Автоматизация процессов

Принципы автоматизации процессов

Несмотря на то, что автоматизация процессов может выполняться на различных уровнях, принципы автоматизации для всех уровней и всех видов процессов
будут оставаться едиными. Это общие принципы, которые задают условия эффективного выполнения процессов в автоматическом режиме и устанавливают правила
автоматического управления процессами.

Основными принципами автоматизации процессов являются:

принцип согласованности. Все действия в автоматизируемом процессе должны быть согласованы между собой и со входами и выходами процесса. В случае
рассогласования действий может произойти нарушение выполнения процесса.
принцип интеграции. Автоматизируемый процесс должен иметь возможность интегрироваться в общую среду организации. На различных уровнях автоматизации
интеграция выполняется по-разному, но суть принципа остается неизменной. Автоматизация процессов должна обеспечивать взаимодействие автоматизируемого
процесса с внешней средой (по отношению к этому процессу).
принцип независимости исполнения. Автоматизируемый процесс должен выполняться самостоятельно, без участия человека, либо с минимальным контролем
со стороны человека. Человек не должен вмешиваться в процесс, если процесс выполняется в соответствии с установленными требованиями.

Перечисленные общие принципы детализируются в зависимости от рассматриваемого уровня автоматизации и конкретных процессов. Например, автоматизация
производственных процессов включает в себя такие принципы как принцип специализации, принцип пропорциональности, принцип непрерывности и т.д.

Эволюция учетных систем

Первая категория систем — простые учетные системы, отражающие бизнес-события или факты и работающие в полуручном режиме: человек заносит в систему информацию, которая распространяется по другим информационным системам согласно заложенным правилам и настроенным бизнес-процессам. «Эти системы есть почти у всех, — рассказывает Антон Рудашевский. — Сегодня трудно найти склад, не имеющий цифровой таблички, в которую вносятся категории, место их размещения, количество, время приемки и отгрузки».

Функционал и возможности учетных систем постоянно расширяются. Актуальная тенденция развития: интеграция WMS-систем с высокотехнологичным оборудованием, таким как системы оптимизации погрузки палет в автотранспорт, системы измерения ВГХ-груза, системы видеонаблюдения, склады-автоматы и сортировщики палет, AGV, дроны и т. д.

Отмечается еще одна тенденция — поставщики WMS создают единые платформы уровня «исполнение цепей поставок» (SCE — Supply Chain Execution) и шире — «управление цепями поставок (SCM — Supply chain management). На рынке отмечается появление модели продаж по технологии SaaS (Software as a Service) — программное обеспечение как услуга. В системы управления внедряются новые механизмы.

«В последнее время применяются облачные технологии для управления несколькими распределенными складскими комплексами, например, решение «Удаленный склад», — рассказывает Даниил Першин. — Практикуется управление коммерческой деятельностью склада (Billing), управление человеческими ресурсами (Labor management), включая мотивационные механизмы, интеграция с системами голосового управления складом, применение на складе мобильных устройств гражданского назначения на базе ОС Android, RFID. Появились многочисленные механизмы по автоматизации приемки на склад, как с использованием принтеров-аппликаторов, так и без, механизмы группового отбора, оптимизации хранения, инвентаризации склада с помощью дронов и самоходных штабелеров».

Система управления складом требует учета особенностей и потребностей конкретного ритейлера. Как правило, доработки WMS могут быть существенны в случае необходимости интегрировать систему с узкоспециализированным оборудованием склада — определенными моделями систем хранения или сортировщиками заказов, системами оптимизации погрузки или хранения, мобильными стеллажными системами, не имеющими стандартизированных интерфейсов для интеграции, и так далее. В остальных случаях требуется настройка уже существующего функционала.

Основные критерии выбора WMS: бюджетные ожидания, степень соответствия предлагаемого решения в рамках тендера требованиям RFP в плане функционала, производительности и опыта компании в конкретной области (например, продуктовый ритейл или ритейл одежды и обуви).

Даниил Першин, руководитель отдела маркетинга компании «Солво».

Важным параметром выбора WMS является возможность компании-вендора предоставить решение «под ключ», включающее оптимальный микс лицензий на ПО, оборудования и услуг .

В последнее время для ритейлеров становится очень важным опыт вендора WMS в области автоматизации складов e-commerce и fulfillment центров.

В оптимизации и автоматизации складских процессов помимо систем класса WMS могут использоваться системы или модули оптимизации отдельных процессов внутрискладской логистики: система укладки коробов на палете, укладки в автотранспорт с учетом нагрузки на ось, измерения масса-габаритных характеристик груза, низкоуровневые (уровень управления на уровне контроллеров оборудования) системы управления классов WCS и MES.

1.1. Общее положение

В работе пунктов технического
обслуживания грузовых вагонов предусмотрено что, информационное обеспечение
обеспечивается автоматизированной системой управления ПТО (АСУ ПТО).

АСУ ПТО функционирует, как одна из под
систем АСУ железнодорожной станции, работа которой осуществляется на единой
базе данных и не требует специального обмена информацией между смежными
подсистемами. Взаимодействие с АСУ дорожного и сетевого уровня обеспечивается
по единым правилам обмена данными в распределительной вычислительной сети ОАО
«РЖД».

АСУ ПТО обеспечивает технологическое
взаимодействие диспетчера, старшего осмотрщика и мастера ПТО с оперативно –
диспетчерским персоналом – ДСЦС, ДСЦ, ДСП и т. д., товарной конторой,
технической конторой станции.

Информационное обеспечение работников ПТО
на основе информации, поступающей из АСУ линейного, дорожного и сетевого
уровней: ДИСПАРК, АСОУА, ДКПВ, централизованных систем технической диагностики
подвижного состава и других устройств железнодорожной автоматики.

Какие системы используют для автоматизации

Есть много групп программных решений для автоматизации. Их делят в зависимости от назначения. Иногда внутри одной программы есть элементы нескольких групп.

CRM (Customer Relationship Management). Это системы для управления продажами и клиентским сервисом. С их помощью автоматизируют сбор клиентской базы, обработку заявок и общение с клиентами компании.

Система собирает все заявки и заказы в общей воронке продаж, пишет сообщения клиентам, отправляет документы и автоматически звонит заказчику. На разных этапах воронки можно настроить свои автоматические действия.

Так выглядит воронка продаж с заказами в CRM-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

HRM (Human Capital Management). Это системы для автоматизации кадровых служб и управления персоналом. Они полезны для управления большим штатом — от 50 человек.

HRM помогают автоматически рассчитывать зарплату и вести кадровые документы. Кроме этого, с их помощью работают с соискателями, ведут базу вакансий и сотрудников, календарь отпусков и больничных, мониторят актуальность медосмотров и инструктажей по охране труда.

Так выглядит база вакансий в HRM-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

ECM (Enterprise Content Management). Это системы управления корпоративным цифровым контентом. Их главная функция — электронный документооборот.

ECM упрощают работу со всеми документами компании. Без них все документы — договоры, акты, счета, приказы, протоколы, уведомления — готовят на бумаге, согласовывают и подписывают вручную. В ECM у каждого документа есть цифровой образ, который можно подписать и отправить по назначению, не выходя из кабинета.

Так выглядит работа с документами в ECM-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

BPM (Business Process Model). Это системы для моделирования и управления бизнес-процессами в компании. Не какими-то отдельными процессами, а всеми процессами одновременно.

Они не упрощают частные аспекты работы бизнеса, а помогают визуализировать процессы и найти пути их оптимизации. Их используют для планирования и выстраивания бизнес-процессов в компании.

Так выглядит моделирование бизнес-процесса в BPM-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

WMS (Warehouse Management System). Система, которая помогает управлять запасами, складом и вести складской учёт с момента поступления товаров или материалов в центр распределения заказов и до момента, когда они покидают склад.

WMS автоматизирует приёмку, перемещение, хранение, комплектацию и отгрузку товаров. По каждой операции система показывает статистику.

Так выглядит статистика по складу в WMS-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

TMS (Transportation Management System). Группа систем, которые помогают бизнесу управлять логистикой. С их помощью крупные компании планируют и отслеживают перевозки, выбирают удобный вид транспорта, прокладывают оптимальный маршрут, мониторят местонахождение партий товаров.

Это своего рода CRM, специально адаптированная для логистики, но с более сложной функциональностью.

Так выглядят рейсы и маршрутные листы на рабочем месте логиста в TMS-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

ERP (Enterprise Resource Planning). Это группа систем, в которой объединены другие инструменты автоматизации — например, CRM, HRM, ECM, WMS. Это решение для крупных компаний.

ERP гораздо дороже и сложнее любой другой системы, но её не обязательно покупать всю. Обычно компании подключают только те модули, которые необходимы им. Например, отдельно покупают модули учёта, бухгалтерии, управления заявками с сайта.

Так выглядит модуль с заказами клиентов в ERP-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

В таблице можно сравнить назначение систем и найти подходящее для компании решение:

Группа	Назначение	Популярные решения
CRM	Управление продажами и клиентским сервисом	OkoCRM, «1С:CRM», WireCRM
HRM	Управление кадрами и персоналом	СБИС, «БОСС-Кадровик», «1С:Зарплата и управление персоналом»
ECM	Управление документооборотом в компаниях	ЭОС, Directum, Docsvision, ELMA
BPM	Моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов	ELMA, Docsvision, Pyrus
WMS	Управление запасами и складским учётом	«МойСклад», Yolka WMS, СКИФ
TMS	Управление транспортной логистикой	«Яндекс.Маршрутизация», «Мегалогист», GROTEM / Drive
ERP	Комплексная модульная система управления бизнес-процессами на предприятии	«1С», «РосБизнесСофт», «Парус»

O MES-системах

MES-системы много моложе ERP-систем.

Организация ISA определила стандарты, определяющие структуру MES-приложений и их интеграцию в IT-архитектуру компании, независимо от поставщика MES-системы. Стандарт ISA S95 «Enterprise-Control System Integration» определяет уровни модели, описывающей взаимодействия между ERP, MES и уровнем автоматизации производства. Стандарт поддерживают ведущие поставщики MES-систем. Стандарт ISA S88 «General and Site Recipe Models and Representation» определяет модели для batch (рецептурных) задач в таких отраслях промышленности, как пищевая, фармацевтическая, химическая.

Положения работы MES-систем включают в себя:

Активация производственных мощностей.
Отслеживание производственных мощностей.
Сбор информации, связанной с производством, от:
- Систем автоматизации производственного процесса,
- Сенсоров,
- Персонала,
- Программных систем.
Отслеживание и контроль параметров качества.
Обеспечение персонала и оборудования информацией, необходимой для начала процесса производства.
Установление связей между персоналом и оборудованием в рамках производства.
Установление связей между производством и поставщиками, потребителями, инженерным отделом, отделом продаж и менеджментом.
Реагирование на:
- Требования по номенклатуре производства,
- Изменение компонентов, сырья и полуфабрикатов, применяемых в процессе производства,
- Изменение спецификации продуктов,
- Доступность персонала и производственных мощностей.
Гарантирование соответствия применимым юридическим актам, например, нормам Food and Drug Administration (FDA) США.

Список литературы

ГОСТ 34.003-90. Информационная технология. Автоматизированные системы. Термины и определения // Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. М.: Комитет стандартизации и метрологии СССР, 1991. С. 144.
Любашин А.Н. Интегрированные системы автоматизации для отраслевых применений // Средства и системы компьютерной автоматизации: http:www.rtsoft.ru.
Мусаев А.А., Шерстюк Ю.М. Интеграция автоматизированных систем управления крупных промышленных предприятий: принципы, проблемы, решения // Автоматизация в промышленности. 2003. N 10. С. 40 — 45.

Т.В.Зырянова

Д. э. н.,

профессор,

заведующая кафедрой

бухгалтерского учета, анализа и аудита

Уральский институт —

филиал Российской академии

народного хозяйства

и государственной службы

при Президенте Российской Федерации

Ю.С.Тарновская

К. э. н.,

доцент

кафедры бухгалтерского учета,

анализа и аудита

Уральский институт —

филиал Российской академии

народного хозяйства

и государственной службы

при Президенте Российской Федерации

Принципы построения.

При построении программного обеспечения в первую очередь учитывались требования
“Положения о централизованном контроле за прохождением поездов по гарантийным участкам
по показаниям аппаратуры ДИСК, ПОНАБ” № ЦВА-20 от 28 января 1999г и Инструкции
№ЦВ-ЦШ-453.
Основные принципы системы «СКАТ»:

принимает,
обрабатывает, отображает, архивирует, анализирует информацию от различных устройств
контроля технического состояния подвижного состава в пути следования;
в реальном времени
реагирует на любую аварийную (тревожную) ситуацию от различных систем безопасности и
предоставляет диспетчеру всю необходимую информацию для принятия правильного
решения;
не зависит от
количества устройств той или иной системы безопасности. Возможен вывод информации от
всех устройств в пределах дороги на 1 АРМ;
предусматривает
«горячее» резервирование;
не зависит от
применяемой системы централизации (системы передачи данных). Это может быть СПД-ЛП,
АСК ПС, ДИСК-2ЦО, СПД-ОТН, СПД МПС или любая другая.
работает по
транспортным протоколам К-2(СПД-ЛП), АСК ПС, TCP/IP и их модификациями. Возможна
доработка для взаимодействия по другим транспортным протоколам.
производит
идентификацию контролируемого поезда по информации из АСОУП в автоматическом и/или
полуавтоматическом режиме. Для идентификации может использоваться информация от
системы САИД ПАЛЬМА.
производит
идентификацию контролируемого поезда по информации из АРМ ДНЦ системы ГИД
«Урал-ВНИИЖТ» и выводит на график ДНЦ пометки тревожной информации на нитку поезда в
автоматическом режиме.
производит обработку
базы данных с целью получения статистической информации за любой период, начиная с
момента запуска.
может транслировать
информацию от систем безопасности на любой компьютер, подключенный к СПД МПС.
может обмениваться
информацией с другими системами автоматизации железнодорожного транспорта (АСУ МС,
АСУ ОЦ-ЛР-ЦМР, АСОУП, ГИД ДНЦ, АСК ПС и др.)

АПК «СКАТ» является единым источником информации для АСУ МС, АСУ ПТО — сетевого ПТО, АСУ
В о
дефектах в подвижном составе, выявленных различными системами безопасности. Для передачи
данных используется информационное сообщение (:1200…..), включающее в себя всю значащую
(тревожную) информацию на поезд.

Стратегия автоматизации процессов

Автоматизация процессов представляет собой сложную и трудоемкую задачу. Для успешного решения этой задачи необходимо придерживаться определенной
стратегии автоматизации. Она позволяет улучшить процессы и получить от автоматизации ряд существенных преимуществ.

Кратко, стратегию можно сформулировать следующим образом:

понимание процесса. Для того чтобы автоматизировать процесс необходимо понимать существующий процесс со всеми его деталями. Процесс должен быть
полностью проанализирован. Должны быть определены входы и выходы процесса, последовательность действий, взаимосвязь с другими процессами, состав
ресурсов процесса и пр.
упрощение процесса. После проведения анализа процесса необходимо упростить процесс. Лишние операции, не приносящие ценности, должны быть сокращены.
Отдельные операции могут объединяться или выполняться параллельно. Для улучшения процесса могут быть предложены другие технологии его исполнения.
автоматизация процесса. Автоматизация процессов может выполняться только после того, как процесс максимально упростился. Чем проще порядок действий
процесса, тем проще его автоматизировать и тем эффективнее будет работать автоматизированный процесс.

1.2. Назначение АСУ ПТО

1.2.1.
Система АСУ ПТО должна
обеспечивать работу коллектива ПТО, направленную на повышение качества
подготовки грузовых вагонов в поездах к безостановочному проследованию по
удлиненному гарантийному участку. Состав комплекса автоматизированных рабочих
мест входящих в состав станционных АСУ подсистемы вагонного хозяйства и
требованиям к информационному взаимодействию АСУ (АРМов) подразделений
вагонного хозяйства линейного уровня с автоматизированными системами дорожного
(АСОУП, ДИСПАРК, ДКПВ).

1.2.2.
В состав станционных АСУ
подсистемы вагонного хозяйства включены следующие АСУ (АРМы) линейных
предприятий вагонного хозяйства:

— АРМ операторов ПТО парков прибытия и отправления;

— АРМ оператора систем диагностики;

— АРМ начальника ПТО;

— АРМ операторов МПРВ;

— АРМ оператора (вагонного диспетчера) ВЧД;

— АРМ, находящиеся в служебных помещениях осмотрщиков
вагонов в парках прибытия и отправления.

Кто занимается автоматизацией для бизнеса

Любые типовые решения вроде CRM-системы или сервиса рассылок можно настроить самостоятельно. Но для этого нужно в них разбираться: читать инструкции, строить воронки, разрабатывать документацию и обучать сотрудников. Чаще всего предприниматели не хотят тратить на это свои ресурсы и приглашают подрядчиков.

Обычно автоматизацией занимаются интеграторы. Это группа экспертов, которая берёт на себя внедрение программ в бизнес и их отладку. Они моделируют процессы, подбирают, настраивают и дорабатывают программные решения под запросы компании.

Можно найти их заранее, и тогда подбирать решение для автоматизации будет сам подрядчик. Или сначала выбрать решение, а затем пригласить интеграторов.

По нашему опыту, обычно происходит так:

Предприниматель выбирает сервис для автоматизации. Допустим, CRM или -систему. Регистрируется на пробный период и смотрит, как всё устроено. Обычно в этот момент он понимает, что самостоятельно такую систему компания не настроит. Когда пробный период заканчивается, сервис предлагает внедрение — своими силами или силами внешнего интегратора. Обычно сервисы работают с несколькими компаниями-интеграторами и предлагают их услуги на выбор. Условия и стоимость у каждого интегратора различаются.
Команда внедрения приходит в компанию и просит в помощь сотрудника компании. Он вводит в курс дела и рассказывает, как построена работа, знакомит с бизнес-моделью и процессами.
Интеграторы описывают процессы, которые нужно автоматизировать, проводят анализ и составляют план внедрения. В нём описаны решения по функциональности выбранного сервиса, которые нужно внедрить в компании.
Интеграторы настраивают и отлаживают систему, чтобы всё работало как надо. Чем сложнее функциональность, тем больше времени занимает внедрение. Например, на внедрение простой облачной CRM уходит 1–2 месяца. Если нужны доработки — больше. Сложную систему документооборота могут внедрять и полгода.
Интеграторы обучают сотрудников — показывают, как работать в системе. Иногда выдают сертификаты и свидетельства.

Часто внедрение организуют онлайн: переговоры и обучение ведут по видеосвязи, а настройку системы — через удалённый доступ.

Классификация видов автоматизированных информационных систем предприятия

Рис. 3

Основные АИС являются определяющими при постановке управленческого учета на предприятии. Традиционно ими являются информационные системы по финансовому и налоговому учету и подсистемы управленческого учета, в том числе по учету производства и реализации, по планированию и бюджетированию.

Дополнительные АИС (специальные системы) — это совокупность программных продуктов, необходимых для обеспечения решения задач финансового и управленческого учета. Их разработка и внедрение для организации являются желательными, но не обязательными элементами единой информационной системы по управленческому учету. Перечень этих программных продуктов организация устанавливает самостоятельно исходя из реальных потребностей и финансовых возможностей бизнеса.

Вспомогательные АИС (процессинговые учетные системы) — это системы обработки и хранения данных для обеспечения возможности оперативного перенаправления потока информации в основные и дополнительные АИС без изменения его качества (например, система отпуска по картам (банковским, дисконтным), клиент-банк).

Таким образом, информация может поступать как напрямую из дополнительных и вспомогательных АИС в основные АИС, так и поэтапно из вспомогательных в дополнительные и далее уже в основные АИС.

На основе перечня модулей и классификационной схемы видов АИС (см. рис. 2, 3) авторами была разработана модель IT-архитектуры систем планирования, учета и отчетности в компании (рис. 4).

Обязательный этап

Почему не происходит массовое внедрение роботизации даже в компаниях, оперирующих однотипными и одноразмерными товарами? Одна из фундаментальных причин — отсутствие четкого построения бизнес-процессов.

«Во многих компаниях процессы неточно сформулированы, непонятны, поэтому между ними нельзя выстроить взаимосвязь, — поясняет Антон Рудашевский. — Плохо построенный процесс можно оцифровать, но он не будет работать. «Цифру» нельзя «подкрутить», «цифре» нельзя позвонить, с ней нельзя договориться, она работает по заданным правилам и нормам, и если что-то не стыкуется, автоматизация не получится. Я уверен, многие хотят переходить на более высокие уровни цифровизации, но не готовы к подобным внедрениям. Придется сначала заниматься процессами более низкого уровня. И если учетные системы есть у всех, то математическое моделирование и анализ движения объектов на складе применяет минимальное количество компаний».

Внедрение технологий, связанных с моделированием склада и процессов, тормозят отсутствие достаточного предложения и недоверие ритейлеров к сторонним разработчикам.

Система услуг построения модели склада в России довольно молодая. Хедлайнеры этого направления начинали с формирования внутри своей компании математических команд для решения конкретных локальных задач. Например, такова история компании «Деловые линии», которая сформировала департамент математиков и успешно решала свои задачи автоматизации. Через 3—4 года успешных решений компания стала выводить услуги на внешний рынок.

Проблема в том, что сами математики — производители решений — обычно люди некоммерческого склада, и из таких коллективов редко получаются предпринимательские команды, которые не только создают, но и упаковывают, и продвигают свое решение на рынок. Поэтому в России временной разрыв между успешным применением математического решения и выводом его на рынок в виде услуги составляет 3–4 года.

С короткими спринтами

Сегмент крупной заказной разработки на российском рынке постепенно сокращается. За годы крупных комплексных ИТ-внедрений у ритейлеров накопился немалый негативный опыт, ставший причиной снижения доверия к компаниям-разработчикам.

Нередко выяснялось, что компании не получили тех возможностей и опций, на которые рассчитывали, стоимость решения оказывалась более высокой, чем планировалось, а внедрение проходит так долго, что за это время успевал измениться сам бизнес.

Нарастает новый тренд — продуктовые разработки в короткие сроки. Компания-разработчик создает минимальный продукт — MVP (minimum viable product), с которым идет к клиенту. Клиент доводит этот продукт до ума силами либо собственных программистов, либо разработчиков продукта. В модели MVP используются гибкие методологии разработки, в том числе agile-подход, разработка части продукта силами выделенной команды (scrum-команда) с недельным сроком исполнения (спринтом) и приемкой работ. При таком подходе уменьшаются риски, имеется возможность сразу попробовать, как решение работает на практике, выявить ошибки и внести корректировки.

Таким образом, ИТ-услуги становятся более понятными и короткими в реализации: если раньше проекты внедрялись 8–14 месяцев, то сейчас 3, максимум 6 месяцев.

«Клиенты стали более требовательными к готовности продукта, — рассказывает Антон Рудашевский. — Разработчики должны предоставить качественную, короткую и приемлемую по деньгам услугу, которая будет объединена с бизнес-эффектом. Если раньше продукт разрабатывался по требованиям клиента, то сейчас — по потребностям: клиент формулирует проблемы и бизнес-потребности, а разработчики адаптируют эти потребности в ИТ-решения и несут ответственность не за выполненное ТЗ, а за конечный результат внедрения».