Пример оптимизации процесса подбора персонала

Что такое бизнес-процесс и зачем его моделировать

Бизнес-процессы — это стандартизированные и взаимосвязанные действия, которые выполняются на предприятии с целью получить значимый для компании результат. Их можно разделить на четыре типа:

Основные — процессы, которые непосредственно позволяют компании зарабатывать: производство продукта, организация продаж.
Вспомогательные — управление персоналом, логистические операции, ведение бухгалтерии.
Управленческие — тактическое, стратегическое, оперативное управление.
Процессы совершенствования — ориентированные на улучшение деятельности и результатов компании.

Любой процесс можно оптимизировать. Чтобы определить потенциал и пути оптимизации деятельности, необходимо провести анализ и оценку каждого процесса. А для этого он должен быть понятным и прозрачным — именно в этом основная задача моделирования.

Каким должно быть моделирование процессов

Важно, чтобы все анализируемые процессы были описаны по единому стандарту, с использованием эталонных и референтных моделей, чек-листов и статистических методов менеджмента качества. В описании фиксируется методологически верный, целевой ход процесса, который разбивается на отдельные шаги

Определяются его ключевые параметры и цели, входы и выходы

В описании фиксируется методологически верный, целевой ход процесса, который разбивается на отдельные шаги. Определяются его ключевые параметры и цели, входы и выходы.

Распространенные ошибки при описании процессов:

Отсутствие единого корпоративного стандарта описания, утвержденных правил и регламентов, применение разных программных средств.
Описание отдельных процессов некоторых подразделений, которое не создает цельной картины процессов и их взаимосвязей.
Описание “для галочки”, без последующего применения сотрудниками и руководством.
Отсутствие инструментов автоматизации создания регламентирующих документов.
Ведение работы по описанию процессов без координирования в масштабах организации.

Формализация бизнес-процессов дает руководству четкое понимание того, как работает компания на всех этапах деятельности, и возможность целенаправленно улучшать процессы и результаты. О том, как именно реализуется эта цель современными методами, расскажем далее.

Факторы успеха комплексной оптимизации деятельности

На достижение поставленных целей оптимизации влияет множество факторов:

приоритет процессного подхода на уровне управляющих органов организации;
выстраивание системы процессного управления до старта проекта;
назначение индивидуальной ответственности за бизнес-процессы;
назначение менеджеров бизнес-процессов для осуществления непрерывного управления ими;
регулярное информирование персонала о разработанных бизнес-процессах;
контроль внедрения в практику мер, предложенных при проектировании оптимизации;
разработка KPI бизнес-процессов и их интеграция в систему управления и подготовки отчетов.

И еще один фактор, который нельзя не принять во внимание, — кто будет непосредственно вести работу по оптимизации?

Сегодня наметился тренд передачи управления эффективностью компании от топ-менеджмента сторонним экспертам. И такой подход оправдывает себя. Независимый эксперт привнесет новый взгляд на существующие процессы, будет непредвзят при их анализе и контроле, сможет предложить принципиально новые подходы к оптимизации, управлению, кадровой и финансовой политике.

Это поможет решить главную задачу оптимизации деятельности фирмы — повысить эффективность работы и обеспечить достижение запланированных показателей.

Совет №5. Укрепляйте HR-бренд компании.

Недооценивать значение HR-бренда сегодня большая ошибка

Мы выяснили, что 94% соискателей заходят на страницы работодателей на сайтах для поиска работы и на их страницы в интернете, а 59% отмечают важность репутационной составляющей при выборе работодателя. Это значит, что компания, известная на рынке и имеющая хорошую репутацию, получит больше откликов, чем та, у которой даже нет сайта.

Для повышения привлекательности в глазах соискателей работодатели могут создавать брендированные страницы с информацией о миссии и ценностях компании на сайтах для поиска работы, а также специальные лэндинги для соискателей. Это позволит повысить эффективность найма, привлекая специалистов, которые разделяют ценности компании.

Также нельзя недооценивать влияние на HR-бренд компании соцсетей. Сегодня ими пользуются 79% соискателей, а значит, сообщества компании можно использовать для донесения до потенциальных сотрудников ключевых сообщений, информирования об успехах компании и корпоративной политике.

Совет №4. Не завышайте требования и предлагайте адекватные условия труда.

Требовать от потенциального сотрудника уметь все и сразу — заведомо провальная тактика. Если компания ищет, скажем, продавца-консультанта, не стоит указывать в вакансии навыки логиста или кладовщика (и, соответственно, не стоит ждать их наличия от кандидата). Подобные описания вакансий крайне неэффективны.

Также для «синих воротничков», как принято называть представителей массовых профессий, решающим фактором при выборе компании зачастую является размер зарплаты: они могут сменить место работы, если новый работодатель предложит зарплату на 500–1 000 рублей больше. Это нужно учитывать, особенно если вакансию требуется закрыть быстро.

Между количеством откликов и размером зарплаты существует прямая связь. Например, в Москве вакансии с зарплатой ниже рыночной приносят в 2,5 раза меньше откликов, чем предложения с зарплатой «в рынке», а если работодатель готов предложить зарплату выше рыночной, он получит в 7 раз больше откликов, чем его конкуренты, предлагающие среднюю зарплату по рынку, и в 17 раз больше, чем те, кто платит меньше.

Совет №1. Поднимайте вакансии в списке.

В большинстве своем люди уделяют внимание первым нескольким пунктам списка, будь то список объявлений о сдаче квартиры или список вакансий. Если периодически не обновлять время публикации вакансии, она окажется «на дне» поисковой выдачи и соискатели до нее просто не доберутся.. Проанализировав вакансии продавцов-кассиров, мы выявили прямую связь между частотой обновления и количеством откликов

Например, при обновлении времени публикации раз в восемь дней, количество откликов за месяц приближается к 100, а если обновление происходит раз в месяц, их в четыре раза меньше.

Проанализировав вакансии продавцов-кассиров, мы выявили прямую связь между частотой обновления и количеством откликов. Например, при обновлении времени публикации раз в восемь дней, количество откликов за месяц приближается к 100, а если обновление происходит раз в месяц, их в четыре раза меньше.

А обновление вакансии раз в сутки обеспечивает больше 200 откликов в месяц.

Таким образом, рекрутер получает более широкий выбор и может нанимать более подходящих кандидатов.

Совет №6. Внедряйте современные технологии.

Технологии проникают во все сферы жизни, и HR не исключение. Одним из решений, способных упростить и усовершенствовать процесс найма, является чат-бот.

Эксперты Gartner прогнозируют, что к 2020 году люди будут общаться с чат-ботами больше, чем со своими супругами, а уже сегодня им можно доверить значительную часть работы по массовому подбору персонала в ритейле с уверенностью, что они справятся с ней не менее (а даже более) эффективно, чем люди, благодаря способности быстро обрабатывать огромные объемы информации и делать это в режиме 24/7.

Чат-бот может обрабатывать отклики, получать информацию о навыках и опыте кандидатов, проводить видеоинтервью, проверять тестовые задания и приглашать соискателей на личную встречу с HR-специалистом.

Так, сети гипермаркетов Hoff использование чат-бота помогло уменьшить время найма сотрудников на позиции продавцов-консультантов и специалистов информационной службы с нескольких недель до нескольких дней. За два месяца чат-бот успел пообщаться с 14 000 кандидатов из трех городов, более 1 500 из которых были приняты на работу.

Проникновение искусственного интеллекта в HR-процессы — тренд, о котором многие говорят, но пока мало кто использует. На российском рынке труда AI-решения внедряет только каждая десятая компания, а это значит, что развитие в этом направлении позволит бизнесу быть на шаг впереди конкурентов. Например, виртуальные рекрутеры справляются с подбором и оценкой кандидатов значительно быстрее людей, что помогает решить одну из главных задач — оперативность найма.

Освободившись от рутины, HR-специалисты смогут сосредоточиться на решении других задач, например, адаптации новичков, что позволит снизить текучку кадров.

Причины и цели проведения оптимизации деятельности предприятия

Потребность в оптимизации деятельности может возникнуть на любом этапе развития компании и по разным причинам. Одни из таких факторов означают, что ситуация в компании близка к критической и требует экстренных мер, другие являются частью стратегии.

К первой категории относятся признаки явных проблем:

дефицит средств, просрочки по кредитам, низкая финансовая устойчивость;
низкая окупаемость инвестиций;
большие потери в производственном процессе;
частые конфликты, напряженная внутрикорпоративная обстановка;
медленное принятие решений, отставание сроков реализации операций от плановых;
снижение качества продукции/услуг.

Ко второй — принятие руководством решения:

улучшить экономические показатели;
повысить качество обслуживания;
повысить конкурентоспособность;
оптимизировать отдельные бизнес-процессы;
расширить бизнес;
повысить прибыльность.

Во всех этих случаях необходимо инициировать проект по совершенствованию бизнес-процессов. Его реализация позволит:

четко регламентировать процессы и оптимизировать координацию действий подразделений;
улучшить коммуникацию, что положительно скажется на развитии корпоративной культуры;
повысить управляемость за счет упрощения бизнес-процессов, роста их эффективности, внесения KPI в систему планирования и отчетности;
сократить издержки и увеличить рентабельность за счет устранения дублирования функций, сокращения сроков операций, оптимизации использования ресурсов;
снизить влияние человеческого фактора;
повысить удовлетворенность клиентов благодаря настройке процессов под их запросы;
внедрить эффективные ИТ-решения;
построить специализированные системы менеджмента по стандартам ИСО 9001, AS 9000, TL 9000, ISO 14001 и 17799 и др.;
минимизировать операционные риски.