Система управления предприятием: методы, принципы и инструменты для построения структуры

Задачи

SAP S/4HANA помогает решить задачи производства, проектирования и управления жизненным циклом продукции, маркетинга, продаж, снабжения, услуг, финансового планирования и бухгалтерского учета, учета затрат, обслуживания оборудования.

Получение аналитики и данных в реальном времени
Оптимизация процессов за счет использования единой системы с широким функционалом
Обеспечение высокого уровня прозрачности операций в компании
Упрощение процессов и сокращение циклов принятия управленческих решений
Точное планирование ресурсов
Увеличение скорости принятия решений
Обеспечение руководства актуальной информацией о производстве и возникающих критических ситуациях

Консультации специалиста

При знакомстве с системой пользователь теряется в интерфейсе. Разобраться самостоятельно очень сложно. Поэтому компания выпускает специалистов по внедрению информационных систем.

Работа консультанта SAP состоит в определении услуг, которые может предложить немецкая компания предприятию, а также в оценке ее технических возможностей и уровня подготовки персонала. Все консультанты проходят трудный путь, начиная с позиции стажера. Чтобы им стать, необходимо пройти полный курс обучения на базе центра SAP. Немаловажным в работе специалиста является умение общения с людьми. Он должен уметь превращать желания и цели клиента в конкретные задачи. Чтобы стать консультантом, желательно знать ABAP/4 — язык, на котором написан программный код SAP.

Кроме того, компания является владельцем SAP Labs. Это лаборатория, создающая основные продукты и занимающаяся их усовершенствованием. В ней координируются бизнес-идеи, разрабатывается инновационная стратегия развития. Лаборатория не работает напрямую с клиентами, но непосредственно влияет на функциональность продукта.

Самые популярные пакеты

Пакетов у программного обеспечения SAP много, каждый из них подстроен под определённые нужды. Наиболее часто устанавливают SAP ERP, или SAP R/3. Этот пакет планирует ресурсы предприятия, внешние и внутренние. Он удобен потому, что работает в реальном времени. На ERP-системе работает до 50% всех мировых компаний.

Также SAP имеет следующие пакеты:

Process Integration (PI). Решения интеграций различного уровня.
Enterprise Portal (EP). Решение портальных задач.
Mobile Infrastructure (MI). Помощник в реализации мобильных приложений.
Business Intelligence (BI). Помощь бизнес-аналитикам.
Knowledge Management (KM). Помощник для контроля образовательных программ.
Master Data Management (MDM). Система для ведения справочной информации, а также нормативных актов.

Функционал программы

Программное обеспечение SAP предлагает многочисленные возможности по оптимизации бизнес-процессов, разнообразие функционала напрямую зависит от приобретаемого пакета. Самой востребованной из набора инструментов для бизнеса стала программа SAP ERP для работы с внутренними и внешними ресурсами компаний. Софт охватывает следующие направления работы предприятия:

Финансы и учёт. Благодаря интегрированным инструментам программа позволяет управлять финансами предприятия, контролировать ведение учёта, сводить отчётность и организовать учёт приходов и расходов денежных средств. С помощью софта также можно отслеживать процессы в реальном времени, а сформированная из показателей картина позволит оценить ситуацию, выявить причины убытков и увеличить прибыль, оптимизировав движение денежных средств.
Логистика. Организация процессов производства, закупки, отгрузки товара, поиск поставщиков и каналов сбыта продукции, продажи, управление складом (хранение).
Управление взаимоотношениями с поставщиками. Организация эффективного взаимодействия, передачи продуктов и услуг между компанией и поставщиками;
Управление взаимоотношениями с клиентами. Автоматизация стратегий взаимодействия с заказчиками в логистических целях, выстраивание благоприятных отношений, увеличение продаж за счёт изучения требований рынка и анализа данных потребителей.
Управление персоналом. Организация управления штатом сотрудников компании, оптимизация табельного учёта, планирование, отслеживание командировок и другие действия для оптимального распределения человеческих ресурсов.
Специальный функционал. Система имеет внутренний язык программирования ABAP, а также средства разработки и отладки, что обеспечивает возможность расширения имеющегося функционала или разработки собственного, внедряемого с учётом направленности отдельно взятой компании.

Поскольку все процессы, протекающие в жизнедеятельности компании, взаимосвязаны, система сконструирована таким образом, что многочисленные модули программы, опирающиеся на базис, могут взаимодействовать друг с другом для более эффективной работы, а направления деятельности объединены общей средой и могут легко контролироваться руководителем. Кроме того, существует возможность интеграции с другими бизнес-приложениями и сервисами, если работа с ними предусмотрена задачами компании.

Внедрение отдельных модулей в соответствии со спецификой работы предприятия позволяет наилучшим образом адаптировать софт под выполнение определённых задач. Применение системы возможно на предприятиях различных направлений благодаря набору стандартных функций и многочисленных настроек, дополнений, интерфейсов и прочих возможностей изменения с целью подстроить процессы под нужды конкретной компании.

Инструкция пользователя

Программа SAP отличается сложностью, и её внедрение на предприятии, кроме работы профессионалов, требует и проведения обучения для сотрудников, которые будут использовать функционал системы. Включает софт функциональные модули, как правило, располагающиеся на серверах, обрабатывающих и расшифровывающих данные для удобства представления пользователю, а также базы данных и графический интерфейс. Работа осуществляется в окне программы, содержащем поля для ввода информации, также есть возможность доступа к ПО через браузер. Набор функций зависит от требований компании, в соответствии с которыми принимается решение установки определённых модулей и расширений, купленные модули при этом связываются с клиентскими базами. Пользователю для работы с ПО нужно:

осуществить запуск и войти в систему;
перейти к стартовому экрану и запустить необходимые транзакции (операции);
получить обработку данных.

Верхнее меню (строка) имеет заголовок, пиктограмму и кнопки управления. Реализация графического интерфейса предполагает, что пользователю для взаимодействия нужно регистрироваться в одной из инфраструктур и при необходимости параллельных действий откроется другое окно. Это не очень удобно, поэтому лучше через пиктограмму запускать Logon для организации нужных соединений по заранее заданным настройкам.

При грамотном подходе такой инструмент ведения бизнеса как SAP способен оптимизировать любые процессы и увеличить прибыль компании, независимо от специфики её работы. Эффективность продукта оправдывает высокую стоимость интеграции при условии, что масштабы предприятия позволяют это осуществить и внедрение программного решения действительно необходимо.

Схема бизнес-процессов

При выборе графического формата составляется схема, которая демонстрирует весь его механизм. Строят ее чаще с применением специальных программ, но черновой вариант можно создать и вручную.

Схема

Схема строится в 9 этапов:

Фиксируем границы – начальную и завершающую точки процесса.
Отображаем основные блоки – каждый блок соответствует этапу цикла и располагается в соответствии со своим местом в цепочке.
Добавляем ответвления – важно отобразить все возможные пути развития событий.
Распределяем роли – схема не включает имена и должности участников бизнес-процесса, вместо этого работникам присваиваются роли. Один участник может иметь две и более ролей в структуре.
Добавляем документы – это может быть любая важная для бизнеса информация (проект, презентации, доклады, кейсы, инструкции, электронные письма и т

д.).
Указываем ПО и источники данных – схема должна содержать сведенья обо всех программах, используемых для автоматизации бизнес-процесса.
Включаем материалы и инструменты – все то, что помогает в успешном достижении намеченной цели.
Вносим ключевые показатели эффективности – критерии, которыми будут пользоваться сотрудники управления при оценке результативности персонала.
Моделируем бизнес-процесс, используя все перечисленные сведенья.

Схему можно отобразить в виде карты или маршрута с применением стандартных международных форм документирования (нотаций).

Карта имеет вид блок-схемы, в которой по вертикали в столбцах обозначаются участники процесса, а в строках по горизонтали – интервалы времени. Такая форма изображения помогает проследить, как информация передается между подразделениями. Слишком сложная карта является поводом оптимизировать бизнес-процессы.

Настройка через SAP Best Practices Explorer

Страница :

Тут же можно перейти к скачиванию описания Best Practices выбрав <Download>:

В принципе можно проще, в указать в поисковой строке BP S4 CONT 2021

Скачиваем транспорт, распаковываем, переносим файлы на сервер приложений в папки /usr/sap/trans/cofiles и /usr/sap/trans/data и импортируем через тр. STMS.

Далее в тр. /SMB/BBI – Solution Builder устанавливаем настройки из “лучших практик” (см. в отдельной статье (?)).

По активации Best Practices есть отдельное руководство Administration Guide to Implementation of SAP S/4HANA 2021 with SAP Best Practices (ссылка также есть в ноте 3057707).

Системы управления предприятием класса CSRP

Вершина эволюции систем управления предприятием представлена программными продуктами класса CSRP (от англ. Customer Synchronized Resource Planning – ориентированное на сотрудничество с клиентами планирование ресурсов), позволяющими наряду с прежними функциями отслеживать производственные контакты с клиентами, оформлять в режиме реального времени заказы, сопровождать доставку продукции до места назначения и проч.

Новые системы сделали следующий шаг навстречу клиентам: они позволяют наладить учет и эффективное использование данных с момента проектирования образцов продукции до послепродажного сопровождения товаров.

При этом сторонний заказчик фактически становится элементом системы управления предприятием, напрямую влияя на содержание баз данных системы.

Именно покупатель или клиент в таких системах формируют заказ, а впоследствии контролируют его исполнение на всех производственных этапах.

Системы классов MRP или ERP таким функционалом похвастаться в принципе не могут.

Предприятию остается лишь следить за взлетами и падениями кривой спроса на продукцию и своевременно корректировать прайс-листы…

Рынок CSRP-систем находится еще в зачаточном состоянии с очень привлекательными перспективами и темпами роста (примерно 30-40 % ежегодно).

На российских просторах представлено порядка 10-12 зарубежных систем такого класса и втрое меньше отечественных продуктов, пока лишь претендующих на звание их достойных аналогов.

Характеристика структуры и состава элементов системы управления предприятием

Система управления предприятием состоит из нескольких элементов, которые относительно друг друга упорядочены определённым образом. Это означает, что можно говорить о структуре системы управления предприятием. Рассматривая систему с этой точки зрения, её можно представить как совокупность четырёх подсистем, каждая из которых включает в себя несколько взаимосвязанных элементов.

Система управления предприятием состоит из нескольких подсистем:

подсистема методологии управления – состоит из таких элементов, как цели, задачи, законы, принципы, функции, средства, методы, а также школы управления и др.;
подсистема процесса управления – состоит из таких элементов, как коммуникации, варианты процесса управления, разработка и реализация решений, выбор характеристик информационного обеспечения и др.;
подсистема структуры управления – состоит из таких элементов, как функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры, система обучения персонала и др.;
подсистема техники и технологии управления – состоит из таких элементов, как компьютерная и организационная техника, офисная мебель, сети связи, система документооборота и др.
Стоит отметить, что подсистемы методологии и процесса управления в своей совокупности позволяют рассматривать управленческую деятельность как процесс, подсистемы структуры и техники (технологии) управления – как явление.

Все перечисленные выше элементы, сгруппированные по подсистемам, определённым образом взаимосвязаны друг с другом. Так, достижение каждой цели деятельности предприятия предполагает решение нескольких задач. Поручая работникам решение этих задач, руководители должны делегировать им полномочия по выполнению конкретного набора функций. Совокупность этих наборов, закреплённых за каждым работниками, образуют функциональную структуру предприятия.

Эта структура, кроме того, оказывается под влиянием принятых высшим руководством принципов, утверждённых государством законов и объективно действующих закономерностей. Они также определяют сущность и содержание системы обучения персонала, коммуникации между работниками, применяемых средств и методов управления.

Исходя из функциональной структуры предприятия определяется процесс управления в нём, что сказывается в создаваемой схеме организационных отношений. Она реализуется через подбор и расстановку персонала предприятия, которые при необходимости может в процессе трудовой деятельности проходить дополнительное обучение и переподготовку. Совокупность ранее расставленных работников и их руководителей образуют организационную структуру управления предприятия.

Эта структура для своего функционирования должна быть соответствующим образом обеспечена. В данном случае речь идёт про компьютерную технику, офисную мебель, канцелярские принадлежности и другие подручные материалы. Только после получения и распределения всех этих ресурсов предприятие может начать свою работу в полную силу и начать реализовывать принятые руководством решения.

Таким образом, была проанализирована структура управления предприятием. Стоит отметить, что построение этой системы может отличаться в организационных единицах другой природы – некоммерческих организациях, органах государственной власти и т.д. Этим определяется то, что система управления предприятия (коммерческой организации) характеризуется наличием ряда особенностей.

Как правильно выбрать подход?

Выбор правильного подхода требует, чтобы организация провела обширный анализ и оценку как технической, так и функциональной сторон. Существующая системная среда, бизнес-функции и готовность пользователей — вот несколько вещей, которые необходимо учитывать

Что еще более важно, вы должны взглянуть на свою собственную дорожную карту для цифрового преобразования. То есть определите, где вы находитесь и куда вы хотите отправиться в ближайшие годы

Вот ключевые моменты, которые помогут вам решить, какой путь выбрать для миграции на S / 4HANA.

Что вы ищете?

Путь, чтобы взять

Упрощение текущего бизнес-процесса.
Быстрое преобразование в новую систему S/4HANA.

Greenfield

Преобразуйте текущую систему SAP ERP в S/4HANA.

Браунфилд

Выборочная миграция, например, для определенного бизнес-процесса или организационной единицы.
Консолидация нескольких систем, как SAP, так и других компаний, в одну глобальную систему.

Ландшафтная трансформация

Будущее SAP

SAP может пойти по многим направлениям в зависимости от того, на чем они решат сосредоточиться. Например, имея уже более 60 приобретений, SAP может изменить свое направление и направленность или расширить область внимания, сделав больше.

SAP также уделяла особое внимание облачным сервисам: от приобретения SuccessFactors в 2011 году до заявления о том, что облачные вычисления будут в центре внимания будущего компании. Сосредоточение внимания на облачных вычислениях облегчит проблемы, возникающие при запуске программного обеспечения ERP и CRM на месте

SAP также может снова начать возвращаться к стратегиям IoT с SAP Leonardo, хотя этот угол снизился.

SAP недавно также выпустила программное обеспечение для отслеживания COVID-19 в Германии, которое было разработано за 50 дней – очень короткий период времени – и, по сообщениям, охватило до 8 миллионов граждан.

В любом случае SAP стремится иметь преданных клиентов с экосистемой партнеров и сообществом разработчиков.

Плюсы и минусы программы

Функциональные возможности софта позволяют получить ряд преимуществ при развёртывании программного обеспечения на предприятии, при этом, как и в случае с любым программным продуктом, имеются и недостатки. Рассмотрим плюсы и минусы SAP.

К преимуществам программы относятся:

Гибкость настроек софта под нужды предприятия. Можно настраивать многочисленные параметры для различных задач, выполняемых в компании.
Охват практически всех направлений деятельности предприятия.
Расширенные возможности настройки пользовательского интерфейса для максимальной адаптации.
Работа практически со всеми типами данных, в результате чего использование софта возможно в компаниях любой специфики.
Взаимодействие с прочими программными продуктами, в том числе софтом других разработчиков.
Необходимость в обновлении внедрённого продукта практически отсутствует.
Работа с различными языками и валютами, что актуально для холдингов и бизнеса с широкой географией.
Создание единой информационной среды и работа в реальном времени.
Повышение эффективности работы сотрудников и самого предприятия.
Снижение рисков ошибочных действий.
Соответствие российским стандартам бухучёта и международным стандартам финансовой отчётности, налогового законодательства России и других стран.
Использование опыта успешных компаний.

Недостатками софта являются:

высокая стоимость продукта и его внедрения, что делает целесообразным использование в крупных компаниях;
для адаптации работы ПО в отдельных компаниях потребуется доплачивать за отладку;
компания привязывается к вендору контрактом на срок заключения договора, в результате чего смена поставщика услуг становится невыгодным решением;
необходимость обслуживания программы специалистами и обучение работе с ней сотрудников предприятия;
не слишком удачная локализация на русском.

Что такое бизнес-процессы

Бизнес-процесс – это последовательность действий с использованием ресурсов, технических средств, материалов, управляющих методик, которая постоянно повторяется с целью создания продукта для потребителя.

Процессы

История появления термина

В 70-е годы ХХ века впервые описали термин «бизнес-процесс». Потребность в четких нотациях бизнес-процессов IDEF0 возникла при переходе к информатизации и разработке информационных систем. Использование последних значительно усложнило организацию труда и управление на предприятиях. От привычной словесной формы инструктирования работников стали переходить к описаниям процессов взаимодействия по моделям «человек – человек» и «человек – машина».

Сущность и структура ERP систем

Аббревиатура ERP происходит от английского выражения Enterprise Resource Planning, что дословно означает планирование ресурсов предприятия. Теоретически такая система представляет собой общую стратегию деятельности компании, которая учитывает следующие направления:

Управление финансовыми ресурсами — ведение налоговой отчетности, бухгалтерского учета, планирование бюджета;
Управление трудовыми ресурсами;
Управление активами;
Взаимодействие с партнерами и учет истории операций клиентов.

С практической стороны, говоря про ERP системы бизнеса, подразумевают программное обеспечение для автоматизации каждого из перечисленных направлений, а также других процессов деятельности компании для сведения их в общую взаимосвязанную базу данных, необходимых для работы предприятия.

Простыми словами ERP системами являются комплексы мероприятий, включающие в себя: модели управления потоками информации на предприятии, оборудование для ее хранения и обработки, программное обеспечение, IT-отдел и специалистов технической поддержки, а также непосредственно пользователей.

Строение IT-системы планирования ресурсов предприятия

Являясь сложным программным обеспечением, ERP система состоит из следующих элементов:

Платформа — основная среда (ядро), обеспечивающая работу компонентов программы, а также базовый функционал (справочная информация, функции) компании. Это основа системы, без которой ее работа невозможна.
Инструменты управления данными — сюда входит хранилище на сервере, программы для обработки информации и передачи их для работы модулей.
Подключаемые модули — независимые друг от друга программы, которые подключаются к платформе и используют в своей работе основные базы данных. Именно наличие независимых модулей, которые могут отключаться и подключаться без нарушения работы всего комплекса, отличает ERP системы от других видов программного обеспечения, используемого при автоматизации бизнес процессов.

Модули, подключаемые к основной платформе системы планирования ресурсов производства, условно делятся на три группы:

Внутренние — программы, используемые внутри предприятия, доступ к которым имеют сотрудники.
Внешние — программы, к которым имеют доступ клиенты и партнеры (например, личный кабинет дропшиппер посредника).
Коннекторы — программы для подключения с другими программными продуктами, не являющимися частью системы ERP, но используемые компанией в своей деятельности. Они выполняют обмен данными.

Где взять ERP систему для предприятия

Существует три способа приобрести ПО для планирования ресурсов:

Создание собственного продукта. Зачастую оказывается нерациональным методом, поскольку отсутствие профессионального подхода может привести к возникновению ситуации, когда будет учтено только одно направление, что не даст ощутимого эффекта. При этом внедренную таким способом систему, как правило, сложно заменить или дополнить.
Покупка готовой платформы и внедрение ее в работу предприятия. Тут необходимо сделать правильный выбор в соответствии с деятельностью вашей компании. Качественные и известные продукты стоят довольно дорого и требуют постоянной поддержки со стороны разработчика.
Профессиональная разработка ERP систем индивидуально для компании. Только 20% создаваемых на отечественном рынке программ успешно интегрируются в работу предприятий. А значит риск компании получить некачественный продукт по завышенной стоимости достаточно большой.

Почему необходим анализ пользовательского кода?

Возможные источники влияния на пользовательский код

Изменения программного обеспечения. Изменение уровней программного обеспечения (например, SPS, EHP и (или) версии) может повлиять на пользовательский код, особенно если пользовательский код ссылается на стандартные объекты, которые были улучшены/изменены в рамках обновления программного обеспечения.
Изменения платформы. Поскольку в пользовательском коде могут быть реализованы подсказки по производительности конкретной платформы, смена базовой платформы (например, на SAP HANA) может повлиять на производительность этого кода. Кроме того, при смене платформы необходимо учитывать такие последствия, как порядок сортировки.
Перевод в Unicode. Переход на SAP HANA требует наличия базы данных в кодировке Unicode. Если исходная система еще не переведена в Unicode, эту операцию можно включить в объем проекта миграции. Одним из требований для такого перевода является поддержка Unicode всем пользовательским кодом.
Бизнес-требования. Движущими факторами перехода на пользовательский код может быть как развитие бизнеса, так и внедрение инноваций. При переходе на SAP HANA у компании, возможно, появится желание реализовать ряд расширений в рамках проекта.
Упрощение модели данных. Упрощение модели данных в S/4HANA может оказать определенное влияние на пользовательский код. Например, потребуется скорректировать пользовательский код, который выполняет запись напрямую в суммовые таблицы.

Итог

Это ПО весьма функциональное, включает широкое разнообразие модулей (важной частью являются дополнительно подстраиваемые), и позволяет решать многообразие задач. Оно сравнительно дорогостоящее, но оправдывает себя в долгосрочной перспективе постоянной работы крупного предприятия

Хотя есть софт доступнее и его предлагает компания Клеверенс.

Если у вас еще остались вопросы о том, как работает ERP, каким интерфейсом обладает программа САП, что это такое, видео поможет вам окончательно в этом разобраться. Предлагаем ознакомиться с несколькими познавательными роликами на эту тему.