационарного компьютера. Программа интегрируется в рабочую информационную систему организации.

Для внутреннего документа работнику понадобится УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Ее оформляют бесплатно в 1С: Кабинет Сотрудника. Работодатель подписывает документацию УНЭП, которую тоже сможет оформить через сервисы 1С — 1С:Подпись, 1С — ЭТП. Все процессы автоматизированы: и работники, и работодатели гораздо быстрее формируют, обрабатывают и фиксируют трудовые документы.

Сбер Корус

Еще одна платформа КЭДО — Сбер Корус. Она интегрируется с любой учетной системой, в том числе 1С ЗУП и Битрикс. Трудовые документы цифровизуют и подписывают онлайн. Подписи (УНЭП) сотрудникам формируют бесплатно — через сервисы Сбербанка.

Вся работа ведется через личные кабинеты. Из бонусов — авторизация работников проводится через СберID, а это очень удобно, если зарплатный проект компании открыт в Сбербанке. Кроме того, Сбер предлагает тренинги для работников при внедрении ЭКДО и консультации для работодателей на всех этапах перехода.

Контур Диадок

Контур предлагает собственный модуль КЭДО — Диадок. Оператором ЭДО выступает СКБ Контур, который одновременно является аккредитованным удостоверяющим центром. Там же оформляют и подписи для сотрудников.

Модуль работает и в веб-версии, и в локальной учетной программе. А к маршрутам согласования документов работодатель сможет подключить неограниченное количество согласующих лиц.

Доступны создание и поддержка шаблонов основной трудовой документации. А о новых документах и статусах подписания сообщают по СМС и электронной почте.

Тарифы на использование Контур.Диадок

Тарифная сетка обширна. Ниже будут расписаны тарифы и их стоимость. Цена – это годовое обслуживание. Соискателю достаточно выбрать лимит, который ему потребуется в течение года. Можно подобрать самый оптимальный вариант для любой организации:

1. Стандартный пакет стоит 4200 рублей* и позволяет отправлять до 600 бумаг в месяц.
2. За 7800 рублей можно отправлять до 1200 документов.
3. За 18600 руб. – 3000.
4. За 36000 руб. – 6000.
5. За 68400 руб. – 12000.

На заметку! За входящую документацию плата не взимается. Существует также расширенный тарифный план, если организация планирует отправку более 12000 экземпляров документации. Этот тариф рассчитывается индивидуально.

Контур.Диадок – это сервис нового поколения. Он позволяет значительно оптимизировать рабочий процесс предприятия, особенно при наличии большого количества отделов и высокого документооборота. В случае системных ошибок или затруднений пользователи могут обратиться в службу технической поддержки. Для этого достаточно позвонить по бесплатному номеру 8 800 500 10 18, заказать обратную связь или отправить письмо в техподдержку через сайт. Операторы работают круглосуточно.

* Все указанные в статье цены актуальны на август 2019 года.

Контур.Сайн

Что автоматизирует: документооборот.

Кому нужен: самозанятым, которые используют ЭДО и хотят подписывать документы онлайн.

Сколько стоит: от 990 ₽.

Сервис бесплатно выпускает электронную подпись через интернет и помогает наладить электронный документооборот. Это удобно для работы с заказчиками из разных регионов. Обычно нужно распечатать, расписаться, отнести документы на почту, а потом дождаться, когда вернётся копия с подписью клиента.

С помощью Контур.Сайн можно обмениваться документами и не дублировать их на бумаге. Можно удалённо подписывать договоры, технические задания, акты приёмки-передачи, соглашения и другие документы, для чего не нужна квалифицированная подпись. Такие документы будут юридически значимыми, их примет любой государственный орган.

В личном кабинете Контур.Сайн лежат все документы, которые надо подписать электронной подписью. Когда приходит новый документ, система присылает уведомление

Евгений Кузнецов

Юрист

Я сотрудничаю с заказчиками из разных регионов России. На каждый проект — отдельный договор, NDA и акт приёмки. Раньше я отправлял эти документы по почте, а с помощью Контур.Сайн удалось наладить ЭДО не выходя из дома.

Отправка электронного документа

Для отправки документов перейдите в пункт меню «Продажи» – «Реализация (акты, накладные, УПД). Выберите
документ, далее «ЭДО» – «Просмотреть электронный документ» (рис.16).

Рис.16. Отправка ЭДО в программе «1С»

Убедитесь, что документ сформирован в нужном вам формате. После чего можно нажать «Подписать и
отправить». Если требуется изменить формат, перейдите в раздел «Настройки ЭДО».

Также, в случае необходимости, отправляем выданные счета-фактуры.

Контрагентам, у которых оператор ЭДО «КалугаАстрал» (2AE…) и «Такском» (2AL…), таким же образом можно
отправить счет. Для этого зайдите в «Продажи» – «Счета покупателям» – «ЭДО» – Просмотреть электронный
документ» ¬¬¬– «Подписать и отправить».

Контрагентам, с которыми настроен роуминг через оператора «Тензор» система «СБИС» (2BE…) и «Контур»
система «Диадок» (2BM…), лучше отправить счет «Произвольным документом» (рис.17), чтобы быть уверенным в
том, что в их системе он визуализируется корректно. Счет не требует ответной подписи, поэтому в
«настройках ЭДО» по данному контрагенту уберите галочку «Ожидание ответной подписи». После того, как
отправите документ, галочку верните на место.

Рис.17. Настройка обмена с контрагентом

«Произвольным документом» удобно отправлять счета, акты сверок, договора, наряд-заказ,
платежное-поручение, КС-2 и прочие документы, предварительно сохранив нужный документ в удобном вам
формате (PDF, Word, Excel).

Для этого зайдите в «Продажи» ¬– Электронные документы – «Произвольные документы».

Рис.18. Произвольные документы в «1С:Бухгалтерии 3.0»

Затем выберите закладку «Исходящие» – «Создать» (рис.19).

Рис.19. Создание произвольного документа

Приближаем светлое будущее вместе с ЭДО «Транскрипт»,

С каждым днем растет число компаний, которые перешли на электронный документооборот. Не за горами время, когда вся документация в России будет вестись исключительно в электронном виде.

Подготовьтесь к этому заранее и начните уже сейчас вести документацию в электронном документообороте «Транскрипт».

Если ваши заказчики уже пользуются ЭДО, вы можете пригласить их обмениваться документами в системе «Транскрипт»

При этом не важно какого оператора ЭДО они используют. Для этого не потребуется дополнительной настройки

Облегчите себе обмен документами с заказчиками, используйте электронный документооборот «Транскрипт»! Это быстро, удобно и экономически выгодно.

Как это работает?

Обмен документами в электронном формате удобнее и разумнее с экологической точки зрения, так как вы сократите расход бумаги и сбережете легкие нашей планеты — лиственные леса.

Электронные документы имеют такую же юридическую значимость, потому что подписываются электронной подписью DSS.

Для отправки электронного документа в мобильном приложении системы ЭДО «Транскрипт» нужно выполнить 4 шага:

1. Установить мобильное приложение.

2. Загрузить или сфотографировать бумажный документ, который необходимо отправить.

3. Выбрать контрагента (заказчика), которому нужно отправить файл.

4. Подписать документ электронной подписью DSS.

Вы также можете принимать документы от своих заказчиков, которые были отправлены вам на подписание. Система показывает уведомления о новых полученных документах, поэтому вы ничего не упустите из виду.

Подробнее узнать, как установить мобильное приложение «Транскрипт», как начать им пользоваться, как пригласить контрагентов и отправить им свои первые документы можно в этой инструкции.

Postmypost

Что автоматизирует: работу в соцсетях.

Кому нужен: самозанятым, которые ведут соцсети.

Сколько стоит: от 468 ₽ в месяц. Можно использовать и бесплатно для 30 публикаций в месяц и с ограниченными опциями.

Сервис пригодится самозанятым, которые привлекают клиентов через соцсети. Он помогает заранее выстроить график публикаций и не отвлекаться на постинг.

Кроме автопостинга, Postmypost делает репосты из RSS-ленты сайта, автоматически удаляет посты по графику, проверяет тексты на ошибки перед публикацией. А аналитика помогает отслеживать результаты: на какие посты клиенты реагируют лучше, когда отправляют заявку, какой контент более виральный.

В Postmypost можно планировать публикации в календаре, выбирать необходимые соцсети для постинга, отвечать на комментарии и делать это всё в одном окне для всех площадок

Илья Кривенко

SMM-специалист

Я не могу размещать контент наугад, когда чувствую вдохновение. В SMM нужна стратегия, подкреплённая чётким графиком, поэтому я планирую все публикации заранее. Postmypost помогает мне объединить все соцсети в одной системе и выстроить календарь постов.

Преимущества 1C: ЭДО

«1С-ЭДО» — это сервис для обмена
юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.)
с контрагентами через Интернет. ЭДО по сравнению с бумажным документооборотом становится все более
популярным способом получения и отправки документации, имеющим ряд преимуществ:

• ускоряется процесс оформления и обработки юридически значимых документов;
• снижаются затраты и сроки передачи контрагенту пакета документов, что приводит к сокращению
  сроков закупок, отгрузок, возмещения НДС и получения оплат от клиентов;
• сокращаются затраты на хранение и утилизацию бумаг, а также сокращается время на поиск
  документов в архиве. В «1С-ЭДО» все документы «под рукой», причем бессрочно;
• исключается потеря документов;
• в контролирующие органы документы предоставляются путем выгрузки вместе с квалифицированной
  электронной цифровой подписью (ЭЦП) по тем же каналам, что и сдача отчетности.

Добавление ЭЦП

Для того, чтобы добавить ЭЦП, выполните следующие действия:

1. откройте в «1С:Бухгалтерии» раздел главного меню «Администрирование»;
2. выберите раздел «Обмен электронными документами»;
3. поставьте галочку на пункте «Электронные подписи»;
4. откройте раздел «Настройки электронной подписи и шифрования» (рис.1).

   Рис.1. Раздел «Настройки электронной подписи
   и шифрования» в «1С:Бухгалтерии 3.0»

Если действующий сертификат не отображается в открывшемся окне, добавьте его из уже установленных на
компьютере (для подписания и шифрования) (рис.2).

Рис.2. Добавление сертификата для подписания и шифрования данных
в программе «1С»

Затем следуйте этой инструкции:

1. в открывшемся окне «Добавление сертификата для подписания и шифрования данных» укажите
   «Показывать все сертификаты»;
2. выберите действующий и откройте его;
3. убедитесь, что заполнена строка «Организация» (укажите вашу).
4. лучше поставить галочку «Вводить пароль в программе электронной подписи», чтобы при работе
   с электронными документами не приходилось каждый раз реагировать на запрос пароля;
5. далее выберите раздел «Добавить» или «Обновить». Если требуется пароль, введите;
6. после того, как сертификат будет добавлен, откройте его, кликнув по нему 2 раза;
7. убедитесь, что заполнена строка «Программа». Здесь укажите крипто-провайдер, который
   установлен на вашем компьютере, VipNet или КриптоПро (рис.3).

   Рис.3. Заполнение строки «Программа»

8. далее нажмите кнопку «Проверить» (рис.4). При необходимости введите пароль;

   Рис.4. Проверка сертификата

9. если в результате проверки не выявлены ошибки, переходите к созданию учетной записи
   ЭДО.

Если при проверке ЭЦП выявлены ошибки, и вы не знаете, как их устранить, обращайтесь за помощью к
специалистам нашей компании. Мы подключимся удаленно и поможем оперативно справиться с любыми
техническими трудностями.

Если вы пользуетесь сервисом «1С:Предприятие 8» через Интернет (1C:Фреш), то обратите внимание, для
работы сервиса «1С-ЭДО» сертификат должен быть установлен локально, на вашем компьютере. При
добавлении сертификата вам будет предложено скачать и установить специальное расширение

Выполните
рекомендацию.

Если вы арендуете программу «1С» на нашем сервере, ЭЦП тоже должна быть на этом сервере. Сообщите в
техническую поддержку о необходимости добавления ЭЦП.

Создание учетной записи ЭДО

Возвращаемся к подразделу «Обмен электронными документами» в программе «1С:Бухгалтерия».

Для создания учетной записи ЭДО выполните следующие действия:

1. перейдите на закладку «Обмен с контрагентами»;
2. здесь поставьте галочку «Сервисы ЭДО» (рис.5);

   Рис.5. Подраздел «Обмен электронными документами»

3. далее выберите «Учетные записи ЭДО» – «Создать»;
4. откроется помощник подключения к ЭДО (рис.6);

   Рис.6. Помощник подключения к ЭДО

5. заполните обязательные поля. Ознакомьтесь с условиями использования сервиса и нажмите кнопку
   «Подключить» (рис.7);

   Рис.7. Помощник подключения к ЭДО

6. если помощник подключения выдает ошибку, которая связанна с заполнением юридического адреса,
   измените способ заполнения адреса. Выберите «Административно-территориальное деление».
   При необходимости загрузите классификатор (рис.8).

   Рис.8. Заполнение карточки «Юридический адрес контрагента»

7. Сохраните изменения. Создайте учетную запись ЭДО (рис.9);

   Рис.9. Помощник подключения к сервису «1С-ЭДО»

8. После подключения можно копировать и сообщать контрагентам оператора и идентификатор ЭДО,
   а также изменить назначение, настроить уведомления.
9. В случае замены ЭЦП, на закладке «Сертификаты» добавьте действующий и удалите старый
   сертификат. Для этого выберите раздел «Администрирование» – «Обмен электронными документами»
   – «Обмен с контрагентами» – «Учетные записи ЭДО» (рис.10).

   Рис. 10. Вкладка «Сертификаты» в программе «1С»

Работа с электронными документами и приглашениями выполняется через обработку «Текущие дела ЭДО».
Выберите раздел «Продажи»/«Покупки» – «Текущие дела ЭДО» (рис.11).

Рис.11. Раздел «Текущие дела ЭДО» в программе «1С:Бухгалтерия 3.0»

Функция «Отправить и получить» предназначена для приема документов и приглашений от контрагентов. Ее
необходимо запускать регулярно (рис.12).

Рис.12. Раздел «Текущие дела ЭДО» в программе «1С:Бухгалтерия 3.0»

Минимальные тарифы

Собирать данные о сервисах начали со стоимости услуг. И тут у меня для вас две новости. Хорошая – абсолютно весь входящий трафик у всех операторов бесплатен, с вас потребуют деньги только за исходящие документы. Плохая – разобраться с ценами, которые указаны на сайтах, очень сложно. А все потому, что тарификация и принцип оплаты у всех сервисов выстроены по-разному.

Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.

Контур.Диадок

Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.

Taxcom/1С: ЭДО

Есть два варианта работы, от которых зависит оплата за услуги оператора. Если вы используете решение 1С-ЭДО, то цену устанавливает франчайзи 1С в вашем городе. Дозвониться за неделю у нас не получилось. Второй вариант работы – напрямую, без привязки к 1С. В этом случае, как мы поняли, минимальный пакет на год будет стоить 1800 руб. и включать 150 исходящих сообщений (в каждом – пакет документов, включающий 1 счет-фактуру).

СБИС

Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Минимальный тариф составит 1200 руб. за 300 исходящих сообщений в год. Всё, что свыше, – 10 руб. за шт. В одно сообщение (пакет, комплект) может входить 1 счет-фактура и 2 сопутствующих документа.

Сфера Курьер

За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.

E-COM

Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.

В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:

Описание системы

Контур Диадок электронный документооборот позволяет решать важные вопросы компаний без дополнительных манипуляций. Система ДО позволяет формирование, отправку, получение и подписание бумажных аналогов документации, сила которой не снижается из-за электронного формата. Можно легко взаимодействовать не только с предприятиями, которые пользуются Контур.Диадоком, но также обмениваться данными с предприятиями, которые работают в другой программе, и государственными учреждениями. Например, отправлять отчеты для ФНС.

Стартовая страница

На данный момент система насчитывает более 1 500 000 компаний, которые активно пользуются сервисом. Даже имея на руках бумажный вариант документа, не составит труда перевести его в электронную версию и провести отправку адресату. Отпадает надобность в распечатке массы бумаг и ее подписании у руководителя. Сокращаются не только затраты на канцелярию и эксплуатирование оргтехники, но также оптимизируется и мобилизируется весь рабочий процесс.

На заметку! Существует множество аналогов Контур.Диадок, но этот сервис признан лучшим, и им пользуются даже налоговые органы.

Есть мобильная версия

Функциональные возможности

Пользоваться веб-версией можно при наличии сертификата, не требуется установка дополнительного программного обеспечения. Ниже указаны основные преимущества работы через эту систему и возможности, которые открывает электронный документооборот:

• Возможно создание, отправка и получение электронной документации.
• Отличное взаимодействие с 1С. Не нужно производить ручной ввод данных, происходит самостоятельное формирование необходимых бланков и интеграция с бухгалтерской программой.
• Удобное интегрирование с другими информационными системами: SAP, Oracle, MS Dynamics, API.
• Достаточно создать учетную запись и пользоваться расширенным функционалом.
• Документы этой версии принимаются не только всеми крупными компаниями на территории РФ, но также российскими государственными учреждениями.
• Не требуется дублирование документации.
• Можно вносить коррективы в электронную версию бумаги и согласовывать изменения в дистанционном режиме.
• Получение отчетов с 1С.
• Легко контролировать процесс отправки и получения. Система всегда покажет статус документации и на каком этапе находится его рассмотрение.
• С помощью фильтров можно легко найти нужную бумагу.
• Осуществлять вход можно не только через стационарный компьютер, но также через мобильное устройство или планшет.
• Имеется личное хранилище данных.
• Есть возможность проводить согласование документации между отделами, не выходя из своего кабинета.
• Можно настроить маршрутизацию каждой бумаги.
• Интеграция с другими, аналогичными программами.

Важно! Есть возможность прослеживать действия других контрагентов. Если кто-то из других организаций искал документ, система сообщит об этом

Вход в личный кабинет

Установка компонентов ЭДО

Перейдем от теории к практике и рассмотрим пошаговую инструкцию по тому, как установить «1С-ЭДО». В этой
статье мы рассмотрим наиболее распространенный случай, когда организация использует программу
«1С:Бухгалтерия» редакция 3.0.

Для начала требуется убедиться о наличии ЭЦП на рабочем компьютере. Подойдет такая же, которую вы
используете для сдачи отчетности.

Если ЭЦП отсутствует или закончился срок ее действия, подготовьте заявление на выпуск нового сертификата
непосредственно в программе «1С:Бухгалтерия». Сделать это можно в разделе главного меню
«Администрирование». Далее следуйте по списку:

1. выберите «Обмен электронными документами» – «Настройка электронной подписи и шифрования» –
   «Добавить» – «Заявление на выпуск сертификата»;
2. откроется форма подачи заявления;
3. заполните необходимые поля и передайте комплект документов менеджеру организации,
   сопровождающей вашу программу «1С»;
4. в течение суток будет выпущена ЭЦП. О готовности вы можете узнать, открыв заявление
   и обновив его статус.

Также следует напомнить, в «Учетную политику» рекомендуется включить возможность электронного
документооборота с контрагентами.

Обмен в роуминге

Напоследок расскажу о самом интересном. Как и в мобильной связи, в электронном документообороте есть сложности с взаимодействием абонентов в роуминге. Только речь не про услуги вне зоны обслуживания. В случае с документооборотом роуминг предполагает возможность обмена документами между клиентами разных операторов.

Повторюсь, сервисов в России больше 30. И далеко не у всех настроено роуминговое соединение друг с другом. Посмотреть, с кем у оператора ЭДО уже оно есть, можно здесь.

С одной стороны, почти все операторы подключены к роуминговым центрам – платформам, обеспечивающим защищенный обмен счетами-фактурами между клиентами разных сервисов. С другой – готовность самих операторов к настройке роуминга у всех разная. Судя по опыту наших партнеров, процесс затягивается в случае с Контур.Диадок и Taxcom/1С: ЭДО, быстрее – СБИС и Synerdocs. По остальным операторам отзывов нет.

Solar Staff

Что автоматизирует: сотрудничество с заказчиками и формирование чеков.

Кому нужен: самозанятым фрилансерам: копирайтерам, редакторам, дизайнерам, программистам.

Сколько стоит: для исполнителя бесплатно, комиссию платит заказчик.

Solar Staff помогает автоматизировать документооборот и выплаты, когда работаешь с крупными заказчиками. Сервис действует как генподрядчик: сам заключает с заказчиком договор, отправляет закрывающие документы, проводит выплаты и организует передачу исключительных прав на результаты работы.

Самозанятый выполняет работу, получает деньги от сервиса себе на карту и только оплачивает налог. А документооборот с заказчиком и выставление чеков происходит без его участия. Это удобно и для клиента: вместо нескольких договоров с разными удалёнными исполнителями всего один договор с Solar Staff.

В Solar Staff самозанятый сдаёт задачи и получает оплату. Банк-партнёр сам формирует чеки, а сервис берёт на себя весь документооборот с заказчиком

Электронная подпись: что такое, как получить и где использовать

Кроме вышеперечисленных функций, с помощью

КЭП физлица

можно зарегистрировать ООО или ИП онлайн на портале nalog.ru или через Госуслуги. Процедура позволяет подать документы на регистрацию в любое удобное время и из любого места. Готовые документы тоже не нужно забирать, выписка из реестра придет на почту с электронной подписью от ФНС.

Но КЭП физлица не позволяет вести деятельность от лица зарегистрированной компании или ИП. Сдавать отчетность в госорганы, подписывать электронные документы с контрагентами или работать с системами ЕГАИС и «Честный ЗНАК» можно только с электронной подписью для юрлица или ИП.

КЭП физлица подходит самозанятым для сдачи отчетности в налоговую и фонды. С июля 2020 года все самозанятые должны отчитываться перед госорганами и платить налоги. За доход от физических лиц — 4%, от юридических — 6%.

Электронная подпись физлица подходит также врачам. С 1 июля 2021 года пациенты могут получать больничный лист в электронном варианте. Это удобно, потому что документ не потеряется и не испортится. КЭП для медицинского работника позволит сократить время приема. Все стандартные функции квалифицированной электронной подписи физлицу будут также доступны.

Еще КЭП физлица облегчает деятельность юристам и адвокатам. С ее помощью можно работать с ФНС, ПФР, Росфинмониторинг, ПРАЙМ, АК&М и др. Делать запросы в ЖКХ и административные архивы. Подавать иски в арбитражные суды через систему Мой арбитр, в суды общей юрисдикции и Верховный суд — через ГАС Правосудие.

Настройка формата отправки документов

Когда обмен с контрагентом настроен, зайдите в «Настройки ЭДО» по данному контрагенту и укажите
необходимый формат отправки документа.

Для этого:

1. зайдите в раздел: «Администрирование» – «Обмен электронными документами» – «Обмен
   с контрагентами» – «Настройки ЭДО». Рекомендуем использовать формат УПД;
2. на закладке «Настройки отправки» выберите нужный документ, измените регламент ЭДО, укажите
   «УПД 2019» (рис.15).

   Рис.15. Настройки ЭДО

3. чтобы электронный УПД имел статус 1, поставьте галочки на вкладке «Счет-фактура
   и первичный документ в одном документе» и «Счет-фактура и корректировка в одном
   документе».

В каких программах реализован электронный документооборот 1С?

Подключить сервис «1С-ЭДО»
можно во многих типовых решениях фирмы «1С». Функционал уже встроен в конфигурацию, не нужно приобретать
дополнительные модули. Отправлять документы удобно непосредственно из программы. А на основании
поступивших формализованных электронных документов сразу формируются учетные данные, их останется лишь
проверить и провести.

Сервис «1С-ЭДО» совместим со следующими программами «1С»:

• 1С:Бухгалтерия (ред. 2.0
  и 3.0)
• 1С:Бухгалтерия
  КОРП
• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (ред. 1.0 и 2.0)
• 1С:Управление торговлей
  (ред.10.3 и 11)
• 1С:Розница (ред. 2)
• 1C:Управление нашей
  фирмой
• 1С:Комплексная
  автоматизация (ред. 2.0)
• 1С:Управление производственным предприятием
• 1C:ERP Управление
  предприятием (ред. 2.0) и другие

Также можно приобрести программный продукт «1С:Клиент ЭДО 8», предназначенный для ведения ЭДО. Решение
позволяет работать автономно или загружать информацию при помощи обмена с использованием подсистемы
«Обмен данными».

ЭДО необходим и полезен крупному бизнесу, но в то же время не менее важен для средних и малых компаний.
Если для крупных компаний предполагается внедрение, в котором участвуют бухгалтерия, финансовый
департамент и ИТ-служба, то в небольшой организации бухгалтер может прямо сейчас, без привлечения
специалистов, самостоятельно подключить ЭДО.

В чем выгода ЭДО «Транскрипт» для самозанятых?

• Экономия — вы платите 300 рублей и экономите на отправках заказных писем и поездках к заказчику, если отвозите документы лично.

• Скорость — сервис позволяет обмениваться документами за 2 секунды.

• Надежность — информация передается по защищенному каналу. Вероятность подмены и перехвата данных исключена.

• Удобство — можно отправлять документы в любое время суток с дивана, из ванной или пока едете в метро. Для этого понадобится лишь телефон с установленным мобильным приложением «Транскрипт».

• Сохранение истории — в системе сохраняется история документооборота, поэтому можно проверить любой документ и узнать, когда вы его отправили, и в какой период времени его получил контрагент.

OkoCRM

Что автоматизирует: ведение сделок и клиентской базы, общение с заказчиками, ведение задач и проектов.

Кому нужна: самозанятым, которые привлекают от 10 новых клиентов в месяц.

Сколько стоит: от 380 ₽ в месяц.

CRM-система нужна, когда поток заказчиков начинает расти, заказы теряются и больше не удаётся организовать взаимодействие вручную. В OkoCRM самозанятые автоматизируют продажи и общение с клиентами в мессенджерах, соцсетях, по почте или по телефону. Все каналы будут в одном окне CRM.

Система собирает заявки для самозанятого, переносит их в единую воронку продаж и создаёт на каждого клиента карточку. А потом в нужный момент выполняет автоматические действия, которые самозанятый сам программирует: к примеру, отправка смс по шаблону или звонок клиенту, выставление счёта, постановка задач или создание и отправка договора. В CRM создаётся единый путь клиента и для каждого шага на этом пути можно настроить любые автоматические действия.

Ещё в OkoCRM есть модуль для управления проектами. Можно разбивать задачи на чеклисты, ставить сроки выполнения и не пропускать важные дедлайны.

В OkoCRM все сообщения из мессенджеров, соцсетей и чатов попадают в одно окно, из которого можно создать сделку. После этого заявка попадёт в воронку, а система будет выполнять автодействия

Алексей Макогон

Мебельный мастер

Я занимаюсь производством мебели по индивидуальным проектам. Использую OkoCRM, чтобы следить за заказами и не забывать про клиентов. Здорово, когда человек заполнил простую форму ВКонтакте, а в CRM появляется уже готовая сделка с параметрами.

Не трачу время на уточнение деталей — сразу начинаю работать. Время обработки заявки сократилось с 2 часов до 5 минут. Раньше я мог забыть про клиента, а теперь CRM сама ведёт базу и напоминает про заказы.

Стоимость КЭДО

Цена информационной системы рассчитывается за год и зависит от количества сотрудников с доступом к личным кабинетам (ЛК) и купленных ЭЦП. Иногда цена за ЭЦП встроена в лицензию доступа, иногда стоит отдельной строкой в прейскуранте. Включают в стоимость КЭДО 1С, его внедрение и настройку. У некоторых разработчиков есть ограничение по количеству сотрудников, не меньше 100, например. Предлагаем сравнить цены рассматриваемых ИС (все цены указаны на 14.06.2022) со следующим кейсом: в компании 1 руководитель, 10 сотрудников, из них один специалист отдела кадров, учетная программа — 1С:ЗУП, 1 подпись УКЭП для работодателя уже приобретена ранее, необходимы 10 УНЭП — для сотрудников.

Продукт	Из чего складывается стоимость в год, в рублях	Расчет на 10 человек на год
Контур	2000 — доступ к ЛК за сотрудника; УНЭП сотрудника — 500; интеграция с 1С:ЗУП — 13 700. Есть ценовые предложения с индивидуальными скидками.	(2000 × 10) + (500 × 10) + 13 700 Итого: 38 700 руб.
СБИС	15 500 — доступ к порталу КЭДО для 1 компании; 6000 — доступ для 10 работников к ЛК; 10 000 — модуль, встроенный в 1С; 14 000 — внедрение.	15 500 + 6000 + 10 000 + 14 000. Итого: 45 500 руб.
Такском	5000 — доступ к ЛК 10 сотрудникам; 1500 — подпись НЭП для одного сотрудника (цена зависит от количества покупаемых подписей); 20 000 — интеграция с 1С.	5000 + (1500 × 10) + 20 000. Итого: 40 000 руб.
HR-Link	Лицензия доступа к порталу КЭДО: 15 000 — для работодателя-компании; 15 000 — для 1 специалиста отдела кадров; 1000 — для работника, но не менее 100 000 в год. Есть скидки для малого бизнеса.	15 000 + (15 000 × 1) + (1000 × 10) = 40 000, но есть ограничения. Поэтому итого: 100 000 руб.
LanDocs	900 — для работника; 7000 — для специалиста отдела кадров. Внедрение под ключ платное, рассчитывается по результатам технического задания, но есть возможность настроить все самим по инструкциям разработчика.	(900 × 10) + 7000. Итого: 16 000 руб.
VK HR TEK	720 — за сотрудника, но для компаний не менее 100 человек.	Итого: не менее 720 000 руб.
Jump.Finance	до 10 сотрудников — бесплатно; от 10 до 100 чел. — 15 000; от 100 чел. — 1000 за работника.	Бесплатно.

Какие существуют системы электронного документооборота

Информационная система (ИС) кадрового электронного документооборота должна обеспечивать подписание электронного документа сторонами трудовых отношений, фиксацию этого факта и в последующем хранить документ в соответствии с установленными сроками (абз. 2 ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

Для решения этих задач организации выбирают между тремя группами систем:

• государственной платформой;
• коммерческими продуктами;
• самостоятельно разработанными программами.

Государственная ИС

Запуск государственной программы КЭДО на портале «Работа с России» ожидается 01.09.2022 (). Она участвовала в эксперименте электронного документооборота в сфере трудовых отношений, который проводил Минтруд РФ в 2021 году, и теперь дорабатывается в соответствии с требованиями участников эксперимента и нового законодательства. Цифровым документооборотом на портале смогут пользоваться все работодатели, достаточно зарегистрировать себя и своих работников на портале и получить электронные подписи.

Коммерческие ИС

На рынке коммерческих информационных систем уже есть готовые продукты. Мы познакомились с некоторыми из них:

Продукт	Разработчик	Адрес
Контур	СКБ Контур	https://kontur.ru/diadoc
СБИС	Компания «Тензор»	https://sbis.ru/staff/ekdo
Такском	Такском	https://taxcom.ru/dokumentooborot/kadrovyj-edo/
HR-Link	HRLINK	https://hr-link.ru/
LanDocs	ДСУД ГК ЛАНИТ	https://kedo.landocs.ru/
VK HR TEK	Группа «VK»	https://hrtek.ru/
Jump.Finance	Группа «Тинькофф»	https://jump.finance

Самостоятельно разработанные ИС

При разработке собственной системы КЭДО необходимо реализовать подписание электронными цифровыми подписями в соответствии с требованиями статьи 22.3 Трудового кодекса РФ. Во время подписания программа должна обращаться в удостоверяющий центр, которая выпустила сертификат ЭЦП, и получать сертификат о валидности (о том, что сертификат действителен).

К шаблонам цифровых документов необходимо применить единые требования к составу и форматам электронных документов (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ). Их Минтруд РФ разработает к марту 2023 года.

Также об ЭКДО установлено, что платформа работодателя с 01.09.2022 должна взаимодействовать с Единым порталом госуслуг (п. 3 ст. 2 закона). Правила взаимодействия разработает правительство РФ (ч. 5 ст. 22.1 ТК РФ).

И, конечно, информационная система для КЭДО должна обеспечивать хранение надежно и долгосрочно (до 75 лет).

Впрочем, все вышесказанное применяется не только к самостоятельно разработанным продуктам, но и к готовым.